文件制度管理
在快速變化和不斷變革的今天,人們運用到制度的場合不斷增多,制度是要求大家共同遵守的辦事規(guī)程或行動準則。那么你真正懂得怎么制定制度嗎?下面是小編整理的文件制度管理,歡迎大家借鑒與參考,希望對大家有所幫助。
文件制度管理1
第一條文件的接收。收到文件后及時檢查、核對,在收文登記薄上分類詳細登記,并注明密級。
外出參加會議人員應將帶回的文件交機要室統(tǒng)一登記管理。
第二條文件的保管。機要文件必需存放在保險柜中,由專人保管。去省委領取或消退文件應有專車接送,嚴防丟失。
第三條文件的傳閱。機要文件由機要人員直接呈送。閱文者應及時閱示,并于當日退回機要室,不得橫傳,不得留存文件。
第四條文件的借閱。借閱機要文件應當履行登記手續(xù),閱文和傳達文件要嚴格按規(guī)定的范圍,不得擴大,不得將文件帶入無關場所,不得攜帶機要文件順便辦理私事,文件用后及時歸還。省軍級文件一律不外借。
第五條文件的復制。嚴格執(zhí)行上級部門復制國家秘密載體的管理規(guī)定。復制機要文件要履行審批手續(xù)。絕密級文件一律不得復制。其它文件復制必須經分管領導批準。復制的文件視同原件管理。
第六條文件的清退。省軍級、地市級文件每年按要求到上級發(fā)文單位進行清退,其它機要文件要認真填寫*中央、省委文件清退情況統(tǒng)計表,上報發(fā)文單位。
第七條文件的`立卷、歸檔。按照檔案法和相關規(guī)章制度及學校檔案工作的規(guī)定和要求,及時分類立卷、歸檔,并辦理相關手續(xù)。
第八條文件的銷毀。各單位(部門)需要銷毀的文件資料交機要室統(tǒng)一辦理銷毀手續(xù),禁止把文件、內部資料當廢品出售。由機要秘書填寫“文件銷毀單”,經學校辦公室負責人簽批后方可送到省保密部門指定的文件銷毀站處理,必須2人押送,實行監(jiān)銷。
第九條文件的檢查。借出的文件及時檢查、催還。每學期末對外借文件進行一次檢查催還工作,如發(fā)現有丟失文件情況,及時上報校保密委員會。
文件制度管理2
一、總則
第一條、為減少發(fā)文數量,提高辦文速度和發(fā)文質量,充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導作用,根據有關規(guī)定,結合企業(yè)實際情況,特制訂本制度。
第二條、文件管理內容主要包括:上級函、電、來文、同級函、電、來文、企業(yè)上報下發(fā)的各種文件、資料。
二、收文的管理
第三條、公文的簽收
1、凡接收公文均由秘書登記簽收后分別轉交相關部門,在簽收和拆封時,秘書均需注意檢查封口和郵戳。對開口和郵票撕毀函件應查明原因,對密件開口和國外信函郵票被撕應拒絕簽收。
2、對政府部門發(fā)來的文件,要進行信封、文件、文號、機要編號的“四對口”核定,如果其中一項不對口,應立即報告有關部門,并登記差錯文件的文號。
第四條、公文的閱批與分轉
1、凡正式文件均需由秘書根據文件內容和性質閱簽后分送承辦部門閱辦,重要文件應呈送總經理親自閱批后分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事,一般應在當天閱簽完,緊急文件要即閱即辦。
2、一般函、電單據等,由秘書直接分轉處理。如涉及幾個單位會辦的文件,應同主辦部門聯(lián)系后再分轉處理。
3、為加速文件運轉,秘書應在當天或第二天將文件送到總經理辦公室,如關系到兩個以上業(yè)務部門,應按批示次序依次傳閱,最遲不得超過兩天。
第五條、文件的傳閱與催辦
1、傳閱文件應嚴格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定,不得將有密級的文件帶回家、宿舍和公共場所,也不得將文件轉借給其他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內容。
2、閱讀文件應抓緊時間,當天閱讀完后應在下班前將文件交秘書處,閱批文件一般不得超過兩天,閱后簽名以示負責。如有總經理“批示”、“擬辦意見”,秘書應責成有關部門和人員按文件所提要求和總經理批示辦理有關事宜。
3、閱文時不得抄錄全文,不得任意取走文件夾內任何文件及附件,如確系工作需要,要辦理借閱手續(xù),以防止丟失泄密。
4、文件閱完后應送交秘書,切忌橫傳。
5、行政秘書對文件負有催辦檢查督促的責任,承辦部門接到文件、函電應立即指定專人辦理。不得將文件壓放或分散,如需備查,應按照有關保密規(guī)定,并征得秘書同意予以復印或摘抄,原件應及時周轉歸檔。
三、文件借閱和清退
第六條、各部門有關人員因工作需要借閱一般文件,需經本部門主管簽寫便條,對有密級的文件須秘書同意后方可借閱。
第七條、借閱文件應嚴格履行借閱登記手續(xù),就地閱看,按時歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄,不允許拆卷和在文件上勾畫等。
第八條、各部門應具體指定責任心強的主管負責文件收交、保管、保密、催辦檢查工作。
四、文件的立卷與歸檔
第九條、文件的歸檔范圍
凡下列文件統(tǒng)一由行政秘書歸檔:
1、企業(yè)領導發(fā)出的報告、指示、決定、決議、通報、紀要、重要通知、工作總結、領導發(fā)言和經營工作的各類計劃、統(tǒng)計、季度、年度報表等。
2、各種專業(yè)例會記錄。
3、企業(yè)召開重要會議所形成的報告、總結、決議、發(fā)言、簡報、會議記錄等。
4、有保存價值的客戶資料及處理結果。
5、企業(yè)日志和大事記。
第十條、立卷要求
1、文件的立卷應按照內容、名稱、作者、時間順序,分門別類地進行整理歸檔。
2、立卷時,要求把文件的`批復、正本、底稿、主件、附件收集齊全,保持文件、材料的完整性。
3、要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結合的原則。重要工作、重要會議形成的文件材料,要及時立卷歸檔。
五、文件的銷毀
第十一條、對于多余、重復、過時和無保存價值的文件,秘書應定期清理造冊并按行政有關規(guī)定,辦理申請銷毀手續(xù)。
六、附則
第十二條、本制度解釋權歸行政部。
第十三條、本制度自公布之日起執(zhí)行。
文件制度管理3
第一章總則
第一條為加強對公司各類文件、檔案的規(guī)范管理,確保檔案保管和使用安全,提高利用效率,更好的為公司經營管理服務,特制訂本制度。
第二條本制度所稱的檔案是指自公司成立,在建司、經營、管理工作和活動中形成的,具有備用、備查價值的各類資質證照,文書、公文、公函,合同、圖紙,影像、實物等不同形式的歷史記錄。
第三條本制度適用于公司各部門。
第二章基本原則及管理范圍
第四條檔案工作的基本原則:集中統(tǒng)一管理公司系統(tǒng)檔案,維護檔案的完整與安全,便于各項工作的利用。
第五條根據公司現階段管理特點制定本制度,管理范圍暫不包括人事檔案、會計檔案和資金類檔案,須由公司相應職能部門負責制定三類專項檔案的具體管理辦法,公司行政人事部具有監(jiān)督和指導的責任。
第三章管理機構及主要職責
第六條管理模式
公司行政人事部是公司系統(tǒng)檔案工作的主要管理部門,采取總經理直管模式,即公司檔案管理人員的工作內容、業(yè)務管理和考核等工作均由公司總經理直線管理。
第七條管理范圍。主要分為綜合類檔案和技術類檔案兩種。
一、綜合類檔案主要包括:行政文書、管理監(jiān)察、經營管理、營銷策劃、計劃管理、行政廣告和銷售合同、資產、聲像、實物等檔案;
二、技術類檔案主要包括:各工程項目的開發(fā)報建、招投標和預決算檔案,以及工程管理性材料、工程項目合同、施工中形成的技術文件材料和竣工技術文件等檔案。
第八條重要檔案基本管理要求
合同造價部、招投標采購部、總工室、工程部和營銷策劃部等專業(yè)性很強的部門必須設置專門的檔案室或檔案柜,并設專職人員保管,其它部門根據管理需要設兼職檔案管理員。
第九條檔案管理部門(行政人事部)主要職責
一、貫徹執(zhí)行《檔案法》等有關法律、法規(guī)和方針政策,制定公司文件材料歸檔和檔案保管、利用、鑒定、銷毀、移交等有關規(guī)章制度,確定公司系統(tǒng)全宗編號原則和檔案分類體系;
二、統(tǒng)籌規(guī)劃并負責公司檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用工作,加強檔案工作規(guī)范化、標準化建設;
三、監(jiān)督落實同步歸檔制度,指導各部門文件材料的收集、積累、整理和歸檔工作;
四、維護檔案的完整和安全,做好安全防范、修復和保護工作;
五、推行公司系統(tǒng)檔案管理系統(tǒng)信息化建設。
第四章檔案的歸檔、立卷和移交
第十條檔案歸檔范圍及歸檔時間
一、對于公司規(guī)定的應當立卷歸檔的材料,必須按照規(guī)定,向公司行政人事部移交,集中管理,任何個人不得據為己有、拒絕移交;
二、必須嚴格按照歸檔時間進行歸檔。如無正當理由延遲歸檔者,將對相關人員進行失職問責。
第十一條歸檔要求
一、歸檔專業(yè)技術要求
(一)歸檔的文件原則上一律為原件,凡有原件的文件,不能以復印件歸檔。傳真紙不能直接歸檔,要盡量追加原件,必要時存復印件并加蓋紅章注明原件存放處;
(二)歸檔的文件材料應對照歸檔范圍完整、準確、系統(tǒng)收集,工程技術類檔案應符合國家有關規(guī)定。歸檔的文件材料種數、份數及每份文件的頁數均應齊全完整;
(三)文件書寫和載體材料應能耐久保存,文件材料整理符合規(guī)范。歸檔的電子文件,應有相應的.紙質文件材料一并歸檔保存;
(四)聲像類、實物類檔案要清晰完整,符合有關規(guī)范和標準,并按歸檔要求提供拍攝內容、時間、背景、作者等信息。
二、相關工作要求
(一)如因工作需要不能及時歸檔的,應主動向公司行政人事部備案,并安排專人妥善保存,待使用完畢后立即歸檔;
(二)原則上,檔案取得后未存檔之前,部門人員不得先行使用,否則,如因此項原因導致的檔案遺失、損壞等,一律對當事人和部門負責人失職問責嚴肅處理;
(三)新成立公司,在取得營業(yè)執(zhí)照、組織機構代碼證、稅務登記證、公司章程和印章印模后3個工作日內,必須將上述內容的原件存公司行政人事部。
第十二條檔案立卷
一、立卷原則
綜合檔案按性質、類別、年限、重要程度和文件材料的自然形成規(guī)律,當年立前一年的卷,并預立當年的卷。技術檔案立竣工工程卷,在建工程資料要整理成冊;
二、立卷時間:綜合檔案立卷時間為每年年末或次年年初。技術檔案在該項目開發(fā)報建工作完成后立即開始立卷,該工程項目完工后45天內完成組卷工作;
三、各部門專兼職資料管理員應注重日常收集和整理,按照歸檔范圍督促部門人員及時歸檔,并做好檔案預立卷工作。
第十三條檔案移交
一、檔案對外移交要求:按照政府規(guī)定辦理檔案對外移交時,須上報公司總經理審批。凡政府部門批復的文件及附圖,在政府有關部門需回收時,公司行政人事部須留存復印件備查。
二、公司內部移交要求:
(一)行政人事部接收檔案時,應根據移交目錄,與移交人共同逐頁清點,雙方在每一頁都要簽名確認。對重要、機密類的案卷,更需要仔細核對,經查驗無誤方可辦理簽收手續(xù)。(檔案移交登記表格式見附表一)
(二)全部移交手續(xù)辦理完畢后,移交部門和行政人事部經理均簽署“同意”意見,并加蓋部門印章,檔案移交工作視為完成,移交中的所有記錄均須存檔。
三、對調出、離職等人員,在辦理調離手續(xù)前,必須清還檔案。沒有行政人事部經理簽字,不得辦理調離手續(xù)。
四、電子檔案管理(略)
第五章檔案的利用
第十四條檔案借閱基本程序
僅在檔案室查閱一般數據和信息,辦理普通登記手續(xù)即可,查閱重要密級資料,須按借閱管理權限呈公司總經理簽字同意,且必須在檔案室當場查閱后歸還,不得私自帶出復印。(檔案查詢審批表見附表二)
第十五條檔案借閱事項規(guī)定
一、借閱檔案必須按時歸還,并及時辦理清戶手續(xù)。逾期無法歸還應提前辦理延期使用手續(xù);(檔案借閱審批表見附表三)
二、借閱檔案最長應在7個工作日內歸還,一次性借閱時間超過10天以上,須上報公司總經理審批;
三、借閱者必須保證原樣歸還所借的檔案資料,而且完整無損,不得拆散、抽換、圈點、劃線、涂改或作其它任何標記;
四、嚴格遵守保密制度,妥善保管所借檔案,做到不丟失不泄密;
五、涉及根據公司領導指示開展具有查處辦案性質的工作,檔案、資料借閱須上報公司總經理審批各檔案室即可辦理;
六、新入職和未轉正的員工,原則上不允許借閱檔案原件。如因工作需要,須報公司總經理簽字同意;
七、節(jié)假日前和工作發(fā)生變動時,必須及時歸還檔案;
八、借閱的檔案,一旦發(fā)生損壞、丟失或失密,應立即向公司行政人事部報備,按公司規(guī)定失職問責處理;
九、密級檔案材料和已立卷的文件,原則上不借出,如確因工作需要,須經公司總經理同意方可借出;
十、外單位借閱檔案,應持蓋有該單位公章的介紹信,寫明借閱內容,經公司總經理批準,由相關部門人員帶領方可借閱;
十一、實物檔案一般不外借,聲像檔案只能以復制件提供利用。
第十六條檔案資料借閱規(guī)定
一、公司絕密類的檔案一律不得復制;
二、復印完畢須注明用途,根據情況加蓋“再復印無效”印章。
第十七條檔案密級確定與管理
公司檔案密級分為絕密、機密和秘密三類。(密級事項劃分表見附表四)。密級檔案保管要求如下:
一、未經具備相應管理權限的領導批準,不得復制和摘抄;
二、查閱機密檔案資料,只能在閱覽室內查閱;
三、屬于公司秘密的文件、資料和其它物品的制作、收發(fā)、傳遞、使用、復制、摘抄、保存和銷毀,必須由專人負責執(zhí)行,采用電腦技術存取、處理、傳遞的公司秘密由各部門負責保密;
四、須在設備完好的保險裝置中保存密級檔案,且檔案室內門、柜應做到隨開隨鎖;
五、檔案室的檔案材料要定期清查,做到帳物相符。發(fā)現失密、竊密情況,應及時報告公司總經理,查明情況嚴肅處理;
六、不準在私人交往、通信、網絡中泄露公司秘密,不準在公共場所談論公司秘密,不準通過其他方式傳遞公司秘密;
七、檔案屬下列情況之一者,不與開放利用:
(一)涉及公司商業(yè)機密;
(二)涉及公司專利或技術秘密;
(三)涉及公司員工個人隱私;
(四)檔案形成部門規(guī)定限制使用。
第十八條檔案統(tǒng)計
公司行政人事部應在每年年終對檔案的收進、移出、整理、鑒定、保管數量和狀況、檔案的利用等情況進行統(tǒng)計。統(tǒng)計工作必須做到實事求是,如實反映情況,務必確保提供的數據準確,符合客觀實際,不得虛報、瞞報、漏報和偽造。(檔案材料歸檔數量統(tǒng)計表格式見附表五)
第六章檔案的保管和鑒定
第十九條檔案室設置及管理規(guī)定
一、公司應設置獨立的檔案室,并保證檔案室安全。檔案室由專人管理,無關人員一律不許進入檔案室。檔案管理員離開檔案室要隨時關好門窗,確保檔案安全;
二、檔案室應按照“十防”進行管理,即防光、防水、防火、防塵、防蟲、防有害氣體、防高溫、防潮、防霉、防盜,盡可能全面妥善保管好各類檔案,并定期檢查、通風;
三、檔案室內嚴禁存放與檔案無關的物品,嚴禁吸煙,嚴防火災;
四、定期對檔案室進行檢查,每半年進行一次全面盤查,對檔案室設施、案卷數量和案卷排列、損壞情況等做好記錄,發(fā)現問題及時采取措施。
第二十條檔案鑒定與銷毀流程
檔案一經立卷、歸檔,未經鑒定,未報公司領導批準,任何人不得擅自銷毀。檔案鑒定工作由公司行政人事部經理組織,行政人事部與相關部門負責人組成鑒定小組。
一、檔案鑒定要求
(一)經鑒定小組鑒定后仍無法確定其保存價值時,應繼續(xù)保存至次年再進行鑒定;
(二)技術檔案鑒定時,需附工程技術部門的專業(yè)意見;
(三)鑒定小組不能單純地從保管期限、年代或名稱判別其價值,要從公司利用的角度綜合衡量后提出存、毀意見。
二、檔案銷毀規(guī)定
(一)經批準銷毀的檔案,由公司行政人事部負責妥善安排,不得作其它用途或當作廢紙出售;
(二)銷毀檔案須有至少兩名監(jiān)銷人。監(jiān)銷人應認真復核所銷毀檔案。銷毀完畢須在銷毀清冊上注明“已銷毀”字樣和銷毀日期,監(jiān)銷人分別在銷毀清冊上簽字;
(三)檔案室應及時做好檔案整理、檢索工具調整等工作。檔案鑒定過程中形成的鑒定工作申請、報告、銷毀清冊等材料應立卷歸檔、長久保存。
第二十一條檔案保管期限
檔案按其價值確定保管期限為永久、長期和短期等,公司各類檔案具體保管期限見相關文件管理規(guī)定。
第七章獎懲規(guī)定
第二十二條公司行政人事部每半年一次對公司和各部門的檔案管理工作進行全面檢查,對于在檔案管理過程中做出成績和貢獻,或者進步非常突出的部門或個人,整理相關材料上報公司總經理,給予相應表彰和獎勵。
第二十三條罰則
一、工作不負責任,未認真貫徹執(zhí)行公司及檔案管理工作要求,導致檔案管理工作混亂,根據實地檢查情況,對于檔案管理人員給予相應行政和經濟處分。
(一)檔案保管期限內,檔案嚴重缺失,或因管理、使用不當,造成檔案材料損壞、遺失等;
(二)未根據公司統(tǒng)一制度規(guī)定制定檔案管理細則,導致工作流程不清晰,關鍵環(huán)節(jié)工作失控等;
(三)未按規(guī)定嚴格執(zhí)行歸檔、借閱、移交、銷毀等各項工作流程規(guī)定,未經批準,檔案管理人員擅自外借檔案材料等;
(四)未按照公司統(tǒng)一全宗編號規(guī)定編排目錄,立卷歸檔不及時,且目錄與內容嚴重不符等;
(五)未組織專兼職檔案資料管理人員培訓學習,導致公司整體管理水平偏低,各項檢查嚴重不達標等;
(六)專兼職管理員態(tài)度不端正,工作責任心不強,未按要求管理本部門的檔案資料,經檢查管理混亂等。
二、因管理或使用不當,違反公司檔案保密規(guī)定,造成檔案(保密)信息外泄;或者未經允許,私自將檔案材料抄錄、復制與轉借他人等情況,公司將根據情節(jié)嚴重性給予相應處分。
第八章附則
第二十四條本制度自印發(fā)之日起執(zhí)行。
附表:一、《檔案移交登記表》
二、《檔案查詢審批表》
三、《檔案借閱審批表》
四、《公司密級事項劃分表》
文件制度管理4
為規(guī)范學校文件簽發(fā)程序,提高工作效率,根據上級有關規(guī)定,結合本校實際,特制xx學校文件簽發(fā)制度。
一、以學;驅W校黨總支名義向上級報送的重要報告、請示以及下發(fā)的涉及全局工作的指導性文件、決定、規(guī)定,經有關處室(學部)根據校務會議或黨總支會討論決定的結論擬稿,處室(學部)領導審核,由校長或書記簽發(fā)。
二、以學校名義向上級報送的有關單項性問題的報告和請示,下發(fā)的有關單項性工作的指示、規(guī)定、通知,經有關處室、學部擬稿,處室、學部主管領導核稿,由分管領導簽發(fā)。政策性較強的應經校長審閱。
三、以辦公室名義上報、下發(fā)的文件、材料等,由辦公室主任簽發(fā)。會議通知一般由分管領導審閱同意后以辦公室名義下發(fā)。
四、文件簽發(fā)前,一般先由辦公室主要負責人核實、校正文字。
文件處理辦法
為規(guī)范學校辦文制度,明確職責分工,提高工作效率,現對學校文件處理辦法作如下規(guī)定:
一、收文處理
收來文件由文書統(tǒng)一簽收、啟封、登記,并分類處理。
1、傳閱文件。供了解、參考的文件,一般作傳閱處理。屬機密的傳閱范圍為規(guī)定范圍,普通文件傳閱范圍為處室、學部負責人以上干部,由辦公室負責送閱;其他干部自行到文書處閱讀。處室、學部負責人以上干部閱文后應在文件處理單閱文簽名欄簽名。
為加快文件傳閱速度,送閱文件一般應在當天閱讀完畢。傳閱文件送閱完畢,由文書統(tǒng)一歸檔。
2、承辦文件。來文要求承辦、答復的作承辦文件處理。
(l)涉及重大事項或幾個處室、學部協(xié)作承辦的文件,由辦公室送校主要領導閱示后,按領導批示處理;屬處室、學部職能范圍的直接交處室、學部閱辦。
(2)要求辦理時限在二日以內的,作承辦急件處理。如遇主要領導外出的,由辦公室直接交處室、學部負責人閱辦。
(3)處室、學部辦文完畢,需在文件處理單上填寫辦理結果,并交辦公室轉作傳閱文件。
借閱收來文件,需填寫借閱單,并按時歸還辦公室。
二、內部文件處理
黨總支會議、校務會議、校長辦公會議、行政會議、教職工代表大會和有關專項會議的`記錄及全校各種工作計劃、總結、月工作行事歷等,均為內部文件處理,記錄文件在年終統(tǒng)一交辦室歸檔。
各處室、學部的學期(學年)工作計劃在每學期(學年)開學前交辦公室,處室、學部的學期(學年)工作小結(總結)應在學期(學年)結束前10天內交辦公室匯總,由辦公室綜合整理后,作為學校學期(學年)工作計劃、總結、行事歷的附件歸檔。各處室(學部)的有關文件材料(一式三份)應抄報辦公室。
三、外發(fā)文件處理
外發(fā)文件為本校上報、下發(fā)的請示、報告、批復、通知、公函、通報及信息簡報等。有關外發(fā)文件的審批程序按本校發(fā)文制度執(zhí)行。外發(fā)文件需發(fā)送本校有關處室、學部及領導的,由擬文處室或學部在擬文稿上注明,由辦公室統(tǒng)一分發(fā)。各處室、學部外發(fā)文件由辦公室統(tǒng)一編號,并由辦公室視輕重緩急統(tǒng)一交總校文印室打印,各處室、學部負責文件的校對,辦公室負責除機密件外文件的封口、外發(fā)。文件外發(fā)前,辦公室應再作一次校閱,若有誤差,及時收回更正。
文件制度管理5
某公司文件、檔案管理制度
第一章 文件管理制度
第一條 本條規(guī)定所指文件是總公司及公司各部門與外界來往的文書及公司內部各部門來往文書,從行文、收發(fā)、歸檔全部過程的辦理與控制。
第二條 公司與外部來往的文書的行文、收發(fā)、歸檔由綜合管理部統(tǒng)一辦理,綜合管理部指定人員負責往來文書的打印、復制、收發(fā)、登記、分類、校對、監(jiān)印、歸檔管理。
第三條 各部門指定專人負責公司內部文件的收發(fā)、登記、歸檔,建立文件的收發(fā)登記簿。
第四條 公司常用公文種類為:請示、批復、報告、通知、通告、決定、函、會議紀要等,要求按公文規(guī)定格式行文。
第五條 以公司名義向上級機關呈報的請示、報告及公司關于人、財務方面的重要決定,發(fā)文字號為:×××公司發(fā)[××年號]第×號。
第六條 公司內部行文及對外發(fā)文,必須使用行文卡,擬稿人、打印校對人、核稿人、簽發(fā)人均須簽字方可行文。
第七條 發(fā)文卡、文件底稿、正文由文件管理員留存登記后,方可蓋章行文。
第八條 打印、復印資料憑部門負責人簽字的打印、復印申請單,任何人不得打印、復印私人材料。打印資料要由打字員先行校對、撰稿人再校。
第九條 制發(fā)文件涉及到多部門時,由主辦部門與有關部門協(xié)商會簽。
第十條 綜合管理部對傳閱的文件要及時收回處理。
第十一條 公司重要文件資料及各部門接收的.重要外來文件要及時叫中和管理部歸檔。
第二章 檔案管理制度
第十二條 公司的檔案工作基本原則是:集中管理與分散管理相結合,以集中管理為主。即公司檔案由綜合管理部集中統(tǒng)一管理,有關部門分類管理相關檔案,以便及時利用、維護檔案的完整與安全。公司各部門在各項活動中形成具有參考價值的文件、材料,由承辦部門、主辦人將其已辦完的文件、資料及時歸檔。
第十三條 公司綜合管理部設專門檔案工作,負責管理公司的全部文書、科技材料等檔案,進行收集、整理、立卷、鑒定、保管。
第十四條 歸檔資料包括:
1、公司與有關單位的來往信件,各種協(xié)議、合同;
2、公司會議記錄、紀要、決定;
3、公司制訂的計劃、統(tǒng)計、預算、決算、工作總結;
4、會議形成的領導講話、文件;
5、公司對外交流的文件、協(xié)議、報告等;
6、公司各部門的發(fā)文;
7、其它具有保存價值的文件、材料。
8、外單位發(fā)給各部門的抄送信件;
9、公司營業(yè)執(zhí)照、稅務登記證等重要文件;
10、要的科技文件、技術資料、方案。
第十五條 檔案的借閱
1、借閱檔案要履行借閱手續(xù)。借閱檔案只限在檔案室,不能帶出,必須帶出檔案室查閱的,需經部門負責人及綜合管理部負責人批準。
2、借檔人不得私自轉借、拆卸、調換、污損,所借檔案,不得在文件上圈點、畫線、涂改、不經允許不得復印檔案。
3、文件復制需經綜合管理部負責人批準。
文件制度管理6
1、安全管理各項臺賬要有專門的存放地點,并由專門人員進行管理。
2、要對文件的內容、份數、標題等逐一核對,如發(fā)現不符應及時向上級報告。
3、應及時送交領導,不要擠壓。
4、應及時登記編號、分類整理并存檔,做好詳細記錄。
5、保存時,要保持文件的.完整性。
6、需上報的文件必須經過負責人及法人的審核、簽字批準后方可上報,文件上必須詳細寫明文件標題、主送單位、經辦人等。
7、存檔人員應及時分類整理、存檔,并統(tǒng)計編號、編制目錄等,以方便查閱。
8、存檔時,要求把文件的批復、正本、底稿、主件、附件收集齊全,保持文件、材料的完整性。
9、傳閱文件應嚴格遵守傳閱范圍和詳細規(guī)定,不得將有密級文件帶回家里閱讀或隨身攜帶到公共場所。
10、借閱時要明確責任人借閱時間和歸還時間。借閱人必須做好保密工作,不得翻印和復印,不能轉借他人。
11、對于不具備存檔和存查價值的文件應填寫《文件銷毀清單》,經安全科長批準后,可以銷毀。
文件制度管理7
一、涉密文件的擬制、印刷、傳遞、承辦、借閱、保管、歸檔、移交和銷毀,必須嚴格履行審批、清點、登記、簽收等手續(xù)。
二、涉密文件由單位保密員統(tǒng)一管理,閱辦涉密文件必須在辦公室或者安全保密的場所進行,對密級文件必須實行專人保管,專冊登記,專柜存放,個人不得私自保存涉密文件資料。
三、發(fā)出、收到和內部運轉的涉密電報、文件、資料,必須登記、編號,在交接時,必須履行簽字手續(xù)。外出開會發(fā)的秘密文件,要妥善保管,回單位后及時交給保密員處理;
四、傳閱涉密文件、資料,由保密員直接傳遞,不得任意橫傳。因工作需要長時間使用的,要向保密員辦理手續(xù)。
五、涉密文件、資料,不經上級同意,不得自行擴大閱讀范圍,不得自行復印、翻印或轉載,不得向規(guī)定范圍以外的人員泄露。
六、凡因工作需要復印、印制涉密文件資料,應按規(guī)定辦理相關手續(xù)。復印后的.涉密文件資料按涉密文件管理。
七、確因工作需要攜帶涉密文件資料外出的,需經主管領導批準并采取相應的保密措施。不準在公共場所停留、游覽、購物、探親訪友等,返回單位后要及時交保密員保管,確保國家秘密安全。
八、干部調動工作時,應將自己使用的文件、資料進行清理,全部移交。
九、涉密文件資料的清退和銷毀。閱辦的涉密文件應當及時清退,需要銷毀的涉密文件資料,經主管領導批準后,登記造冊,交由區(qū)保密局統(tǒng)一集中銷毀,個人均不可自行、隨意銷毀。嚴禁將各類涉密載體或者內部資料、刊物當廢品出售。對違反保密規(guī)定,使涉密文件資料發(fā)生失泄密的,依照國家法律和有關規(guī)定嚴肅處理,追究責任。
十、涉密文件資料須定期收回上交,發(fā)現丟失,及時匯報并立即追查處理。
附:十條保密守則
1.不該說的秘密,絕對不說;
2.不該問的秘密,絕對不問;
3.不該看的秘密,絕對不看;
4.不該記錄的秘密,絕對不記錄;
5.不在非保密本上記錄秘密;
6.不在私人通信中涉及秘密;
7.不在公共場所和家屬、子女、親友面前談論秘密;
8.不在不利于保密的地方存放密件、資料;
9.不在普通電話、明碼電報、普通郵局傳達秘密事項;
10.不攜帶秘密材料游覽、參觀、探親、訪友和出入公共場所。
文件制度管理8
1、目的:促進公司提高管理水平,規(guī)范公司程序文件書寫的格式及編號方法,各項制度及文件管理工作規(guī)范、科學,確保文件結構與樣式的統(tǒng)一等制定本規(guī)定。
4、管理職責:企業(yè)負責人負責質量管理體系文件的批準、頒布;質量負責人負責審核;各部門負責人與質管部共同起草其部門的質量體系文件,并執(zhí)行、協(xié)助、配合質量管理部開展工作。質量管理部負責按政策要求起草質量管理制度以及解釋、培訓、指導、檢查等;所有文件由人事行政部負責分發(fā)、保管、撤銷、替換、銷毀,各程序文件與質量文件的系統(tǒng)摘要編寫人均須按本規(guī)定制訂文件;
6、質量管理體系文件劃分:質量管理制度、部門及崗位職責、操作規(guī)程、檔案、報告、記錄、憑證。
6.1.1、管理制度文件:是指企業(yè)為規(guī)范內部管理活動,對各項管理工作提出具體要求并以特定形式發(fā)布作為共同遵守的準則和依據;
6.1.2、部門及崗位職責文件:是指企業(yè)為規(guī)范經營行為,明確各部門及崗位職責,以特定形式發(fā)布作為共同遵守的準則和依據;
6.1.3、操作規(guī)程文件:是指企業(yè)為規(guī)范過程管理,明確規(guī)定其操作程序和要求,以特定形式發(fā)布作為共同遵守的準則和依據;
6.1.4、檔案:企業(yè)經營過程中形成的,作為歷史記錄保存起來以備查考的文件;
6.1.5、報告:是企業(yè)匯報工作、反映情況、提出意見或者建議時使用的文件;
6.1.6、記錄:是闡明所取得的結果或提供所完成活動的證據的文件;
6.1.7、憑證:是指能夠用來證明經濟業(yè)務事項發(fā)生、明確經濟責任并據以登記賬簿、具有法律效力的書面證明;
6.1.8、技術標準:是對產品質量、規(guī)格、驗收方法等所做的技術規(guī)定,這里主要指藥品標準或其他相應的`技術標準;
6.2、文件編號:由公司代碼、文件種類代碼、文件順序號、文件版本號:文件順序號按匯編順序號編排,文件順序號、流水號分別由兩位阿拉伯數字組成。
用兩位阿拉伯數字表示,新制訂的文件修訂號為“00”,以“01”表示對文件的第一次修訂,以“02”表示第二次修訂,依次類推。
6.2.6、記錄表格的編碼形式:由公司代碼+由文件種類代碼+文件順序號+兩位數流水號組成+版本號。如:XX-SOR-11-01-00表示的是00版本11號操作產生的第一個表格;
6.3、質量管理文件的編制和審批程序
6.3.1、質量管理制度、操作規(guī)程、崗位職責由質量管理部負責和操作部門共同起草和修訂,各部門文件由各職能部門負責人起草和修訂,所定的各項制度和文件報質量負責人審核,經企業(yè)負責人批準后執(zhí)行;
6.3.1.1、為提高工作效率,減少簽字,公司決定在每個質量管理制度、操作規(guī)程、崗位職責上的文件起草人(姓名)、起草日期、審核人(姓名)、審核日期、批準人(姓名)、批準日期在文件流轉中直接錄入,文件打印出來后,相應人員同時在紙質《文件審批流轉記錄》上手工簽署姓名及日期;
6.3.1.3、為方便查閱,崗位/制度/操作規(guī)程制定文件目錄索引,含文件編號、目錄內容、頁數、頁碼、實施日期、文件狀態(tài)。
6.3.2.1、內容應符合《藥品管理法》、《藥品流通監(jiān)督管理辦法》、新《藥品經營質量管 理規(guī)范》及其實施細則等法律、法規(guī);
6.3.2.2、文字應準確、清晰、易懂,條理性強、層次分明、結構緊密、用語規(guī)范、內容真實、完整(不空格、不漏項),不能隨意涂抹,不得用鉛筆填寫,沒有發(fā)生的項目記“無”或畫“/”,各相關負責人簽名處不允許空白,要簽全名;如果發(fā)生錯誤需更改,應用“─”劃去原內容,寫上更改后的內容,需在更改處由更改人簽名(章),簽名要全名;日期填寫要清晰,年月日用8位數標明,如:170401;
6.3.2.3、文件應標明題目、種類、以及文件編號和版本號;
6.3.2.4、質量管理制度應結合公司的實際情況,可操作性強;
6.3.3、制度編號后由打字員打印,打印出的文件清樣交給擬稿人核稿;
6.3.4、制度打印后,由人事行政部登記、下發(fā)、簽收;
6.3.5質量管理部每季度對質量管理體系執(zhí)行情況進行檢查考核,做好《質量管理體系評審記錄》;
6.4.1、質量管理體系文件在執(zhí)行過程中如需調整,或因與國家法律、法規(guī)、政策文件相沖突需修訂時,由機構負責擬稿,質量負責人核稿,經企業(yè)負責人批準后由人事行政部發(fā)執(zhí)行,原制度同時廢除,修訂原因及變更日期應詳細記錄在《文件修改審批表》中;
6.4.3、作廢文件由人事行政部進行“作廢”標識,防止誤用,并由人事行政部收回管理;
6.5.1、公司制定的制度,由于經營管理不斷更新或與國家相關法律、法規(guī)政策相違背,已不適應或過時,須進行撤銷;
6.5.2、制度的撤銷是由人事行政部在分發(fā)新文件是回收舊文件,或每年對發(fā)文進行一次清理,對不適當或過時文件填寫《文件銷毀登記表》,經質量管理部、質量負責人同意后進行銷毀;
6.6、文件的起草、修訂、審核、批準、分發(fā)、保管、以及修改、撤銷、替換、銷毀等應當按照文件管理操作規(guī)程進行,并保存相關記錄;
6.8、每季度審核、修訂文件、使用的文件應當為現行有效的文本,已廢紙或者失效的文件除留檔備查外,不得在工作現場出現;
6.9、非本部門執(zhí)行文件,需要供讀時需向人事行政部登記《文件借閱登記表》,填寫文件編號、文件名、借出日期、借用途、歸還時間。
6.10、各崗位獲得與工作內容相對應的必要文件,并嚴格按照規(guī)定開展工作。
文件制度管理9
第一條 為減少發(fā)文數量,提高辦文速度和發(fā)文質量,充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導作用,根據集團公司有關規(guī)定,結合我集團的實際情況,特制訂本制度。
第二條 根據文件信息依賴存儲介質的不同可將文件分為電子版文件和紙質版文件。按性質種類區(qū)分:行政類〈有關規(guī)章制度、事項決策、通知、會議紀要等〉,業(yè)務類〈有關業(yè)務合同、客戶函件等經營事項〉,人事類〈有關人員招聘、安排、獎懲等〉,技術類〈有關技術標準、工程技術文件等〉,其它類〈不宜歸入上述各類的〉。具體內容主要包括上級函、電、來文,同級函、電、來文,本單位上報下發(fā)的各種文件資料、合同、CAD圖、效果圖、預結算文件、財務帳套、資產配套的說明書、保修卡等。
第三條 公文的簽收
1.公司所有文件(除領導或各部門訂閱的辦公文件外)均由辦公室文秘登記簽收、拆封。在簽收和拆封時,辦公室文秘需注意檢查封口,對開口和郵票撕毀函件應查明原因。
2.對上級部門發(fā)來的文件,要進行文件、文號、編號的核定,如果其中一項不對口,應立即報告上級部門,并登記差錯文件的文號。
第四條 公文的編號保管
辦公室文秘拆封和簽收后應及時附上"文件處理傳閱單",作分類登記編號、保管。 2.本公司外出人員開會帶回的文件及資料應及時送交辦公室文秘進行登記編號保管,不得個人保存,如員工工作需要借閱的可復印或借用。 第五條 公文的閱批與分轉
1.凡正式文件均需由辦公室主任(或副主任)根據文件內容和性質閱簽后,由辦公室文秘分送承辦部門經理和承辦部門閱辦,重要文件或急件應立刻呈送總經理(或分管副總經理)閱批后分送相關部門閱辦。為避免文件積壓誤事,一般應在當天閱簽完。
2.一般性質的函、電、單據等,可由辦公室直接分轉處理。如涉及多個公司或部門會辦的文件,由辦公室負責與各公司、各部門聯(lián)系后再分轉處理。
3.為加速文件運轉,辦公室文秘應在接到文件的當天或第二天將文件送到承辦部門經理和承辦部門,如關系到兩個以上部門,應按批示次序依次傳閱,最遲不得超過兩天(特殊情況例外)。
第六條 文件的傳閱與催辦
1.傳閱文件應嚴格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定,不得將有密級的文件帶回家、員工宿舍和公共場所,也不得將文件轉借其他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內容。
2.閱讀文件應抓緊時間,當天閱完后應在下班前將文件交辦公室文秘,閱批文件一般不得超過兩天,閱后應簽名以示負責。如有領導"批示"、"擬辦意見"辦公室應責成有關部門和人員按文件所提要求和領導批示辦理有關事宜。
3.閱文時不得抄錄全文,不得任意取走文件夾內任何文件及附件,如確系工作需要,要辦理借閱手續(xù),以防止丟失泄密。
4.文件閱完后,應交辦公室文秘,切忌橫傳。
5.辦公室對文件負有催辦、檢查、督促的責任,承辦部門接到文件、函電應立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散,如需備查,應按照有關保密規(guī)定,并征得辦公室同意后,予以復印或摘抄,原件應及時歸檔。
6.按照閱文范圍,一般由有關部門定期組織學習有關文件,或由辦公室通知到單位閱文。
第七條 發(fā)文的規(guī)定
1.單位上報下發(fā)正式文件的權力分別集中在集團辦公室、集團人事、各分公司辦公室,其他部門一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。如若確屬工作合作關系、可發(fā)送工作聯(lián)系單。 2.部門需要向上反映匯報重要工作或向下安排布置重要工作要求發(fā)文時應分別向集團辦公室、各分公司辦公室提出發(fā)文申請,并將文件底稿分別交辦公室審核。辦公室同意發(fā)文,方可擬定發(fā)文。
3.對單位影響較大,涉及多個以上領導分管范圍的文件,須經領導班子研究決定后批準簽發(fā)。其余文件均由主要領導批準簽發(fā)。
第八條 發(fā)文的范圍:
1.凡是以集團辦公室、集團人事部、各分公司辦公室名義發(fā)出的文件、通告、決定、決議、請示、報告、編寫的會議紀要,均屬發(fā)文范圍。
2.集團或各分公司辦公室下發(fā)文件主要用于:
(1)公布單位規(guī)章制度;
(2)轉發(fā)上級文件或根據上級文件精神制訂的文件;
(3)公布單位組織機構變動或人事任免事項;
(4)公布單位重大生產、技術、管理、行政、生活福利等工作的決定;
(5)發(fā)布有關獎懲決定和通報;
(6)對上級機關呈報、請示報告、處理決定;
(7)其他有關重大事項;
3.集團各單位日常生產、技術、管理工作中,有關圖紙、技術文件、效果圖修改、審批工作、安排部署、傳達上級指示等事項,應按有關制度辦理,經分管領導批準后,由各部門書面或口頭自行通知執(zhí)行,一般不用發(fā)文。
第九條 發(fā)文程序規(guī)定:
1.各部門需要發(fā)文,應事先向集團或各分公司辦公室提出發(fā)文申請;
2.集團或各分公司辦公室同意發(fā)文后,主辦部門應以不違反國家法令,上級指示或工作實際需要草擬文件初稿;
3.草擬文稿必須從本單位角度出發(fā),做到情況確實、觀點鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡煉、標點符號正確、書寫工整。
4.文稿擬好后,擬搞人應填發(fā)文申請單,詳細寫明文件標題、發(fā)送范圍、印刷份數、擬稿單位與擬稿人。
5.辦公室應根據公司領導指示和有關制度規(guī)定,對文稿進行審查和修改。對涂改不清、文字錯漏嚴重、內容不妥、格式不符的文稿應退回擬稿單位重新擬稿;
6.經辦公室審查修改后的文稿,送分管領導核稿(對文稿內容負責);
7.對審核時修改較多,有礙打印和存檔的文稿,應由擬搞部門重新整理寫清楚;
8.需經會簽的文稿,應在交付打印前送會簽部門會簽;
9.文稿審核會簽后,按批準權限的規(guī)定分別呈送相關領導審定批準簽發(fā);
10.經領導批準簽發(fā)后的文稿交辦公室文秘統(tǒng)一編號送辦公室打;
11.文件打印初稿,應由擬稿人校對,并簽名;
12.文件打字后,由辦公室派專人按數印刷,再由辦公室文秘分發(fā)并檢查發(fā)文的落實情況,向辦公室主任匯報文件抵達情況。
第十條 各部門有關工作人員因工作需要借閱一般文件,需經本部門負責人簽寫,辦公室主任簽字,并填寫文件借閱單,對有密級的文件須分管領導或辦公室主任同意后方可借閱。
第十一條 借閱文件應嚴格履行借閱登記手續(xù),就地閱看,按時歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄,不允許拆卷和在文件上勾劃等。
第十二條 辦公室主任對承辦的公文應抓緊催辦,應定期對事情已經辦妥的本單位文件和上級要求限期清退的文件,進行收繳清退工作。(一般為月底一小清,季末一中清、年終一總清)。如發(fā)現文件丟失,必須及時查明原因和責任者,并如實向領導報告。
第十三條 文件的歸檔范圍:
1.凡下列文件統(tǒng)一分別由各公司辦公室文秘負責歸檔:
(1)政府部門來文,包括上級對單位報告、申請的批復;
(2)集團或各分公司辦公室發(fā)出的報告、指示、決定、決議、通報、紀要、重要通知、領導發(fā)言和生產工作的各類計劃統(tǒng)計、季度、年度報表等;
(3)公司及部門各種會議記錄;
(4)公司組織召開的代表大會所形成的報告、總結、決議、發(fā)言、簡報等;
(5)有保存價值的來信來訪記錄及處理結果;
(6)參加上級召開的各種會議帶回的文件、資料及本單位在會上匯報材料等;
(7)政府領導同志來單位檢查視察工作的報告、指示記錄,以及本單位向上級進行匯報的提綱和材料;
(8)反映本單位生產活動、先進人物事跡及領導工作等的音、像攝制品;
(9)工作日志和公司大事記;
(10)單位向上級請示批復的.文件及上報的有關材料。
2.各部門日常工作中形成的活動資料,由各部門負責立卷歸檔。
第十四條 立卷要求
1.文件立卷應按照內容、名稱、時間順序,分門別類地進行整理歸檔。
2.立卷時,要求把文件的批復、正本、底稿、主件、附件收集齊全,保持文件、材料的完整性。
3.要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結合的原則。重要工作、重要會議形成的文件材料,要及時立卷歸檔。
4.上年度形成的文件材料,要求在下年度7月份以前整理完
第十五條 文件的時效性
是指文件內容在一定時間階段是有效的,超過這個時間段,該文件上記載的信息則是無效的,只供備查使用。超過時效性且無保存價值的文件。進入文件的銷毀管理程序。 第十六條 文件銷毀流程
對于多余、重復、過時和無保存價值的文件(紙張),辦公室應定期責成相關職能部門辦理申請銷毀手續(xù),認真填寫文件資料銷毀申請表,對無價值文件進行銷毀,并登記造冊。 第十七條 文件銷毀要求
經審核同意銷毀的文件,應在檔案管理員和資料分管領導及辦公室主任的共同監(jiān)督下銷毀。對銷毀的檔案,必須化為紙漿或焚毀,不準出賣和作它用。參與銷毀文檔的員工要在“檔案銷毀清冊”上簽字,以示負責,未經審批,任何人不得私自銷毀檔案材料。
文件制度管理10
文件資料的歸檔應做到分類保存、編目清晰、標識明確、裝訂整齊。資料的填寫應做到字跡工整、簽字齊全、規(guī)范,內容正確。
1、收發(fā)文件管理制度
1)對外發(fā)文應由部門負責人或項目負責人審批簽發(fā),做好收發(fā)文記錄,接收人簽字。
2)文件包括公司外發(fā)文件、公司內發(fā)或傳閱文件兩部分。
3)外發(fā)文件的具體要求
公司外發(fā)文件在發(fā)放記錄上注明原件存放處,辦公司室統(tǒng)一標識發(fā)放文件編號。
4)公司內發(fā)或傳閱文件的具體要求
(1)公司內發(fā)或傳閱文件在收發(fā)、傳閱記錄上簽字,注明原件存放處。
(2)建設單位、設計單位、監(jiān)理單位及其他外部單位對公司的`發(fā)文,由辦公室統(tǒng)一接收,并及時上報公司經理,由公司經理簽署意見。
(3)建設單位、設計單位、監(jiān)理單位及其他外部單位對項目部的發(fā)文,由項目部接收,由項目負責人簽署意見,項目負責人根據具體情況上報公司。
(4)項目發(fā)放施工隊的文件規(guī)定:
發(fā)放施工隊的文件、通知(不含技術交底),均在項目備案,同時由發(fā)放責任人保存原件和發(fā)放記錄。
2、竣工資料
1)項目經理部按竣工驗收條件的規(guī)定,認真整理工程竣工資料。
2)竣工資料的內容應包括:工程技術檔案、工程質量保證資料、工程檢驗評定資料、竣工圖,規(guī)定的其它應交資料。
3)竣工資料的整理應符合下列要求:
(1)工程技術檔案的整理應始于工程開工,終于工程竣工,真實記錄施工全過程,可按形成規(guī)律收集,采用表格方式分類組卷。
(2)工程質量保證資料的整理應按專業(yè)特點,根據工程的內在要求,進行分類組卷
(3)工程檢驗評定資料的整理應按單位工程、分部工程、分項工程劃分順序,進行分類組卷。
(4)竣工圖的整理應區(qū)別情況按竣工驗收的要求組卷。
4)交付竣工驗收的施工項目必須有與竣工資料目錄相符的分類組卷檔案。承包人向發(fā)包人移交由分包人提供的竣工資料時,檢查驗證手續(xù)必須完備。
3、文件、資料保密規(guī)定
1)公司全體員工要樹立愛護公司資料,保守公司秘密的觀念。
2)未經公司領導同意,任何人不得私自拷備或復印資料,轉借他人使用酌情給予處罰。
3)歸檔的公司文件未經公司經理同意不得外借;
文件制度管理11
第一章總則
第一條為使機關的公文處理工作規(guī)范化、制度化,根據有關文件規(guī)定和工作需要,特制定本制度。
第二條辦公室文件收發(fā)、管理工作在秘書長的領導下進行,由秘書科承擔,各專委會和辦公室其他科室配合。
第三條辦公室秘書科確定專職人員負責文件收發(fā)、管理工作。
第四條辦公室設立文件收發(fā)和保管的檔案室。檔案室按有關要求配置相應設備。
第五條文件收發(fā)、管理工作,必須嚴格執(zhí)行《國家保密法》及相關法律、法規(guī)。
第二章收文處理
第六條簽收。外單位送交的公文,統(tǒng)一由辦公室秘書科負責簽收。非緊急、特殊情況,不得直接送交市政協(xié)領導。簽收公文要認真檢查包裝是否完整,核對投遞單上收文單位和編號與文件袋上的收文單位和編號是否一致,逐件清點,發(fā)現問題,及時采取處理措施。
第七條登記。秘書科對當日收到的公文要及時逐件進行分類、登記。登記應將公文標題、發(fā)文字號、發(fā)文機關、密級、份數、收文日期及傳遞辦理情況逐項填寫清楚。急件隨到隨登記,立即分辦送閱。收文登記本和存入電腦的文件目錄應視同機要件保存。
第八條分送。秘書科對當日收到的公文登記后,送分管領導提出擬辦意見。凡涉及到安排市政協(xié)領導出席的重要會議、重要活動,送秘書長閱批協(xié)調。
第九條擬辦。辦公室分管領導根據公文內容,提出公文辦理意見。需提出辦理意見的文件主要是:(1)上級機關主送本機關、并需要貫徹落實的文件;(2)本機關所屬部門主送本機關的請示件;(3)平行機關或不相隸屬機關主送本機關需要答復的文件。有些重要或機密性較強的文件雖不需辦理,也要提出閱讀分發(fā)意見。做好擬辦工作,要認真研究來文的內容和發(fā)文機關的要求,周密考慮適宜的處理方案,擬辦意見應簡明扼要。
第十條傳閱。需主席、副主席、秘書長閱批的公文及信件,由秘書科及時送交主席、副主席、秘書長閱批,領導閱批后,秘書科及時取回辦理。只供閱讀的文件,一般先送主要領導、主管領導,再送其他領導。對需要辦理的文件,則先送主管領導,再送主要領導和其他領導。特殊情況下,也可按實際需要調整傳閱順序。傳閱文件由文件管理人員逐人送取,閱文對象之間不橫傳。收回閱文夾時,要檢查閱文對象是否簽字,清點送閱的文件是否齊全。對領導閱文時作的批示,要及時落實或交辦。
第十一條批辦。政協(xié)領導、秘書長對公文進行批示,提出辦理意見。辦理意見應當簡明,并指明承辦部門或承辦人,緊急公文應注明辦理時限。
第十二條承辦。凡需要市政協(xié)貫徹執(zhí)行的公文,由辦公室或專委會承辦。
(一)承辦公文應按照即來即辦的原則,正確區(qū)分輕重緩急有序辦理,不得延誤、推諉。辦理結果要及時向領導匯報反饋。
(二)對需要轉發(fā)貫徹執(zhí)行的公文,辦公室要根據領導的指示草擬轉發(fā)文件,并按照發(fā)文程序審批。
(三)對只需要知曉內容、了解情況的公文,在公文處理單上簽名即可。
(四)公文承辦完畢,承辦人要在來文處理單上注明承辦結果、承辦人和完成時間。
第十三條催辦。辦公室秘書科對領導批示或轉交有關部門辦理的公文,應當及時催辦,做到緊急公文跟蹤催辦、重要公文重點催辦、一般公文定期催辦。對逾期未辦的公文,要查明情況和責任。需要催辦的公文主要有以下幾類:一是需要答復的上級機關對市政協(xié)的公文;二是向政協(xié)聯(lián)系工作、商洽事務的公文;三是各縣(市)區(qū)政協(xié)向市政協(xié)的請示、報告類公文;四是市政協(xié)轉交辦理,需要對方回復的公文。
第十四條立卷。公文辦結后應及時將公文底稿、文印件和有關材料整理立卷。
第十五條歸檔。公文歸檔應根據公文的特征、相互聯(lián)系和保存價值進行分類、整理、立卷,完整地反映本機關的主要工作情況,并便于保管、查找和利用。歸檔文件應設立兩套案卷、及時移交檔案室。
第三章發(fā)文處理
第十六條對以辦公室名義制發(fā)的文件,要認真做好審核、登記、送印、施印、分裝、傳遞、歸檔工作。
第十七條公文簽發(fā)
(一)《政協(xié)株洲市委員會文件》、《中共政協(xié)株洲市委員會黨組文件》,經秘書長審核并簽署意見后,由主席、黨組書記或其授權的常務副主席、黨組副書記簽發(fā)。涉及其他副主席分管的工作,須經分管副主席審閱后,再簽發(fā)。
(二)經常委會議和主席會議通過的向市委、市政府提出的建議案,經秘書長或分管副秘書長審核后,由主席或其授權的常務副主席簽發(fā);轉送有關部門的調查、視察報告,經分管副秘書長審核,分管副主席審閱后,由秘書長簽發(fā)。
(三)《政協(xié)株洲市委員會辦公室文件》、《政協(xié)株洲市委員會辦公室便函》、《政協(xié)株洲市委員會辦公室專報》,經分管副秘書長審核并簽署意見后,由秘書長簽發(fā)。
(四)市政協(xié)與市委、市人大、市政府聯(lián)合發(fā)文,經分管副主席或秘書長審核并簽署意見后,由主席簽發(fā);市政協(xié)辦公室與市委辦公室、市人大辦公室、市政府辦公室聯(lián)合行文,由分管副秘書長審核并簽署意見后,由秘書長簽發(fā)。
(五)各專委會需以辦公室名義發(fā)的文件,應送辦公室按程序簽發(fā)。
(六)簽發(fā)文件或修改文稿一律使用鋼筆或毛筆,要簽署本人的姓名、意見和時間。文件起草人、核稿人、翻譯人、打字員、核對人員也要在文件底稿上簽名。
第十八條登記。秘書科要設立專門的發(fā)文登記本,對已經領導審簽的文稿進行登記。登記的項目有:發(fā)文字號、文件標題、秘密等級、分發(fā)范圍、印刷份數、送印日期。登記前,應仔細檢查領導簽發(fā)的.手續(xù)是否完備,文件版式格式標注的項目有無遺漏和差錯,附件是否齊全,辦文程序是否正確。
第十九條送印。對擬印的文件作好登記后,文件起草單位要及時送文印室,付印時要履行文稿交接手續(xù)。文稿的校對工作,由文件起草單位負責。
第二十條施印。除會議紀要和有特定版頭的普發(fā)性文件以及鉛印的文件外;其他文件都應加蓋相應的印章。文件施印必須壓蓋文件署名和成文日期,印痕平正。
第二十一條傳遞。文件的傳遞可根據不同情況,分別采用內送和外投的方式,發(fā)辦公室領導和內部單位的文件一般采用內送方式;受文單位較遠的采用外投方式,一般通過郵政部門投遞到受文單位,也可由文件起草單位派專車、專人直接送達。
第二十二條歸檔。文件發(fā)出后,文件管理人員應將領導批示、文件底稿和若干份數正式文件以及其他必須歸檔的資料及時收集整理,定期歸檔。
第四章文件管理
第二十三條文件的閱讀傳達。文件的閱讀傳達應嚴格按發(fā)文機關的要求執(zhí)行。如需擴大閱讀傳達范圍,必須經發(fā)文機關批準。
第二十四條文件的復制。因工作需要翻印或復制上級機關發(fā)給的文件,須經文件制發(fā)機關同意,并請示保密機關。經批準同意翻印或復制的文件,翻印件和復制件上要標明翻印、復制機關的名稱。翻印,復印的文件按正式文件一樣管理,不得任意擴大閱讀范圍。
第二十五條文件的匯編。匯編上級機關的秘密以上文件需向上級機關寫出書面請示,并附上匯編文件的目錄,經發(fā)文機關批復授權后方可匯編。經批準匯編的文件,匯編本應按編入文件的最高密級標注密級,并按機要文件進行管理。匯編文件只發(fā)組織,不發(fā)個人。
第二十六條文件的清退、銷毀。文件管理人員每年要對上年度的文件進行清理,要按要求清退并寫出書面報告。對上交、歸檔以后余留的文件,要進行登記整理,經有關負責人批準后,到保密部門指定的地方銷毀。
文件制度管理12
為了加強學校檔案的科學管理,保證檔案的系統(tǒng)性與完整性,有效地為學校管理服務,結合本校實際情況,特制定本制度。
一、總則
第一條學校成立檔案管理工作領導小組,明確一位校領導分管檔案工作,負責協(xié)調、解決檔案工作中存在的問題。
第二條學校設立綜合檔案室,隸屬教導處領導,統(tǒng)一管理學校各部門形成的各種門類和載體的檔案,并負責指導其他各部門做好當年的檔案管理工作。
第三條根據檔案工作實際需要,綜合檔案室配備專職檔案人員負責檔案的接收、管理,提供利用等工作,各部門設兼職檔案人員,負責部門文件材料的形成、積累、整理,并按規(guī)定向綜合檔案室移交。
二、立卷、歸檔
第四條各部門平時要做好文件、資料的收集、整理,文件、資料的整理、上繳工作是各部門的一項重要任務,必須認真做好。
第五條各類文件、資料由綜合檔案室負責整理立卷、歸檔。
第六條文件、資料立卷歸檔范圍。凡是工作活動中形成的、辦理完畢、具有查考利用價值的各種文件(包括上級文件,內部資料,活動資料及簿、冊、圖表,出版物、照片、光碟等),均屬立卷歸檔范圍。
第七條立卷的原則。遵循文件、資料的自然形成規(guī)律,保持文件、資料之間的歷史聯(lián)系,區(qū)分文件、資料的保存價值,便于保管和利用。
第八條立卷方法。學校檔案按文書、教學(含學籍和教師業(yè)務檔案)、會計、基建分類,聲像檔案獨立編目組卷。
1、文書檔案按保管期限、年度分類,由檔案管理員組卷歸檔。
2、會計檔案,按會計憑證、會計帳簿、會計報表和其會計文件材料分別排列,由財務室整理歸檔。
3、學籍檔案,按教學年度、屆分類,按年級、班級組卷,由學生處負責收集、整理歸檔。
4、教師業(yè)務檔案,以人為單位分類、整理,由教務處負責收集、整理歸檔。
5、基建檔案,按基建項目組卷,由總務處收集、整理,工程竣工后移交檔案室。
6、聲像檔案,按載體性質、形狀分類排列,由電教室人員整理、歸檔。
7、學校各部門每學期工作計劃、總結及制定的各種規(guī)章制度等年終移交綜合檔案室。
第九條保管期限分為永久、長期、短期三種。
1、永久保存。凡是反映部門主要職能活動和歷史面貌的有長遠利用價值的文件,劃為永久保存。
2、長期保存。凡是在相當長時間內需要查考的文件,劃為長期保存。長期保存為15年至50年。
3、短期保存。凡是在較短時間內需要查考的各種文件、資料,劃為短期保存。短期保存為15年以下。
第十條文件的組合。組合的基本作法如下:
1、法規(guī)性文件,如制度、辦法、條例、規(guī)定等一般按單一問題組合。同一問題的請示與批復、轉發(fā)件與原件,應組合在一起。
2、會議文件應單獨組合。
3、統(tǒng)計、報表、名冊等各類表格文件,應組合在一起。
4、工作計劃、總結等文件,一般可按部門名稱組合。
5、特殊性文件材料,可根據具體情況進行組合。
第十一條檔案盒內文件的排列。檔案袋內文件應區(qū)分不同情況進行排列,密不可分的文件依序排列在一起,即章程、批文在前,計劃、總結在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;案件材料中結論性材料在前,依據性材料在后。其它文件按文件的重要程度或形成時間先后排列。
第十二條文件歸檔份數。一般歸檔1份,重要的和經常使用的文件歸檔2份或3份。對無保存價值和重復文件,需要辦理銷毀手續(xù)。
第十三條歸檔時間。
1、階段歸:凡專項工作、基建工程中形成的文件、材料,在任務完成后,相關部門一個月內要將應歸檔的文件、材料收集齊全、分類整理好,由專項負責人審定后,交綜合檔案室歸檔。
2、隨時歸:上級文件、通知,人事調動材料,在落實好文件精神或辦好調動手續(xù)后交綜合檔案室歸檔。
3、年度歸:各項管理中形成的文件、材料,各部門一律在次年第一季度內,將應歸檔的文件、材料收集齊全、分類整理好,由各部門負責人審定后,向綜合檔案室移交。
第十四條歸檔文件案卷的要求。各部門移交歸檔文件案卷,應符合下列要求:
1、歸檔的文件、材料必須準確地反映學校各項活動的真實情況和歷史過程。
2、歸檔文件、材料必須系統(tǒng)齊全、完整。
3、每個案卷必須填寫案卷文件目錄、編件號、頁號、案卷封面,填寫時用黑色筆書寫或打印,字跡要工整、清晰。
4、檔案盒的名稱要注意內容準確,文字簡練通順,結構完整,必須揭示卷內文件的內容和成份。
第十五條案卷文件一式兩份,一份作為紙制文檔保存,另一份以電子文檔保存。
三、檔案的管理和利用
第十六條綜合檔案室按照學校對檔案管理的要求,對存放的各類檔案進行分類整理,分類保管,編制各類檢索目錄,搞好檔案的借閱利用、統(tǒng)計等工作。
第十七條綜合檔案室的管理貫徹“以防為主,防治結合”的原則,切實做好“六防”工作,即:防火、防水、防潮、防塵、防蟲、防盜。經常檢查防護設施和檔案保管狀況,對破損、字跡褪色、紙張變色的檔案,要有計劃的進行修補、復制,保護檔案的安全與完整。
第十八條檔案的利用。利用檔案人員,按規(guī)定辦理檔案利用審批手續(xù)與有關登記表,檔案用完后應及時歸還。
第十九條借用檔案人員必須做到:
1、調閱人員應自覺維護檔案的完整、安全與保密。不得擅自涂改、勾劃、剪裁、拆散、翻印或轉借。
2、調閱的檔案只限在檔案室室查閱,借用前必須登記,用后應及時歸還,歸還時要進行清查、核對和注銷。
3、調閱一般檔案由教導處主任批準。調閱帶密級或重要的管理檔案,須經校領導同意方可進行。只有在上一級黨政領導機關或司法機關必須以檔案原件作為證據或者學校某項工作必須的`特殊情況下,經學校檔案管理工作領導小組批準,方可將檔案原件借出室外使用。
4、調閱人員摘抄、復制檔案時,應征得檔案管理人員同意。
第二十條檔案室工作人員應做到:
1、接待檔案利用人員要熱情,認真負責,按規(guī)定提供利用。填寫好查閱檔案登記表。
2、要仔細檢查歸還檔案,發(fā)現對檔案有損壞或泄密者,應及時向分管領導報告,按有關規(guī)定處理。
3、確保文件、材料的安全,做好保密工作。
4、平時匯集,按實際順序或內容分類、收集、整理,應保持文件、材料之間的來源、時間、內容方面的聯(lián)系。若遇有上級漏發(fā)文件,應及時請求補發(fā)或取得復印件,以便存檔和查閱。
四、檔案的鑒定與銷毀
第二十一條建立由分管檔案的領導、主要部門負責人員參加的鑒定銷毀領導小組,負責學校檔案鑒定、銷毀。
第二十二條制定各類檔案保管期限,作為檔案鑒定銷毀的依據。
第二十三條銷毀檔案程序
1、對已到保管期限的檔案,經鑒定確無保存價值的要擬寫銷毀報告并登記造冊。
2、會計檔案的銷毀,應經上級主管部門的批準。
3、其他檔案銷毀應由學校鑒定領導小組簽字,兩人以上參加銷毀,密件按規(guī)定要求銷毀。
4、銷毀的文件要造冊存檔備查。
五、建立檔案保密制度,維護檔案的完整和安全
第二十四條檔案管理員要認真學習《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國保密法》及有關法規(guī),嚴格遵守國家統(tǒng)一制發(fā)的“保密守則”和本單位有關保密規(guī)章制度。
第二十五條檔案工作人員必須做到對涉及黨和國家以及本系統(tǒng)、本單位的機密守口如瓶。
第二十六條非檔案人員未經許可,不得進入檔案庫房。
第二十七條借閱檔案必須嚴格執(zhí)行保密制度,認真履行借閱手續(xù)。
第二十八條利用檔案中的密件,必須經校領導批準,在調閱室內閱讀,不準帶走。
文件制度管理13
1、總經辦設專人負責文件的管理工作,對收到的公文做到及時拆封、分類、編號登記和傳閱。一般文件收到后應在當日內或次日中午前送批,緊急文件或會議通知收到后立即拆封送閱。
2、一般通知、便函等可由總經辦直接送至有關部門辦理;其余文件均應交公司領導批示后,再由總經辦專人按批示范圍進行送閱,嚴禁個人、部門之間自行橫傳。
3、凡本公司外發(fā)的.文件,應嚴格按照上級有關公文處理的辦法及公文格式進行草擬、批發(fā)、打印、蓋章、報出;要求做到一文一事,按級上報,用詞及格式規(guī)范,嚴禁多頭主送,并由總經辦統(tǒng)一進行登記編號。
4、部門或個人借閱文件,應辦理借閱手續(xù),總經辦定期做好文件的清退工作,做到每月小清退一次,年終大清退一次,清退的文件按文書檔案管理有關規(guī)定分類整理,裝訂成冊,歸檔。
5、嚴格遵守保密制度,對有密級的文件應嚴加管理,辦理完畢后應立即退回,并核點份數,隨時存檔。絕密文件,僅限于直接有關人員經領導批準后在文件保管處閱讀。
6、如文件丟失或違反保密制度,發(fā)生泄密的,除及時報告組織人事部外,還須向有關領導報告,情況嚴重的應提交領導給予責任人必要的處理。
文件制度管理14
工廠管理文件和資料控制程序
目的
規(guī)定了質量體系管理文件在運行過程中的控制要求,以確保質量體系運行的各場合都能得到和使用相應文件的有效版本。
適用范圍
適用于本廠質量體系運行中的管理文件和資料的控制活動。
定義
文件和資料的管理:指與質量體系有關文件的形成直到歸檔、更改、保管的全過程管理。
職責
質保部質管室負責質量體系管理文件的控制和管理。
各職能部門負責相關的管理性文件的編寫,并負責各自專用文件及資料的管理。
工作程序
文件的分類
工廠的質量體系文件分為四個層次:
第一層次為《質量手冊》;
第二層次為《程序文件》;
第三層次為《技術類文件》、《作業(yè)指導書》等;
第四層次為《質量記錄》。
文件和資料分為內、外部文件和資料以及受控文件和非受控文件。
文件的編制
《質量手冊》在管理者代表領導下由質保部負責編制。
《程序文件》由各職能部門主管負責編制。
《技術類文件》、《作業(yè)指導書》等由技術開發(fā)部或有關部門負責編制。
《質量記錄》的第一版表式隨《程序文件》一起編制。
其它管理文件由相關職能部門負責編制。
《質量手冊》、《程序文件》、《技術類文件》、《作業(yè)指導書》、《質量記錄》的編制格式和標識按照《質量體系文件編寫導則》要求執(zhí)行。
文件的審批權限
文件和資料在發(fā)布前由授權人員審批其適用性。
《質量手冊》由管理者代表審核、廠長批準;
《程序文件》由有關職能部門主管領導審核、管理者代表批準;
《技術類文件》、《作業(yè)指導書》等由有關職能部門主管領導審定;
其它管理文件,屬部門級工作文件由各部門主管審核,部門領導批準,屬工廠級文件由部門領導審核、廠長批準。
批準后的文件由質保部發(fā)布。
文件的發(fā)放和使用
文件管理部門負責文件的標識,文件受控目錄由文件管理部門提出,管理者代表批準,受控文件加蓋'受控文件'印章,并注分發(fā)號。
文件的發(fā)放
《質量手冊》按審批的范圍發(fā)放;
《程序文件》按審批的范圍發(fā)放;
其他文件的發(fā)放,按編制部門建議的范圍經批準發(fā)放。
文件的發(fā)放由文件管理人員填寫《文件發(fā)放領用登記表》,按批準發(fā)放范圍發(fā)放文件。
文件領用人在《文件發(fā)放領用登記表》上簽名。領取具有唯一分發(fā)號和加蓋'受控文件'印章的文件,便于控制。
工廠內不得使用擅自復印的文件,一經發(fā)現由文件管理人員收回銷毀。
當文件嚴重破損影響使用時,文件使用人填寫《文件領用申請表》到文件管理部門辦理更新手續(xù),文件管理員負責將破損文件銷毀,并做好記錄。
當文件使用人將文件丟失,必須重新辦理文件領出手續(xù),但必須在領用中
做出說明(必要時作出檢討),文件管理員在補發(fā)文件時,注明丟失文件作廢,必要時文件管理員通知有關使用部門,防止誤用。
對使用的文件不得隨意涂改或抽取某頁另外保存,如對文件理解不清時,由該文件的編制部門負責解釋。
文件的更改
如文件需要更改時,應由文件更改提出人或提出部門負責填寫《文件更改申請單》,說明更改原因,對重要的更改(如技術參數)還應附有充分的證明材料。
文件更改的審核、批準應由原審批部門進行,若指定其他部門審批時,該部門應獲得審批所需依據的有關背景資料。
文件更改申請批準后,由文件管理員根據批準的《文件更改申請單》意見實施更改,并按《文件發(fā)放領用登記表》的名單發(fā)放更改后的文件,同時收回作廢的舊文件,以確保各部門所使用的文件均為有效版本。
文件的'換版與作廢
文件更改一般以換頁形式進行,但必須在更改狀態(tài)欄中注明更改序號;文件需進行大幅度的修改,應進行換版,原版本文件作廢,換發(fā)新版本。
作廢的文件由文件管理員按《文件發(fā)放領用登記表》收回并記錄,作廢文件加蓋'作廢'印章。需銷毀的作廢文件,由文件管理員填寫《文件銷毀申請表》,文件管理部門負責人批準后統(tǒng)一銷毀。需作資料保留的作廢文件,申請人填寫《文件留用申請單》,經文件管理部門負責人批準后,由文件管理員加蓋'作廢留用'印章可留用。
文件的管理
文件經編制審核批準后,由文件管理員列入《質量體系文件清單》并填寫《歸檔文件資料目錄臺帳》,存檔保管,存入軟盤的文件也由文件管理員例行歸檔登記、標識。為防止文件的丟失,所有存入軟盤的文件均應有備份,每月檢查一次。
需臨時借閱文件的人員,經文件管理部門負責人批準可借閱文件,借閱者應在指定日期歸還文件,到期不歸還者由文件管理員追回驗收,原版文件一律不準外借,以防止丟失或缺損。
文件編制部門的負責人每年進行一次適宜性審核(外來文件的審核,由技術開發(fā)部負責)。文件管理員應每半年全面檢查各類在用文件的有效性,對于各使用者手中的文件,發(fā)現問題及時處理。
文件的保存
文件的保存按規(guī)定的地點和方式有序存放,以便存取,質量文件的保存應嚴格管理,存放地點應具有防水、防火、防盜設施,以確保文件的完整性。
相關文件和記錄
《質量體系文件清單》
《文件更改申請單》
《歸檔文件/資料目錄臺帳》
《文件發(fā)放領用登記表》
《文件銷毀申請單》
《文件留用申請單》
《文件領用申請表》
文件制度管理15
1目的
為規(guī)范安全管理體系文件的管理,對包括職業(yè)健康安全在內的管理體系運行中使用的各類文件實施有效控制,以確保各過程、環(huán)節(jié)/場所使用的文件具有統(tǒng)一性、完整性、正確性和有效性,與體系運行相關的部門均使用有效的現行版本文件,防止誤用作廢文件。
對安全記錄檔案進行有效控制,以證實符合規(guī)定要求,為安全管理體系有效運行提供客觀證據,在必要時實現可追溯性。
2范圍
本程序包含了文件的編寫、審批、發(fā)放、使用、更改及作廢等子過程。規(guī)定了各過程負責人的職責,適用于各過程管理體系文件的控制。
本程序包括記錄的填寫、收集、保管、處置等子過程。適用于公司各部門的綜合管理體系運行中形成的所有記錄的控制。
3職責
3.1各過程管理部門職責:
3.1.1負責確定所管理的過程的文件需求。
3.1.2負責對所需的文件進行策劃并安排專人編寫。
3.1.3負責過程管理文件的(程序、規(guī)定、制度、表格)組織編制。
3.1.4負責嚴格執(zhí)行過程管理文件的規(guī)定,并按規(guī)定的表格做好相應的記錄。
3.1.5負責文件更改內容等。
3.2生產部職責:
3.2.1負責管理手冊的編制。
3.2.2負責體系的認證和日常維護管理工作。
3.3各部門負責本部門各過程文件的編制、評審和批準。
3.4各部門負責本部門記錄的建立與管理。
4程序內容
4.1確定文件種類
4.1.1為便于文件管理,根據不同的管理方式將綜合管理體系文件分為外來文件、綜合管理體系文件。
4.1.2外來文件:外來文件系指國家、地方政府部門發(fā)布的法律、法規(guī)、條例和標準(見法律法規(guī)的識別與評價程序);上級部門下發(fā)的通知、要求、規(guī)定和辦法;相關方的期望和要求。
4.1.3綜合管理體系文件
a.方針、目標和指標;
b.實現方針、目標和指標的策劃;
c.控制各業(yè)務過程的`程序、規(guī)定、指導書、表格。
4.1.4資料和記錄
相關的資料包括但不限于:
a.各類分析/評價/統(tǒng)計數據;
b.特種設備(如壓力容器等)及其附件的安全技術監(jiān)察(檢測)資料;
c.建設(工程)項目可行性研究報告、HSE 預評價報告、設計方案和圖紙、HSE專篇、竣工驗收報告及相關審查結論和批復意見;
d.各類檢查、教育培訓、演習及其他活動記錄;
e.專項風險評價、環(huán)境因素識別及環(huán)境影響評價報告;
f.化學危險品安全標簽、安全技術說明書、儲存、使用防護指南;
g.危化品應建立一欄三卡(職業(yè)危害公告欄、毒物周知卡、安全操作卡、異常工況處置卡)
h.設施的設計、運行技術資料;
i.供應商和承包商檔案;
j.作業(yè)許可證等;
k.其他資料。
4.2提出文件的編制和修改需求
4.2.1公司所有人員都有提出編制和修改文件的權利,但是必須向過程負責人提出申請。
4.2.2過程負責人確定所管理的過程的文件需求。
4.3指定編寫人
4.3.1如需要編制或修改,對所需的文件進行策劃并安排專人編寫。
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