公司檔案管理制度集錦15篇

　　在當今社會生活中，接觸到制度的地方越來越多，制度一般指要求大家共同遵守的辦事規(guī)程或行動準則，也指在一定歷史條件下形成的法令、禮俗等規(guī)范或一定的規(guī)格。到底應如何擬定制度呢？下面是小編幫大家整理的公司檔案管理制度，歡迎大家分享。

公司檔案管理制度1

　　一、嚴格執(zhí)行黨和國家的保密、安全制度，確保檔案和案卷機密安全。

　　二、各部室應在每年元月底向公司辦公室移交上年度文書檔案并履行清交手續(xù)。

　　三、各部室應明確規(guī)定檔案責任人，檔案責任人(檔案員)對本部門檔案的收集、建檔、保管、借閱和利用負全責。

　　四、各類規(guī)章制度、辦法、人事、工資資料、會議記錄、會議紀要、簡報、重要電話記錄、接待來訪記錄、上級來文、公司發(fā)文、工作計劃和工作總結以及添置設備、財產(chǎn)的`產(chǎn)權資料由辦公室負責歸檔。

　　五、各工程項目立項、國土、規(guī)劃、設計、監(jiān)理、質監(jiān)及技術等圖紙文字技術資料、質量資料由投資發(fā)展部負責歸檔。

　　六、各類承包合同、商務合同、協(xié)議的正本原件由財務部歸檔，副本原件由辦公室歸檔，其他部門備份存檔并由信息中心實行電腦化管理。

　　七、各招商引資貸款項目申報資料、征地、拆遷批復、國土規(guī)劃等技術、圖紙分別由投資發(fā)展部、城建資產(chǎn)部、項目技術部、市場營銷部等業(yè)務部門按業(yè)務分工負責歸檔。

　　八、歸檔資料必須符合下列要求：

　�、傥募�材料齊全完整;

　�、诟鶕�(jù)檔案內容合并整理、立卷;

　�、鄹鶕�(jù)檔案內容的歷史關系，區(qū)別保存價值、分類、整理、立卷，案卷標題簡明確切，便于保管和利用。

　　九、檔案資料借閱需履行登記、簽字手續(xù)，重要資料借閱需先請示分管領導。

　　十、由分管領導定期組織檔案責任人、業(yè)務部門組成檔案鑒定小組對超期檔案進行鑒定，提交檔案報告，并根據(jù)有關規(guī)定的酌情處置。

　　十一、加強檔案保管工作，做好防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮、防高溫工作，定期檢查檔案保管工作。

公司檔案管理制度2

　　第一章 總則

　　第一條 為充分發(fā)揮x 城房地產(chǎn)集團有限公司(以下簡稱公司)項目檔案在工程建設、管理、維護及綜合驗收中的作用,確保項目檔案資料的完整、準確、安全和有效利用,根據(jù)《中華人民共和國檔案法》等有關法律、法規(guī),結合 本公司實際,特制定本制度。

　　第二條 項目檔案是指公司開發(fā)房地產(chǎn)項目整個過程中形成的項目工程技術類檔案資料。主要由建設工程前期文件資料、施工技術文件資料、竣工圖、竣工測量文件資料、建設(施工)監(jiān)理資料、聲像資料等六個部分組成。

　　第三條 綜合管理部為公司項目檔案管理的歸口管理部門,負責項目檔案管理及個分、子公司項目檔案管理的指導工作。綜合管理部、前期管理部負責工程前期文件的收集、整理、歸檔工作;項目工程部負責施工技術資料、竣工圖、竣工測量文件資料、建設(施工)監(jiān)理資料、聲像資料的收集、整理、審核、組卷等具體實施工作。

　　第四條 本制度適用于公司本部,控股項目公司、專業(yè)公司遵照執(zhí)行,參股項目公司、專業(yè)公司參照執(zhí)行。

　　第二章 檔案的分類

　　第五條建設工程前期文件資料

　　(一)可行性研究資料

　　1、項目建議書及批復;

　　2、可行性研究報告及批復;

　　3、項目評估意見;

　　4、環(huán)境影響報告書(表);

　　5、設計任務書、計劃任務書;

　　6、選址意見書。

　　(二)基礎、設計、施工前準備資料

　　1、基礎資料

　　(1)工程地質、水文地質、勘察設計、勘察報告、地質圖、勘察記錄、化驗、試驗報告、重要土、巖樣及說明;

　　(2)地形、地貌、控制點、建筑物、構筑物、測量定位及觀察記錄;

　　(3)水文、氣象、地震等其他設計基礎資料。

　　2、設計文件

　　(1)初步設計文件資料:總平面圖、平面圖、立面圖、剖面圖、設計說明書、工程概算、工藝設備初步設計;

　　(2)技術設計:建筑、結構、給排水、采暖、通風設備等圖樣,說明書、工程預算、計算書、材料表等;

　　(3)施工設計:施工圖、施工說明、設計計算書、施工預算;

　　(4)經(jīng)過批準的施工圖審查報告、施工圖審查批準書。

　　3、施工準備資料

　　(1)征用土地批準文件及紅線圖;

　　(2)拆迂文件、補償安置協(xié)議書;

　　(3)環(huán)保、衛(wèi)生、防疫、消防、人防、抗震、文保、白蟻防治、城建檔案等部門審查意見書及認可文件資料;

　　(4)水、暖、電、有線電視、煤氣供應協(xié)議書;

　　(5)建設工程規(guī)劃(規(guī)劃用地)許可證(附圖、附件),施工許可證;

　　(6)工程項目參加單位(設計、勘察、施工、監(jiān)理單位)工程項目材料的采購招標、投標、中標文件資料及合同、協(xié)議、工程質量監(jiān)督委托書等。

　　第六條 施工技術文件資料

　　(一)開工報告,停工、復工報告;

　　(二)施工組織設計、施工方案;

　　(三)圖紙會審紀要;

　　(四)工程技術、質量、安全措施交底;

　　(五)工程定位放線、測量記錄、驗線記錄;

　　(六)土壤試驗記錄、試樁記錄、打樁記錄、樁位復核記錄、樁承載試驗記錄、樁位竣工總平面圖;

　　(七)地基驗槽記錄、地基處理記錄、地基釬探記錄;

　　(八)基礎、主體中間驗收記錄,構件吊裝記錄;

　　(九)混凝土施工日記;

　　(十)技術復核記錄;

　　(十一)隱蔽工程驗收記錄(包括安裝工程);

　　(十二)工程沉降觀測、變形觀察記錄;

　　(十三)主要建筑安裝材料、設備出廠合格證、試驗報告;

　　(十四)構件合格證;

　　(十五)砂漿、混凝土試塊試驗報告;

　　(十六)水、暖、電氣等設備工程檢查、試驗、運行調試記錄;

　　(十七)工程變更設計聯(lián)系單;

　　(十八)混凝土缺陷修補記錄、補強記錄;

　　(十九)工程質量事故及處理材料;

　　(二十)其他特種記錄(沉井、沉箱等);

　　(二十一)單位工程竣工驗收記錄;

　　(二十二)單位工程質量綜合評定表;

　　(二十三)分項、分部工程質量評定表;

　　(二十四)竣工報告;

　　(二十五)交工驗收材料;

　　(二十六)設計、勘察、施工、監(jiān)理工程質量合格鑒定資料;

　　(二十七)施工技術總結,工程監(jiān)理總結,工程試運行記錄;

　　(二十八)工程竣工驗收會議紀要、備案表;

　　(二十九)工程質量監(jiān)督報告;

　　(三十)工程質量保修書;

　　(三十一)工程決算、決算審計。

　　第七條 竣工圖文件

　　(一)建筑安裝工程

　　l、各類建筑、結構專業(yè)圖;

　　2、各類電氣專業(yè)圖;

　　3、電信專業(yè)圖;

　　4、煤氣專業(yè)圖;

　　5、各類給、排水工程專業(yè)圖;

　　6、供熱、冷專業(yè)圖;

　　7、有關消防、抗震、樓字智能、電梯、工藝等竣工圖。

　　(二)地下管線工程

　　1、總平面圖;

　　2、縱斷面圖、橫斷面圖、結點詳圖;

　　3、構筑物結構圖;

　　4、各種管線特征點圖;

　　5、管網(wǎng)綜合圖。

　　第八條 竣工測量文件資料

　　(一)綜合性資料

　　1、竣工測量(地形、地下管線)技術資料;

　　2、竣工測量施測方案;

　　3、竣工測量技術總結及測量精度分析;,

　　4、竣工測量所用儀器的各種檢測資料。

　　(二)控制資料

　　1、管線控制,加密控制點的觀察手簿

　　2、光電測距記錄;

　　3、水準觀測手簿;

　　4、平面、立面求算值的計算書;

　　5、控制點分布略圖、成果表。

　　(三)地形測量資料

　　l、地形及各種地下管線繪原圖、印刷原圖;

　　2、圖根點及碎部座標的觀測手簿及成果計算書。

　　第九條 建設(施工)監(jiān)理資料

　　(一)由施工單位提供的施工組織設計(施工方案)報審表;

　　(二)監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細則;

　　(三)監(jiān)理通知、不合格工程項目通知;

　　(四)工程延期、費用索賠審批表;

　　(五)工程部分暫停報告;

　　(六)工程移交證書。

　　第十條 聲像資料。主要記錄和反映工程開工、施工及竣工各階段中重大事件、主要環(huán)節(jié)的聲像資料。如反映工程全貌的變化、方案論證、領導視察、隱蔽、基礎施工局部(全貌)、重大技術和工藝施工、安裝等有關照片、圖像、錄音材料及文字說明。

　　第三章 檔案的收集和歸檔

　　第十一條 在項目建設過程中,綜合管理部、前期管理部、項目工程部應在各自的職責范圍內負責項目建設資料的'形成、積累、整理和保管工作。及時將辦理完畢或有關人員保存的文件資料收集齊全,加以整理,以確保資料的完整

　　第十二條 有關人員在收集、整理檔案資料時,應按城建檔案技術標準嚴格把好質量關。

　　第十三條 檔案資料上所反映的圖形尺寸、材質、規(guī)格等內容須圖物相符,做到字跡清楚、圖面整潔、規(guī)格統(tǒng)一、反差良好、簽字手續(xù)完備。

　　第十四條 凡由易褪色書寫材料(如復寫紙、熱敏紙等)形成的文件資料應附復印件。

　　第十五條 檔案文件資料不得用易褪色的書寫材料(紅色墨水、純藍墨水、圓珠筆、鉛筆)書寫、繪制。

　　第十六條 照片(含底片)和聲像材料,要求圖像清晰,聲音清楚,解說與畫面同步,照片與聲像材料的文字說明準確精煉;電子檔案(軟盤、光盤等)應符合國家有關標準。

　　第十七條 在整理檔案資料時,遇下列情況,應要求責任部門進行重新制作:

　　(一)一張圖紙上改動部分超過圖面 35%或改繪后致使圖面混亂、模糊、分辨不清的圖(表);

　　(二)使用破損、受過光照圖面不清、紙張有明顯油漬、水漬和有霉變的圖紙或資料;

　　(三)結構、工藝、平面位置(或局部)改變,無法在原圖上通過修改來反映的;

　　(四)管線平面位置變動(長度超過總長的五分之一,線位平移超過 2m),構造形式改變,斷面尺寸變化,豎向位置變動等;

　　(五)未按施工圖位置施工的管線工程。

　　第十八條 所有竣工圖應有竣工圖章�？⒐�圖章尺寸為70ram×50ram,內容有:編制單位名稱、編制人、技術負責人和編制日期。簽字要求填寫清楚、齊全,不得代簽。

　　第十九條 有關人員收集的設計、勘察、施工、監(jiān)理等單位的檔案資料須兩套以上,原則以工程合同規(guī)定為準。

　　第四章 檔案的組卷和移交

　　第二十條 組卷要遵循項目檔案文件資料的自然形成規(guī)律和成套性特點,保持卷內文件的有機聯(lián)系,分類科學、組卷合理。

　　第二十一條 項目技術文件資料要按單項工程或裝置、階段、結構、專業(yè)組卷;項目竣工圖按建筑、結構、水電、暖通、消防、環(huán)保順序組卷;項目管理性文件按問題、時間或依據(jù)性、基礎性、竣工驗收文件組卷。

　　第二十二條 施工技術文件資料要按管理、依據(jù)、施工安裝記錄、檢測實驗、審定證明排列;竣工圖按專業(yè)、圖號排列;文字在前、圖樣在后。文字裝訂、圖紙不裝訂。

　　第二十三條 案卷文字材料要用線繩三孔裝訂;圖紙統(tǒng)一折疊成四號圖紙規(guī)格:297mm×2lomm。

　　第二十四條 案卷必須填寫卷內目錄、備考表和封面、脊背;編寫案卷頁號,頁號位置是文件資料正面右下角,雙面書寫文件資料背面為左下角。

　　第二十五條 項目檔案資料統(tǒng)一采用卷盒。外表尺寸為3lomm×220mm。厚度分別為20ram,30ram,40ram,50ram 等四種。

　　第二十六條 項目檔案數(shù)量一般為兩套。一套由公司留存;另一套報送城建檔案館。

　　第二十七條 在項目完成綜合驗收后6 個月內,綜合管理部應主動與當?shù)卣�府城建部門聯(lián)系,辦理項目檔案移交手續(xù)。并配合城建檔案館對移交檔案資料的清點、審核、整理、立卷,入庫等工作。

　　第二十八條 移交項目檔案時應如實填寫《移交書》,《移交書》等相關文件資料均應歸入公司文書檔案。

　　第五章 附則

　　第二十九條 本制度由綜合管理部負責解釋和修訂。

公司檔案管理制度3

　　第一章總則

　　第一條為規(guī)范集團檔案管理,特制訂本工作細則。

　　第二條本工作細則適用于江蘇xx實業(yè)集團有限公司檔案工作人員。

　　第二章日常事務工作細則

　　第三條檔案人員崗位職責

　　(一)貫徹執(zhí)行國家關于檔案工作的方針、政策、法律、法規(guī)和上級有關檔案工作的指示規(guī)定、辦法等。

　　(二)負責制訂集團公司有關檔案工作的規(guī)章制度和檔案工作的發(fā)展規(guī)劃。

　　(三)督促、檢查和指導各分子公司檔案立卷部門對檔案材料進行完整、系統(tǒng)、正確的立卷歸檔。

　　(四)負責集團專兼職檔案人員的業(yè)務培訓和業(yè)務指導工作。

　　(五)負責接收、整理、分類、保管和統(tǒng)計集團公司的各類檔案。

　　(六)負責檔案的開放利用工作,辦理檔案的借閱,對所保管檔案的數(shù)量、狀況、利用情況及利用效果進行統(tǒng)計。

　　(七)做好檔案檢索工具的編制工作,開展檔案的編研工作。

　　(八)收集、整理保管反映公司各方面工作的報刊、雜志等資料,并提供利用。

　　(九)對檔案室所藏已過保管期的檔案負責組織鑒定,并提出處理意見。

　　(十)認真做好檔案保管工作,對庫房要做到'八防'(防火、防潮、防塵、防光、防高溫、防鼠、防蟲、防盜),定期清掃、通風、更換防蟲用品,延長檔案壽命。

　　(十一)承辦公司交辦的其他工作。

　　第四條流程圖

　　(一)接收流程:

　　材料齊全

　　缺少材料

　　1.執(zhí)行標準

　　(1)應歸檔文件齊全完整;

　　(2)應歸檔文件為原件;

　　(3)及時登記;

　　2.處理措施

　　(1)檔案資料發(fā)生損毀時,由于檔案員疏忽造成的.,首次罰款50元,再次罰款100元,由交接人造成的等同檔案員處罰。

　　(2)未能及時登記,扣除責任人績效1-5分/次;

　　(二)借閱流程

　　1.執(zhí)行標準

　　(1)借閱登記;

　　(2)保持文檔完整;

　　(3)遵守檔案管理制度。

　　2.處理措施

　　(1)違反檔案管理制度規(guī)定的,視具體情況扣除責任人績效1-5分/次;

　　(2)涉嫌泄密的,予以記過處理,并視情節(jié)輕重責任人扣除績效獎金5-10分/次;觸及國家法律法規(guī)的,按國家相關法律法規(guī)執(zhí)行。

　　(3)由于借閱者疏忽造成的資料損毀,首次罰款50元,再次罰款100元。

　　(4)檔案資料遺失者,遺失一般資料罰款200元/次,遺失重要資料,追究當事人行政法律責任。

　　第三章附則

　　第五條檔案管理考核辦法

　　(一)為切實提高檔案管理水平,結合檔案工作目標的考核,對檔案工作實行必要的獎懲考核;

　　(二)檔案達標工作作為全年工作目標之一,考核集團行政部檔案室以及檔案網(wǎng)絡成員的工作;

　　(三)集團各部門、分子公司、項目部必須把檔案工作作為工作目標管理的主要內容,納入全年目標,落實責任人;

　　(四)檔案工作結合全年工作進行全面綜合的考核評比;

　　(五)考核內容:各部門、分子公司、項目部的年度目標責任書中檔案管理工作指標是否完成。

　　(六)考核由集團檔案管理領導小組負責,對工作成績突出者給予適當?shù)谋碚玫莫剟?對違反規(guī)定或工作不負責的人員視情節(jié)輕重,將給予必要的教育或扣發(fā)目標管理獎。

　　第六條本工作細則解釋權歸行政部,監(jiān)督執(zhí)行權歸總經(jīng)辦。

　　第七條本工作細則自頒布之日起正式執(zhí)行。

公司檔案管理制度4

　　第一章 總則

　　第一條 為了加強各級黨和國家機關、人民團體(以下統(tǒng)稱機關)檔案工作，推進機關檔案科學、規(guī)范管理，豐富國家檔案資源，為各項工作提供有效服務，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》《機關檔案工作條例》等法律法規(guī)，制定本規(guī)定。

　　第二條 本規(guī)定所稱的機關檔案，是指機關在公務活動中形成的，對國家和社會有查考、利用和保存價值的各種形式、各種載體的歷史記錄。

　　第三條 機關檔案工作是檔案工作開展的基礎，是國家檔案事業(yè)的重要組成部分。機關檔案工作是機關不可缺少的基礎性工作，是推進依法行政、促進科學決策、提高治理水平的必要條件，是保護單位和個人合法權益、維護機關歷史真實面貌的一項重要工作。

　　第四條 機關檔案工作實行統(tǒng)一領導、分級管理。國家檔案行政管理部門負責全國機關檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調、統(tǒng)一制度，負責中央和國家機關檔案工作的監(jiān)督、指導和檢查。地方檔案行政管理部門在上級檔案行政管理部門指導下，負責本行政區(qū)域內機關檔案工作的統(tǒng)籌協(xié)調、制度建設，負責本行政區(qū)域內機關檔案工作的監(jiān)督、指導和檢查。檔案行政管理部門履行檢查職責時，以進入相關場所檢查，詢問有關人員，查閱、復制有關檔案資料等方式開展。中央、地方專業(yè)主管機關應當根據(jù)本專業(yè)的管理體制，在檔案行政管理部門指導下對本系統(tǒng)和直屬單位的檔案工作進行監(jiān)督、指導。中央、地方專業(yè)主管機關進行監(jiān)督、指導時，應當遵循統(tǒng)一領導、分級管理原則。

　　第五條 機關的全部檔案應當集中、統(tǒng)一管理。機關檔案管理應當維護檔案的真實、完整、可用和安全，便于檢索、利用和開發(fā)。

　　第六條 機關應當加強對檔案工作的組織領導，將檔案工作納入整體規(guī)劃、年度工作計劃和考核體系，與業(yè)務工作同步部署、同步實施、同步發(fā)展。檔案工作所需的基礎設施配備和維護經(jīng)費，檔案日常管理工作經(jīng)費，檔案信息化建設經(jīng)費，檔案宣傳、培訓等其他經(jīng)費應當列入機關年度財政預算。

　　第二章 機構和人員

　　第七條 機關應當建立由分管檔案工作的單位負責人、辦公廳(室)(或承擔該職能的其他綜合辦事機構，下同)及相關部門負責人組成的檔案工作協(xié)調機制，協(xié)調處理本機關、本系統(tǒng)檔案工作重大事務和重要事項。

　　第八條 機關應當按規(guī)定設立檔案工作機構。不具備檔案工作機構設立條件的機關，應當指定檔案工作負責部門。檔案工作負責部門的名稱應當反映檔案工作屬性。經(jīng)同級檔案行政管理部門同意，辦公地點相對集中且條件成熟的縣級或形成檔案數(shù)量較少的多個機關可以成立聯(lián)合檔案工作機構，對相應機關的檔案進行集中管理。

　　第九條 機關檔案工作機構或檔案工作負責部門(以下簡稱機關檔案部門)應當配備與工作量相匹配的`專職檔案工作人員，具體承擔機關檔案業(yè)務工作。機關文書或業(yè)務部門應當指定人員，承擔相應部門文件材料的收集、整理和歸檔工作。機關應當建立以機關檔案部門為中心，由相關人員組成的機關檔案工作網(wǎng)絡�？h級或形成檔案數(shù)量較少的機關可以綜合考慮工作量等情況，配備適當數(shù)量的專(兼)職檔案工作人員。

　　第十條 機關檔案工作的基本任務是：

　　(一)貫徹執(zhí)行檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，建立健全檔案工作規(guī)章制度，并將規(guī)范本單位、本系統(tǒng)檔案管理的基本制度報檔案行政管理部門備案;

　　(二)制定并組織實施檔案工作發(fā)展規(guī)劃或計劃;

　　(三)對機關各種文件材料的形成、積累和歸檔工作進行監(jiān)督和指導，對所屬機構的檔案工作進行監(jiān)督和指導;

　　(四)負責管理機關的全部檔案并提供利用，協(xié)助做好機關政府信息公開工作;

　　(五)負責機關檔案信息化工作并統(tǒng)籌機關及所屬機構檔案信息一體化工作，推動傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化和電子文件、電子檔案規(guī)范管理;

　　(六)接受檔案行政管理部門監(jiān)督、指導和檢查，執(zhí)行年度報告制度，定期向同級國家綜合檔案館移交檔案;

　　(七)負責組織檔案業(yè)務交流和檔案工作人員培訓，開展檔案宣傳、教育活動;

　　(八)對檔案工作中取得突出成績的部門或個人，向機關提出表彰獎勵建議;對違反檔案管理要求的部門或個人，向機關提出處理建議。

　　第十一條 機關通過政府購買服務方式輔助實現(xiàn)檔案工作基本任務的，應當嚴格限定社會化服務范圍，嚴格審核服務供方的信息安全保障能力和業(yè)務資質，并接受檔案行政管理部門監(jiān)督、指導和檢查。機關檔案業(yè)務社會化服務限于檔案整理、傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化、紙質檔案數(shù)字復制件全文識別、電子檔案管理技術支持等輔助性工作。社會化服務應當符合《檔案服務外包工作規(guī)范》(DA/T68)規(guī)定。

　　第十二條 檔案工作人員應當為機關正式在編人員，且政治可靠、遵紀守法、忠于職守，具備勝任崗位要求的工作能力。檔案工作人員應當熟悉機關工作，具備檔案管理、信息管理等相關知識背景，并定期參加業(yè)務培訓。不具備前述知識背景的檔案工作人員，應當經(jīng)過相關專業(yè)知識和技能培訓。

　　第十三條 檔案工作人員調離崗位或退休的，應當在離崗前辦好交接手續(xù)。涉密檔案工作人員的調離應當按照國家有關保密法律法規(guī)執(zhí)行。

　　第三章 基礎設施

　　第十四條 機關應當分別設置檔案辦公用房、整理用房、閱覽用房和檔案庫房，并根據(jù)工作需要設置展覽用房、檔案數(shù)字化用房、服務器機房等。檔案庫房應當根據(jù)載體類型分別設置，不具備條件的應當根據(jù)載體類型分區(qū)設置。縣級或形成檔案數(shù)量較少的機關設置庫房以外其他檔案用房時，可以按照辦公、整理、閱覽等基本功能分區(qū)設置。

　　第十五條 檔案辦公用房面積按照《黨政機關辦公用房建設標準》執(zhí)行。閱覽用房面積應當滿足不同類型檔案閱覽需求，適應涉密檔案與非涉密檔案分區(qū)閱覽的需要。檔案庫房面積應當滿足機關檔案法定存放年限需要，使用面積按(檔案存量年增長量×存放年限)×60m?/萬卷(或10萬件)測算。檔案數(shù)量少于2500卷(或25000件)的，檔案庫房面積按15m?測算。整理用房、展覽用房、檔案數(shù)字化用房、服務器機房等用房面積應當滿足業(yè)務開展需要。

　　第十六條 檔案用房宜集中布置，自成一區(qū)。檔案辦公用房選址應當便于檔案庫房管理。檔案庫房選址應當防潮、防火、避免陽光直射，利于檔案保護。檔案庫房不應設置在地下或頂層，地處濕潤地區(qū)的還不宜設置在首層。檔案庫房不得毗鄰水房、衛(wèi)生間、食堂(廚房)、變配電室、車庫等可能危及檔案安全的用房。

　　第十七條 檔案辦公用房建筑設計應當符合《辦公建筑設計規(guī)范》(JGJ67)規(guī)定，整理用房、閱覽用房建筑設計應當符合《檔案館建筑設計規(guī)范》(JGJ25)規(guī)定。檔案庫房內不得設置其他用房和明火設施，不應設置除消防以外的給水點，其他給水排水管道不應穿越庫房。檔案庫房的裝具布置、門窗設置應當符合《檔案館建筑設計規(guī)范》(JGJ25)規(guī)定。

　　第十八條 檔案庫房應當根據(jù)需要配備符合國家規(guī)定的密閉五節(jié)柜、密集架、光盤柜、底圖柜等檔案裝具，不得采用木質柜、玻璃門柜等裝具。檔案整理臺、檔案梯、移動置物架、檔案盒、裝訂用品等配備應當滿足工作需要。檔案庫房配備的檔案裝具應當與檔案庫房樓面均布活荷載標準值相匹配。庫房采用密集架的，樓面均布活荷載標準值不應小于8kN/m?或按檔案裝載情況相應增加。

　　第十九條 檔案庫房應當配備溫濕度監(jiān)測調控系統(tǒng)，安裝漏水報警設備。檔案庫房不得使用電阻絲加熱、電熱油汀及以水、汽為熱媒的采暖系統(tǒng)。保存重要檔案或具備條件的，應當安裝恒溫恒濕設備，必要時可配備通風換氣、空氣凈化設備。

　　第二十條 檔案庫房應當配備消防系統(tǒng)。根據(jù)檔案重要程度和載體類型的不同，可以選擇采用潔凈氣體、惰性氣體或高壓細水霧滅火設備。檔案庫房應當安裝甲級防火門，配備火災自動報警設備。

　　第二十一條 檔案庫房應當安裝全封閉防盜門窗、遮光阻燃窗簾、防護欄等防護設施，可以選擇設置智能門禁識別、紅外報警、視頻監(jiān)控、出入口控制、電子巡查等安全防范系統(tǒng)。整理用房、閱覽用房、檔案數(shù)字化用房應當設置視頻監(jiān)控設備。

　　第二十二條 機關應當按照檔案信息化要求，建設或配備能夠滿足庫房現(xiàn)代化管理、檔案數(shù)字化、電子文件及電子檔案管理需求的基礎設施設備。智能庫房管理基礎設施設備應當滿足溫濕度調控、漏水監(jiān)測、消防報警、安全防范、視頻監(jiān)控等系統(tǒng)集成管理以及其他智能管理需要。檔案數(shù)字化、電子文件及電子檔案管理基礎設施設備應當符合本規(guī)定第五章要求�？h級或形成檔案數(shù)量較少的機關按照本規(guī)定第十九條至第二十二條配備基礎設施設備的，應當滿足溫濕度調控、消防、安防和信息化工作的基本需求。

公司檔案管理制度5

　　一、目的

　　為了規(guī)范公司人事檔案管理，加強檔案管理的完整性、真實性、及時性和保密性。同時為了維護人事檔案的完整，防止材料損壞，便于高效、有序的利用檔案資料，特制定本管理辦法。

　　二、適用范圍

　　適用于公司員工紙質檔案和電子檔案的管理工作。

　　三、職責

　　公司行政人事部門為本公司員工人事檔案的歸口管理部門。

　　四、原則

　　分類標準、歸檔及時、排列有序、層次清楚、整理規(guī)范。

　　五、檔案管理內容

　　1、員工入職檔案：個人簡歷、員工入職登記表、應聘人員登記表、面試記錄及待遇核定事項審批、筆試試題、身份證復印件、學歷學位證復印件、轉正及晉級表、離職證明、各類合同及協(xié)議。

　　2、員工培訓檔案：培訓通知、培訓總結報告或者考評結果、培訓審批表、員工外派培訓合同、外出培訓反饋表（證書原件）、員工培訓統(tǒng)計表。

　　3、績效管理檔案：將員工績效考核相關資料按月歸類整理。

　　4、員工離職檔案：員工離崗包括員工與公司解除（終止）勞動關系，死亡等情形。

　　六、程序

　　1、新員工報到后，收齊新入職員工的所有手續(xù)、證件、資料后，統(tǒng)一裝入新建的'檔案袋內，并在檔案袋封面左上方書寫上檔案袋編號、員工姓名、性別。將檔案資料以紙質檔案和電子檔案兩種載體保存，紙質檔案統(tǒng)一歸入每位員工的個人檔案袋，電子檔案以hr管理信息系統(tǒng)為平臺進行統(tǒng)一管理。員工人事檔案管理人員須忠于職守，嚴格遵守公司《員工保密管理制度》。

　　2、檔案建立：新員工經(jīng)考核合格，入職之日始，即建立個人人事檔案，起始檔案材料包括：一寸近期免冠照片、身份證和學歷職稱證件的復印件、個人簡歷、應聘擋案表、錄用審批表、員工個人檔案表、體檢報告、離職(失業(yè))證明等。

　　七、為保證員工檔案信息的及時性和準確性，以體現(xiàn)系統(tǒng)時效性強的優(yōu)點，及時更新、變化的資料進行系統(tǒng)錄入，

　　具體時限要求如下：

　　1、新員工入職、員工調動、任命、借用、離職信息自生成之日起二個工作日內錄入電子檔案，并進行紙質檔案歸檔；

　　2、組織機構變動、培訓管理、考核管理、獎懲管理信息自生成之日起七個個工作日內錄入，并進行紙質檔案歸檔；

　　3、社會保險、合同簽訂等信息自生成之日起七個工作日內錄入，并進行紙質檔案歸檔。

　　八、人事檔案借/調閱

　　1、調閱員工的人事檔案需填寫《檔案借/查閱申請表》并經(jīng)有效批準。

　　2、本部門員工的人事檔案調閱需經(jīng)部門主管批準。

　　3、部門主管有權調閱其他部門員工的人事檔案，但需行政人事部門主管審核，并報總經(jīng)理批準。

　　4、部門主管級別的人事檔案，總經(jīng)理有權調閱。

　　5、調閱檔案原則上在行政人事部門內部并在指定人員陪同下調閱。如需借出行政人事部門，需行政人事部門主管批準。借閱檔案的人員，對檔案應妥善保管，不得遺失、泄密和污損，不準抽換、折卷和轉換，不得復印，借出的檔案必須在2天內歸還。

　　6、所有調閱檔案，均需登記備案。

　　九、人事檔案歸屬

　　1、繼續(xù)受聘的員工檔案，作為其今后聘任聘用的依據(jù)；檔案分類編號存放，一個員工一個編號，防止重名重姓員工檔案交叉，制電子目錄，以便查閱。

　　2、離職員工的人事檔案每月清查，另外存檔，應在妥善保管一年以后銷毀。部門主管以上人員、關鍵崗位人員檔案應妥善保管三年以后銷毀。

公司檔案管理制度6

　　為了規(guī)范公司檔案管理工作，保證檔案的完整性及保密性，理順工作程序，明確工作職責，杜絕資料流失，特制定本制度。

　　一、檔案管理機構及其職責

　　1、公司檔案工作實行二級管理，一級管理是指公司綜合辦公室的統(tǒng)籌管理；二級管理是指各部門的檔案資料管理工作。

　　2、綜合辦公室檔案管理員負責公司所有檔案資料的統(tǒng)一收集管理，各科室負責人負責本部門檔案資料的使用管理。

　　3、檔案管理人員要嚴格執(zhí)行公司檔案管理規(guī)定，認真細致地做好檔案保管以及利用工作，充分發(fā)揮檔案資料的作用。

　　4、綜合辦公室檔案管理員有責任對二級檔案管理工作進行監(jiān)督和指導，每年對二級檔案管理進行一次檢查驗收。

　　二、歸檔制度

　　1、凡是反映公司戰(zhàn)略發(fā)展、生產(chǎn)經(jīng)營、企業(yè)管理及工程建設等活動，具有查考利用價值的文件資料均屬歸檔范圍。

　　2、凡屬歸檔范圍的文件資料，均由公司集中統(tǒng)一管理，任何個人不得擅自留存。

　　3、歸檔的文件資料，原則上必須是原件，原件用于報批不能歸檔或相關部門保留的，綜合部保存復印件。

　　4、凡公司業(yè)務活動中收到的文件、函件承辦后均要及時歸檔；以公司名義發(fā)出的文件、函件要留底稿及正文備查。

　　5、所有科室的業(yè)務活動方面的資料，應將相關資料的復印件報綜合辦公室備案。

　　6、由公司對外簽訂的合同，至少應保留一份原件，交由綜合管理部保存。

　　7、在歸檔范圍內的其他資料，由經(jīng)辦人整理后連同有關資料移交綜合辦公室。部門需要使用的可復印或復制，歸檔范圍外的由各部門自行保管。

　　三、檔案保管制度

　　1、公司綜合辦公室設存放檔案的'專門檔案柜，各部門應根據(jù)保存檔案數(shù)量，設置存放檔案的箱柜，并具備防火、防潮、防蟲等安全條件。

　　2、歸檔資料要進行登記，編制歸檔目錄。

　　3、檔案管理員要科學地編制分類法，根據(jù)分類法，編制分類目錄；根據(jù)需要編制專題目錄，完善檢索工具，以便于查找。

　　4、檔案要分類，保管要有條理，主次分明，存放科學。

　　5、檔案管理人員要熟悉所管理的檔案資料，了解利用者的需求，掌握利用規(guī)律。

　　6、根據(jù)有關規(guī)定及公司實際情況，確定檔案保存期限，每年年終據(jù)此進行整理、剔除。

　　7、經(jīng)確定需銷毀的檔案，由檔案管理員編造銷毀清冊，經(jīng)公司領導及有關人員會審批準后銷毀。銷毀的檔案清單由檔案員永久保存。

　　8、嚴格遵守檔案安全保密制度，做好檔案流失的防護工作。

　　9、凡公司工作人員調離崗位前必須做好資料移交工作，方可辦理調動手續(xù)。

　　三、檔案借閱制度

　　1、檔案屬于公司機密，未經(jīng)許可不得外借、外傳。外單位人員未經(jīng)公司領導批準不得借閱。

　　2、借閱檔案資料，須經(jīng)檔案保管部門負責人批準。閱檔必須在辦公室指定的地方，不得攜帶外出。需要借出檔案的，須經(jīng)公司領導批準。

　　3、借閱檔案，必須履行登記、簽收手續(xù)。

　　4、借閱檔案資料者必須妥善保管檔案資料，不得任意轉借或復印、不得拆封、損污文件，歸還時保證檔案材料完整無損，否則，追究當事人責任。

　　5、借出檔案材料，因保管不慎丟失時，要及時追查，并報告主管部門及時處理。

　　6、重要檔案、機密檔案不得借閱，必須借閱的要經(jīng)分管副經(jīng)理同意，必須外借的，由經(jīng)理審批。

　　四、二級檔案應根據(jù)資料的性質和部門需要，每三年移交一次，資料原件交綜合管理部統(tǒng)一保存。

公司檔案管理制度7

　　建筑分公司合同檔案管理員崗位責任

　　一、遵守國家《建筑法》、《合同法》、《招標投標法》等法律法規(guī)。認真學習貫徹公司質量、環(huán)境、職業(yè)健康安全管理體系文件,協(xié)助本部門領導搞好貫標工作。

　　二、建立健全建設工程合同臺帳,運用微機實現(xiàn)建設工程合同動態(tài)管理。分析匯總各時期合同簽訂及經(jīng)濟指標完成情況,為領導及相關部門提供及時、準確、真實的數(shù)據(jù)信息。

　　三、按照建設工程投標評審程序做好建設工程《合同評審記錄》及《合同會簽》,及時發(fā)送建設工程合同文本到相關部門,并做好發(fā)送登記。完成每年度合同文本的裝訂、立卷、歸檔,做到建設工程合同臺帳與文本檔案相統(tǒng)一,完備、整潔、規(guī)范。

　　四、建立分包合同及各類經(jīng)濟合同臺帳,整理備案分包合同及各類經(jīng)濟合同文本。

　　五、嚴格保守企業(yè)經(jīng)濟機密。

　　六、完成領導交辦的'其它工作。

公司檔案管理制度8

　　第一條 范圍及職責

　　1、公司的各類規(guī)劃、年度計劃、統(tǒng)計資料、財務審計資料、員工工資資料、經(jīng)營狀況資料、人事檔案資料、宣傳策劃資料及公司各類公文,有參考價值的文件,均列入檔案管理范圍。

　　2、各部門需存檔的資料:

　　2.1 財務部:各類財務報表、記帳憑證、帳冊、部門崗位職責等;

　　2.2 人事行政部:各類重要文件及人事、勞資、行政、物資管理資料;

　　2.3 策劃部:各類營銷活動方案、策劃思路、平面設計廣告、相關媒體資料;

　　2.4 信息部:部門管理制度、網(wǎng)絡建設實施方案、內部信息管理系統(tǒng)方案、配送中心設計方案等;

　　2.5 商場

　　2.6 招商部:

　　2.7 學校:學校章程及各類學員、教師管理制度等。

　　3、各部門須設兼職檔案管理員負責本部門檔案管理工作,明確責任,保證原始資料及單據(jù)的齊全完整及秘密檔案的'安全性。

　　4、各部門資料建檔、歸檔,應按資料類別、性質、檔案管理要求分檔歸存并接受人事行政部隨時抽查。

　　5、各部門檔案管理員須定期(每月5日前)將部門資料歸檔情況上報人事行政部,人事行政部專人定期(每月)整理公司文檔歸存情況,制作報表上報主管領導,對于公司各部門重要機密資料,將由人事行政部專人復制、收集后統(tǒng)一管理。

　　第二條 借閱

　　1、公司各部門主管級以上干部需查閱部門檔案資料,可直接由檔案管理員登記、辦理查閱手續(xù)。其他人員須報分管領導批準后方可辦理查閱手續(xù)。

　　2、除決策層領導外,公司各級員工需借閱公司檔案、資料,須報分管領導批準后方可辦理借閱手續(xù)。

　　3、借閱檔案,嚴禁隨意涂改、翻抄、轉借、遺失;如因工作需要摘錄或復制,須報分管領導批準。

　　4、檔案借閱人須在規(guī)定時間內歸還檔案。

　　第三條 銷毀

　　1、任何部門、個人未經(jīng)公司許可,不得銷毀公司檔案資料。

　　2、若按規(guī)定需銷毀文件,凡屬密級的重要資料須呈總經(jīng)理批準后方可銷毀;一般性文件資料,須經(jīng)部門領導批準。

　　3、凡經(jīng)批準銷毀的檔案資料,銷毀前須由經(jīng)辦人、監(jiān)銷人共同對所銷文檔資料進行清理、登記,并將登記表定期(每月)交人事行政部歸存;經(jīng)辦人、監(jiān)銷人應保證所要求銷毀的文件、資料全部銷毀、無遺失、漏銷。

　　第四條 其它

　　1、本制度由人事行政部制定,經(jīng)總經(jīng)理批準后執(zhí)行。

　　2、本制度的解答權歸人事行政部。

公司檔案管理制度9

　　為使公司重要的文件資料保存完整保密和使用方便，特制訂本制度。

　　一、檔案的分類：

　　1、一般保密文件：公司的規(guī)劃文件、會議記錄、會議紀要、決議、決定、委任書、協(xié)議書、合同書、項目方案、公司注冊文件、通知、通告、來往信函、與公司有關的政府文件法律文件等。

　　2、專業(yè)技術文件：專業(yè)技術圖紙、說明書、資料、文件、書籍、軟件。

　　3、機密文件：上述專業(yè)技術文件以及年度計劃、統(tǒng)計文件、財務憑證、財務報表、審計文件、經(jīng)營情況、勞動工資和人事檔案等。

　　4、公司對外簽訂的重要合約，須交一份給總公司備案。

　　5、有關公司發(fā)展的圖片、錄像、實物等，均屬檔案保管范圍。

　　6、除有特別規(guī)定外，檔案資料由行政部負責管理。

　　二、存檔：

　　1、合同按照《合同管理規(guī)定》由指定人保管，其他檔案由行政部指定專人保管。

　　2、檔案管理員須按照第一條的分類情況，將文件資料分類存檔保管。

　�。�1）如存檔文件資料為傳真件時，必須復印一份存檔。

　　（2）凡涉及經(jīng)濟利益的來往函件、政府文件等資料，原則上應長期保存；其他文件視其價值確定保存期限。

　�。�3）檔案的歸檔要及時，除特殊情況外，要求一項工作結束后存檔。歸檔文件應保證其齊全完整，如有短缺應立即追查歸入；文檔的處理手續(xù)要完備，如有遺漏立即補辦。

　�。�4）文件的電腦存檔。

　�。�5）公司發(fā)出的文檔都要在電腦中保留副本，并按文本文件歸檔方式命名保存。

　�。�6）電腦文檔信息要按年度進行存盤處理，將重要的信息資料轉存軟盤或光盤，并存放于磁盤盒內妥善保管。

　　三、借閱：

　　1、部門主管及以上人員可直接借閱一般性檔案資料，如借閱機密資料，須經(jīng)經(jīng)理批準。

　　2、其他員工借閱與本職工作有關的資料時，可直接借閱；如借閱與本職工作無關的檔案資料或機密資料，須經(jīng)本部門主管和行政部主管同意，必要時，需請主管副經(jīng)理批準。

　　3、借閱時，原則上只允許在公司內使用，并辦理借閱手續(xù)，當天借閱當天歸還；機密文件和絕版文件只能在存檔處查閱，不予借出；如特殊情況確需借出時，須由經(jīng)理簽字后方能借閱。

　　4、借閱的'資料必須妥善保管，不得涂改及私自復印。如確需復制，一般資料，須經(jīng)部門主管批準；機密資料，須經(jīng)公司經(jīng)理批準。

　　5、機密資料，必須注意保密，不得隨意擺放；如因個人原因致使機密文件丟失或泄露機密的，其后果由責任人承擔，必要時公司將采取法律手段保護公司的利益。

　　四、專業(yè)技術資料的管理

　　1、專業(yè)技術資料除另有規(guī)定外，公司指定技術部門專人管理。

　　2、屬于工作需要而發(fā)給有關部門的技術文件資料，在領用時必須辦理登記手續(xù)，實行“誰領用誰保管誰負責”的管理原則。管理人員每月負責將已發(fā)放文件資料的情況書面通知行政部。

　　3、長期領用的文件資料，責任人必須妥善保管，不使用時要及時歸還。同時，技術部門的'文檔管理人員必須每季度末對借入的文件資料進行一次核對。如發(fā)現(xiàn)有丟失，必須書面通知行政部，并上報公司經(jīng)理辦公室。原則上因丟失文件而影響公司正常工作的，視情況扣罰￥200元及以上，具體處理結果由公司經(jīng)理視其造成的影響酌情處理。

　　五、文檔的銷毀

　　1、除物業(yè)公司經(jīng)理外，任何人無權私自銷毀公司任何檔案資料。

　　2、每年底清理檔案后應將沒有保存價值的文件銷毀，銷毀時應先報請公司經(jīng)理批準，登記留底并抄送一份給總公司辦公室后方能銷毀；銷毀時，應焚燒或使用碎紙機，不得隨意丟放。

　　3、經(jīng)批準銷毀的檔案資料，檔案管理人員應編制銷毀清單，經(jīng)主管副經(jīng)理簽字后，由專人負責辦理。銷毀清單應作為檔案資料長期保存。

　　六、檔案立卷

　　每年年底清理公司所有文檔，將已經(jīng)辦理完畢具有保存價值的文檔組合成案卷；立案時應編制卷內文件的順序號、文件號、責任人、題名日期、頁號等，并附立卷登記表一份。

　　七、附則

　　1、員工離職時，必須將所領借文檔資料全部歸還，由相關管理人員簽字接收。如有丟失，則按7、3條的規(guī)定扣罰責任人。

　　2、檔案資料轉移時，必須報請主管副經(jīng)理以上批準，并辦理交接手續(xù)。

　　3、凡違反本規(guī)定的，除已有規(guī)定外，每次給予￥50元以上的罰款。情節(jié)嚴重者，加重處罰。

　　4、隨時接受總公司檔案管理負責人員對我公司檔案管理工作的檢查。

公司檔案管理制度10

　　一、總則

　　1、為加強本公司檔案工作,充分發(fā)揮檔案作用,全面提高檔案管理水平,有效地保護及利用檔案,為公司發(fā)展服務,特制定本制度。

　　2、公司檔案,是指公司從事經(jīng)營、管理以及其他各項活動直接形成的對公司有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。公司檔案分為受控檔案和非受控檔案。

　　3、公文承辦部門或承辦人員應保證經(jīng)辦文件的系統(tǒng)完整(公文上的各種附件一律不準抽存)。結案后及時歸檔。工作變動或因故離職時應將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚,不得擅自帶走或銷毀。

　　二、文件材料的收集管理

　　1、公司指定專人負責文件材料的管理。

　　2、文件材料的收集由各部門或經(jīng)辦人員負責整理,交總經(jīng)理審閱后歸檔。

　　3、一項工作由幾個部門參與辦理的,在工作中形成的文件材料,由主辦部門或人員收集,交行政部備案。會議文件由行政部收集。

　　三、歸檔范圍

　　1、重要的`會議材料,包括會議的通知、報告、決議、總結、典型發(fā)言、會議記錄等。

　　2、本公司對外的正式發(fā)文與有關單位來往的文書。

　　3、本公司的各種工作計劃、總結、報告、請示、批復、會議記錄、統(tǒng)計報表及簡報。

　　4、本公司與有關單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料。

　　5、本公司職工勞動、工資、福利方面的文件材料。

　　6、本公司的事記及映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。

　　四、歸檔要求

　　1、檔案質量總的要求是:遵循文件的形成規(guī)律和特點,保持文件之間的有機聯(lián)系,區(qū)別不同的價值,便于保管和利用。

　　2、歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應齊全完整。

　　3、在歸檔的文件材料中,應將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復、轉發(fā)文件與原件,分別立在一起,不得分開,文電應合一歸檔。

　　4、不同年度的文件一般不得放在一起立卷;跨年度的總結放在針對的最后一年立卷;跨年度的.會議文件放在會議開幕年。

　　5、檔案文件材料應區(qū)別不同情況進行排列,密不可分的文件材料應依序排列在一起,即批復在前,請示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;其它文件材料依其形成規(guī)律或特點,應保持文件之間的密切聯(lián)系并進行系統(tǒng)的排列。

　　6、案卷封面,應逐項按規(guī)定用鋼筆書寫,字跡要工整、清晰。

　　五、檔案管理人員職責

　　1、按照有關規(guī)定做好文件材料的收集、整理、分類、歸檔等工作。

　　2、按照歸檔范圍、要求,將文件材料按時歸檔。

　　3、工作人員應當遵紀守法、忠于職守,努力維護公司檔案的完整與安全。

　　六、檔案的利用

　　1、公司檔案只有公司內部人員可以借閱,借閱者都要填寫《借閱單》,報主管人員批準后,方可借閱,其中非受控文檔的借閱要由部門經(jīng)理簽字批準,受控文檔的借閱要由總經(jīng)理簽字批準。

　　2、檔案借閱的最長期限為兩周;對借出檔案,檔案管理人員要定期催還,發(fā)現(xiàn)損壞、丟失或逾期未還,應寫出書面報告,報總經(jīng)理處理。

　　3、必須嚴格保密,不準泄露檔案材料內容,如發(fā)現(xiàn)遺失必須及時匯報,追求責任。

　　4、不準拆卷及任意抽、換卷內文件或剪貼涂改其字句等;不得任意摘抄或復制案卷內容,如確有需要,必須經(jīng)領導批準才能摘抄或復制。

　　5、必須愛護檔案,保持整潔,不準在檔案材料中寫字、劃線或作記號等。

　　6、不準轉借,必須專人專用。

　　7、用畢按時歸還,如需延長借閱時間,必須通知檔案管理人員另行辦理續(xù)借手續(xù)。

　　七、本制度即日起開始執(zhí)行。

　　2、物業(yè)公司檔案管理規(guī)章制度

　　1.客戶檔案的管理工作由客務部負責。

　　2.客戶資料按單元號一戶一檔建立，按樓層統(tǒng)一存放在客戶檔案文件柜內。

　　3.每個客戶檔案內由入住資料、二裝資料、往來函和房門鎖、電話、車位、水牌、客戶加班等申請單等組成，退租客戶的資料須及時裝訂另存。

　　4.每個客戶檔案均按日期順序排列，將最新的文件擺在最前面。

　　5.客戶檔案的標牌須與檔案內現(xiàn)客戶的公司名稱吻合。

　　6.客務部每年整理一次退租客戶檔案，對已裝訂好的退租客戶資料打印目錄后按樓層裝入文件盒內存放。

　　7.客戶檔案查閱可向客務主管借出，經(jīng)客務部經(jīng)理批準后在客務部辦公室閱覽。

　　8.原始客戶檔案一般不可修改，客務部工作檔案需經(jīng)客務部經(jīng)理同意方可修改。

　　9.客務部檔案應積極推行計算機管理，由客務主管設置客戶檔案管理系統(tǒng)，將客戶各類資料、各單元房屋使用情況等輸入計算機中，進行資料分析、整理和信息傳遞。

公司檔案管理制度11

　　為規(guī)范和加強公司安全生產(chǎn)檔案（臺賬）、記錄管理工作，確保各項安全生產(chǎn)檔案（臺賬）的準確和完善，通過安全生產(chǎn)檔案（臺賬）的記錄、整理和歸檔，不斷增強安全管理工作的針對性、系統(tǒng)性和可追溯性、閉合性，提高公司安全生產(chǎn)監(jiān)督管理水平，結合公司實際，特制定本制度。

　　本制度適用于公司安全生產(chǎn)檔案（臺賬）、記錄管理工作。

　　3.1安全生產(chǎn)檔案（臺賬）：是指各部門、項目部全生產(chǎn)管理過程中形成的具有保存價值的各種文件資料、圖像、聲像、電子等不同形式的歷史記錄。

　　3.2 數(shù)據(jù)電文：是指以電子、光學、磁或者類似手段生成、發(fā)送、接收和儲存的信息。

　　5.1 公司安全管理部負責公司安全生產(chǎn)檔案（臺賬）的綜合管理工作，對各項目部、各部門安全生產(chǎn)的檔案管理工作進行監(jiān)督、檢查。負責根據(jù)公司的相關規(guī)定擬定公司安全記錄歸檔和保管、使用、統(tǒng)計等相關規(guī)章制度。負責公司各類安全生產(chǎn)記錄的分類、編號和備案工作。

　　5.2各部門分別負責本部門職責范圍內的安全生產(chǎn)檔案（臺賬）管理工作。統(tǒng)一使用公司制定的格式進行安全生產(chǎn)記錄。

　　5.3各項目部負責本項目部安全生產(chǎn)檔案、記錄管理，填寫、收集、整理、保管、利用本項目部在安全生產(chǎn)管理活動中形成的各類記錄。

　　5.4各項目部的安全生產(chǎn)管理部門及各職能部門按照本單位的《安全生產(chǎn)管理體系文件》及相關制度履行相應職責。

　　6.1.1.1安全生產(chǎn)委員會或安全生產(chǎn)領導小組人員名單及變動記錄。

　　6.1.1.2安全生產(chǎn)組織機構、安全生產(chǎn)管理網(wǎng)絡圖等。

　　6.1.1.3安全生產(chǎn)責任制度、安全生產(chǎn)管理制度（云南省安全生產(chǎn)條例規(guī)定的11項制度必須建檔）等文件。

　　6.1.1.4與工種崗位和設備工具相對應的安全操作規(guī)程和使用規(guī)程。

　　6.1.1.5上級有關安全生產(chǎn)監(jiān)督管理部門制定和下發(fā)的制度性文件、通知、通報等。

　　6.1.1.6安全管理人員花名冊、相關人員證書（含三類人員證書、注冊安全工程師等相關資格證書）。

　　6.1.1.7年度安全生產(chǎn)工作總結和計劃、階段性專項安全生產(chǎn)工作總結。

　　6.1.1.8安全生產(chǎn)責任書、安全生產(chǎn)責任目標分解、執(zhí)行、考核記錄。

　　6.1.2 安全生產(chǎn)教育培訓臺賬包括以下方面內容：

　　6.1.2.1安全宣傳教育培訓計劃（含特種作業(yè)人員教育）、學習、活動資料；

　　6.1.2.5危險化學品管理人員花名冊及相關身份證明、資格證書；

　　6.1.3.2根據(jù)安全生產(chǎn)工作需要，臨時組織的各類會議，包括傳達貫徹上級文件，收看收聽電視電話會議通知、記錄、紀要等；

　　6.1.4.1重大危險源的檢測、評估、監(jiān)控報告或記錄；

　　6.1.4.2針對重大危險源制定的應急預案，包括危險性分析、可能發(fā)生的事故特征、應急組織機構與職責、預防措施、應急處置程序、應急培訓和應急保障等內容；

　　6.1.4.3重大危險源監(jiān)督管理：名稱、負責人、地點（部門）、聯(lián)系人、聯(lián)系方式；

　　6.1.5.1職業(yè)健康目標管理和責任制，單位負責人及管理人員職業(yè)衛(wèi)生培訓證明（復印件）；

　　6.1.5.2職業(yè)健康管理制度，職業(yè)病防治法律、法規(guī)、規(guī)范、標準、文件；

　　6.1.5.3年度職業(yè)健康計劃和實施方案，個人防護用品發(fā)放（使用）記錄，職業(yè)健康宣傳教育培訓記錄（培訓計劃、培訓考核記錄、宣傳圖片、紙質和攝像資料）等；

　　6.1.5.4用人單位職業(yè)監(jiān)護檔案，職工個人職業(yè)健康監(jiān)護檔案，接觸職業(yè)危害人員登記表及體檢記錄（上崗前、在崗、離崗時的職業(yè)健康檢查表），職業(yè)病人登記表，職業(yè)病人診斷證明等；（如果有）

　　6.1.6.1相關方單位資質及簽訂的安全協(xié)議（合同）、安全告知等；

　　6.1.6.2相關方特種作業(yè)人員資質證明（復印件）；

　　6.1.6.3外用工、外包工等外來務工人員的教育記錄；

　　6.1.7.1專業(yè)安全檢查、季節(jié)性檢查、重大節(jié)假日安全檢查記錄及考核記錄（或安全檢查表）；

　　6.1.7.2專項安全檢查及考核記錄（或安全檢查表）；

　　6.1.7.3日常、綜合性安全檢查及考核記錄（或安全檢查表）；

　　6.1.7.4隱患檢查記錄、隱患排查治理（計劃）登記表；

　　6.1.7.6重大事故隱患治理方案，包括以下內容：安全事故隱患的類別、所屬工藝、地點、影響范圍及程度、治理的目標和任務、采取的方法及措施、經(jīng)費和物資的落實、負責治理的責任人和部門（或單位）、治理的時限和要求、安全措施和應急預案、本單位專業(yè)技術人員（或專家）對重大事故隱患治理情況的評估報告；

　　6.1.7.7其它與安全檢查、隱患排查工作有關的記錄。

　　6.1.9 生產(chǎn)安全事故管理檔案包括以下方面內容：

　　6.1.9.5按事故處理“四不放過”原則，進行處理的相關記錄。

　　6.1.10.2安全工作費用投入過程中相關票據(jù)復印件等。

　　6.1.11《安全生產(chǎn)、職業(yè)健康及消防工作責任書》規(guī)定的其它臺賬。

　　6.1.12法律法規(guī)規(guī)定的其他需要記錄、建立臺賬的內容。能夠證明安全生產(chǎn)過程管理的其他記錄資料等。

　　6.2.1安全生產(chǎn)檔案（臺賬）紙質文件材料應齊全完整，字跡清晰，日期明確，簽認手續(xù)完備；

　　6.2.2各項目部要求確定專人負責安全生產(chǎn)檔案（臺賬）的`記錄、收集和整理；

　　6.2.3各項目部安全生產(chǎn)檔案（臺賬）應分類存檔，按時間順序（以年度為界），每年年終將安全生產(chǎn)檔案（臺賬）裝訂成冊；

　　6.2.4檔案（臺賬）以數(shù)據(jù)電文形式存在的，應當符合《中華人民共和國電子簽名法》（20xx年修正）的相關要求。

　　6.3.1各部門、各項目部記錄管理人負責收集、整理、保存本單位、本部門的安全生產(chǎn)記錄（記錄管理人由單位、各部門根據(jù)崗位職責進行確定），填寫“在檔記錄清單”；

　　6.3.2記錄的填寫要及時、真實、內容完整、字跡清晰，不得隨意涂改；如因某種原因不能填寫的項目，應說明理由，并將該項用雙斜杠劃去；

　　6.3.3各相關欄目負責人簽名不允許空白。如因筆誤或計算錯誤要修改原記錄，應采用雙斜杠劃去原記錄，在其上方寫上更正后的記錄，加蓋或簽上更正人的印章或姓名及更正日期；

　　6.3.4記錄填寫應與運行活動同步進行，不得后補或編造。

　　6.5.1各部門負責本部門的運行記錄的發(fā)放；記錄發(fā)放范圍僅限公司范圍內；記錄發(fā)放部門應填“發(fā)文記錄”，記錄的接收部門應填“收文記錄”。

　　6.5.2記錄表格需經(jīng)部門負責人同意后，方可使用或復制，并由各部相關部門記錄管理人負責登記發(fā)放。

　　6.5.3各部門的記錄需借閱或復制者要經(jīng)相應部門負責人批推，由各部門相關記錄管理人登記備案。

　　6.6.1記錄如超過保存期限或其他特殊情況需要銷毀時，由各相關部門記錄管理人填寫《文件銷毀申請單》，交部門負責人審核，經(jīng)安全管理部確認，由記錄使用部門標記過期或執(zhí)行銷毀。同時在“在檔記錄清單”上注明銷毀的項目、方式、數(shù)量等信息。

　　6.6.2對于保存期限內需向其他移交或提供的運行記錄，除應在“記錄清單” 上注明移交或提供記錄項目、數(shù)量等信息外，還應填寫“文件移交清單”接收移置運行記錄的部門應在“運行記錄移置清單”上簽字確認。

　　6.7.1各部門、各項目部需指定記錄管理員，記錄管理員必須把單位所有記錄分類，依據(jù)記錄的類型整理、標識，便于查閱并可追溯相關活動。

　　6.7.2記錄應存放于通風、干燥的地方，所有記錄保持清潔，字跡清晰。不得丟失或破壞、防止泄密。

　　6.7.3文書檔案保管期限按照公司相關文件管理規(guī)定或《國家檔案局關于機關檔案保管期限的規(guī)定》要求的《文書檔案保管期限表》執(zhí)行。

　　7.1公司安委辦對各項目部安全生產(chǎn)檔案（臺賬）的建立情況，定期進行監(jiān)督、檢查，檢查時間為每年度至少一次。

　　7.2按照公司《安全生產(chǎn)、職業(yè)健康及消防工作責任書》涉及安全生產(chǎn)檔案、臺賬、記錄管理工作的內容進行檢查考核。

公司檔案管理制度12

　　第一條

　　管理部門1.文書結案后，原稿由各文書管理部門歸檔，經(jīng)辦部門視實際需要留存影本。如為特殊案件因業(yè)務處理需要，原稿須由經(jīng)辦部門保管者，應經(jīng)文書管理部門主管同意后妥為保存，文書管理部門以影本歸檔，原稿用畢后仍應送文書管理部門歸檔并換回影本。2.各公司檔卷分類目錄及編號原則，由各公司總經(jīng)理室或事業(yè)部經(jīng)理室統(tǒng)一制定管理;總管理處各部、室、中心則由各部門自行編定報送總管理處總經(jīng)理室。

　　第二條

　　文件點收文件結案移送歸檔時，依如下原則點收：1.檢查文件的本文及附件是否完整，如有短少，應即追查歸入。2.文件如經(jīng)抽存者，應有管理部門主管的簽認。3.文件的處理手續(xù)是否完備，如有遺漏，應即退回經(jīng)辦部門補辦。4.與本案無關的文件或不應隨案歸檔的文件，應即退回經(jīng)辦部門。5.有價證券或其他貴重物品，應退回經(jīng)辦部門，經(jīng)辦部門應送指定保管部門簽收后，文件送歸檔。

　　第三條

　　文件整理點收文件后，應依下列方式整理：1.中文直寫文件以右方裝訂為原則，中文橫寫或外文文件則以左方裝訂為原則。

　　2.右方裝訂文件及其附件均應對準右上角，左方裝訂則對準左上角理齊釘牢。3.文件如有皺折、破損、參差不齊等情形，應先整補，裁切折疊，使其整齊劃一。

　　第四條

　　檔案分類1.檔案分類應視案件內容、部門組織、業(yè)務項目等因素，按部門、大類、小類三級分類。先以部門別區(qū)分，部門別之后依案件性質分為若干大類，再在同類中依序分為若干小類。

　　2.檔案分類應力求切合實用。倘因案件較多，前款三級不敷應用時得于第三級之后另增第四級“細類”。如案件不多，亦可僅使用“部門”及“大類”或“小類”二級。3.同一“小類”(或細類)之案件以裝訂于一檔夾為原則，如案件較多，一個檔夾不敷使用時，得分為兩個以上的檔夾裝訂，并于小類(或細類)之后增設“卷次”編號，以便查考。4.每一檔夾封面內頁應設“目次表”，案件歸檔時依序編號、登錄，并以每一案一個“目次”編號為原則。5.檔號之表示方式如下A1A2——B1B2C1C2D1——E1E2A1A2為經(jīng)辦部門代號，B1B2為大類號，C1C2為小類號。D1為檔卷卷次，E1E2為檔案目次。

　　第五條

　　檔案名稱及編號1.檔案各級分類應賦予一名稱，其名稱應簡明扼要，以能充分表示檔案內容性質為原則，且有一定范疇，不宜籠統(tǒng)含混。2.各級分類、卷次及目次的編號，均以十進阿拉伯數(shù)字表示;其位數(shù)使用視案件多寡及增長情形而斟酌決定。3.檔案分類各級名稱經(jīng)確定后，應編制“檔案分類編號表”，即將所有分類各級名稱及其代表數(shù)字編號，用一定順序依次排列，以便查閱。4.檔案分類各級編號內應預留若干空檔，以備將來組織擴大或業(yè)務增繁時，隨時增補之用。5.檔案分類各級名稱及其代表數(shù)字一經(jīng)確定，不宜任意修改，如確有修改必要，應事先審慎研議，并擬具新舊檔案分類編號對照表，以免混淆。

　　第六條

　　檔號編定1.案件如系新案，應就“檔案分類編號表”，查明該案件所屬類別及其卷次、目次順序編列檔號。2.案件如可歸屬前案，應查明前案之檔號予以同號編列。3.檔號以一案一號為原則，遇有一案件敘述數(shù)事或一案歸入多類者，應先確定其主要類別，編列檔號。4.檔號應自左而右編列，右方裝訂的案件，應將檔號填寫于案件首頁的左上角;左方裝訂者則填寫于右上角。

　　第七條

　　歸檔與檔案清理1.歸檔文件，應依目次號順序以活頁方式裝訂于相關類別的檔夾內，并視實際需要使用“見出紙”注明目次號碼，以便翻閱。2.檔夾的'背脊應標明檔夾內所含案件的分類編號及名稱，以便查檔。

　　第八條

　　保存期限文件保存期限除政府有關法令或本企業(yè)其他規(guī)章特定者外，依下列規(guī)定辦理：1.永久保存：(1)公司章程;(2)股東名簿;(3)組織規(guī)程及辦事細則;(4)董事會及股東會紀錄;(5)財務報表;(6)政府機關核準文件;(7)不動產(chǎn)所有權狀及其他債權憑證;(8)工程設計圖;(9)其他經(jīng)核定須永久保存的文書。2.10年保存：(1)預算、決算書類;(2)會計憑證;(3)事業(yè)計劃資料;(4)其他經(jīng)核定須保存10年的文書。3.5年保存：(1)期滿或解除之合約;(2)其他經(jīng)核定保存5年的文書。4.1年保存：結案后無長期保存必要者。5.規(guī)章由規(guī)章管理部門永久保存，使用部門視其有效期間予以保存。

　　第九條

　　檔卷清理1.管檔人員應隨時拂拭檔案架，維護檔案清潔，以防蟲蛀腐朽。每年年度更換時，依規(guī)定清理一次，已屆保存期限者，得予銷毀，銷毀前應造冊呈總經(jīng)理核準，必要時向主管官署報備，并于目錄表之附注欄內注明銷毀日期。2.保管期限屆滿的文件中，部分經(jīng)核定仍有保存參考價值者，管檔人員應將“收(發(fā))文登記單”第五聯(lián)附注在其保留文件上，并在第五聯(lián)上注明部分銷毀之日期。

　　第十條

　　調卷程序1.各部門經(jīng)辦人員因業(yè)務需要需調閱檔案時，應填具“調卷單”經(jīng)其部門主管(科長以上)核準后持向管檔人員調閱。2.管檔人員接到“調卷單”經(jīng)核查后，取出該項檔案，并于“調卷單”上填注借出日期后，將檔案交與調卷人員�！罢{卷單”則依預定歸還日期之先后整理，以備稽催。3.于檔案室當場借閱者，免填“調卷單”。4.檔案歸還時，經(jīng)管檔人員核查無誤并于“調卷單”填注歸還日期及簽章確認后，檔案即行歸入檔夾。“調卷單”由管檔人員留存?zhèn)洳椤?/p>

　　第十一條

　　調卷管理1.“調卷單”以一單一案為原則，借閱時間最長以一周為限，如有特殊情形欲延長調閱期限時，應按調閱程序重新辦理。2.調卷人員對于所調案件，不得抽換增損，如有拆開必要時，亦須報明原因，請管檔人員負責處理。3.調卷人員調閱檔案，應于規(guī)定期限內歸還，如有其他人員調閱同一檔案時，應經(jīng)調卷變更登記，不得私自授受。4.調閱案件限與經(jīng)辦業(yè)務有關者，如調閱與經(jīng)辦業(yè)務無關之案件，應經(jīng)文書管理部門主管同意。

公司檔案管理制度13

　　1目的

　　規(guī)范分公司檔案資料的管理工作。

　　2適用范圍

　　適用于分公司所有檔案資料的管理工作。

　　3職責

　　3.1行政部負責分公司的文件、資料的打印、歸類、發(fā)放及登記工作,并保存分公司在管理服務活動中形成的各類檔案。

　　3.2各部門負責管理本部門在管理服務活動中形成的各類檔案。

　　3.3分公司總經(jīng)理負責上報分公司文件、對外公開文件的發(fā)放審批工作。

　　3.4分公司總經(jīng)理負責審批已過保存期檔案資料的.銷毀工作。

　　4實施程序

　　4.1歸檔保存的文件

　　4.1.1分公司在管理服務或公務活動中形成的工作計劃、外來文件、報告、質量記錄及與工作有關的圖表、統(tǒng)計資料等。

　　4.1.2在工作中形成的圖紙、操作說明書等技術檔案。

　　4.1.3在專門業(yè)務活動中形成的各種檔案,如:會議紀要、聲像檔案、工作記錄等專項檔案。

　　4.2文件、資料歸檔的要求。

　　4.2.1歸檔的文件資料必須字跡清楚工整,紙張及文件格式符合國家標準。

　　4.2.2歸檔的文件材料要完整齊全。

　　4.2.3每類建設工程竣工必須有兼職資料檔案管理員參加,對其文件材料(含有關圖紙等)完整性、準確性、系統(tǒng)性進行鑒定和驗收。

　　4.2.4保持歸檔文件材料之間的歷史聯(lián)系,并進行科學分類、立卷和編號。

　　4.2.5案卷題名應確切反映卷內文件內容,并區(qū)分保管期限。

　　4.3檔案資料的保管。

　　4.3.1所有檔案資料均由資料管理員管理。

　　4.3.2存放檔案必須有專用柜架,在排列上架時,應按照類別和保管部門的次序,自左向右,自上而下地排列,以便于管理和查找。

　　4.3.3底圖除修改、送曬外,不得外借。修改后的底圖入庫時,要認真檢查其修改、補充情況,并在檔案資料盒內的面層上注明修改情況。

　　4.3.4存入膠片、照片、錄像帶、軟盤、磁帶要用特制的密封盒和專門的卷盒,按編號順序排列在膠片柜或防火資料柜內。必要時采取復制、拷貝。

　　4.3.5每年一季度,對上一年度的各種資料檔案進行歸檔,并對庫藏檔案進行清理核對和質量檢查工作,做到完好、齊全。對破損或載體變質檔案,要及時進行修補和復制,發(fā)現(xiàn)檔案發(fā)霉或蟲害要及時消殺。

　　4.3.6檔案資料柜需做好防盜等設施。

　　4.3.7質量記錄保存期為二年。

　　4.4檔案資料借閱管理。

　　4.4.1分公司所有人員都有保護檔案、借閱檔案的權利和義務。

　　4.4.2分公司員工查閱檔案資料,必須辦理登記手續(xù)。

　　4.4.3在借閱檔案資料時,應做到以下幾點:

　　4.4.3.1按規(guī)定辦理登記手續(xù),定期歸還;

　　4.4.3.2要愛護檔案資料,不得丟失;

　　4.4.3.3所借檔案不得隨意折疊和拆散,不得對檔案隨意更改、涂寫;

　　4.4.4借出和歸還檔案時,應辦理清點手續(xù),由資料檔案員和借閱者當面核對清楚。

　　4.4.5檔案如有丟失、損壞或泄密,要立即追究當事者責任。

　　4.4.6調離或辭職的人員,必須辦理文檔移交后方可辦理調離手續(xù)。

　　4.5檔案鑒定和銷毀

　　4.5.1檔案鑒定工作由檔案鑒定小組負責進行,鑒定小組由分公司總經(jīng)理、各部門經(jīng)理、資料檔案員和有關業(yè)務管理人員組成,日常的鑒定工作由行政部資料檔案員負責。

　　4.5.2檔案鑒定小組的任務:

　　4.5.2.1負責制訂檔案保管期限表;

　　4.5.2.2對到期檔案提出存、毀意見。

　　4.5.3確定保管期限原則

　　4.5.3.1對有長遠利用價值(如技術圖紙、操作說明書等),并能反映分公司職能活動和歷史面貌的檔案應永久保存。

　　4.5.3.2凡是在一定時間有利用價值的檔案分別為長期或短期保存。

　　4.5.4鑒定工作應該每年進行一次,由資料管理員在每年1月初提出。

　　4.5.5鑒定中發(fā)現(xiàn)檔案不準確、不完整,應及時責成有關人員負責修改和補充。

　　4.5.6銷毀檔案的程序包括:

　　4.5.6.1鑒定小組應列出需銷毀檔案的清單和撰寫銷毀報告分公司總經(jīng)理審批,銷毀清單及報告要保存。

　　4.5.6.2檔案銷毀時,由行政部經(jīng)理進行監(jiān)銷并在銷毀清冊上簽名。

　　4.5.7銷毀檔案資料時,要嚴格執(zhí)行保密規(guī)定,對在銷毀檔案過程中出現(xiàn)失密或對分公司造成損失的,將根據(jù)有關規(guī)定進行處理。

　　5相關文件和質量記錄表格

　　5.1《檔案管理制度》

　　5.2《保密規(guī)定》

　　5.3《文件發(fā)放登記表》

　　5.4《文件借閱登記表》

公司檔案管理制度14

　　一、歸檔范圍：凡公司各部門在活動中形成的具有保存價值的文件材料，包括文書材料、科技圖紙資料、財務會計資料、人事檔案及其他重要材料都應立檔保存。

　　二、各業(yè)務部門負責收集、整理職責范圍內的檔案，并負管理職能。

　�。ㄒ唬┚C合部負責公務活動中的文書材料、人事檔案等的立檔、保存、管理。

　�。ǘ�）征遷辦負責工程項目用地報批、征遷拆遷安置補償過程中形成的各類文件材料的立檔、保存管理。

　�。ㄈ�）工程部、總工辦負責工程前期工作、工程立項、工程招投標、工程項目建設、房建、安全管理等職責范圍工作中形成的文件材料的立檔、保存、管理。

　�。ㄋ模�、財務部負責本公司會計、財務等方面工作中形成的票證、賬簿及文件材料等的立檔、保存、管理。

　　（五）綜合部、征遷辦、工程部、總工辦、財務部形成的檔案完整后移送公司檔案室統(tǒng)一管理。

　　三、各業(yè)務部門設立專、兼職檔案員，負責本部門職責范圍內的檔案管理。檔案員應盡職盡責，貫徹黨和國家的方針、政策以及省公司有關檔案工作的指示、規(guī)定、條例，保證檔案資料的'安全。

　　四、各業(yè)務部門檔案員要確保接收的文件材料檔案的齊全性、完整性、準確性。

　　五、查（借）閱制度

　�。ㄒ唬┓脖竟�司人員因工作需要查（借）閱檔案，須向該檔案管理的業(yè)務部門領導申請。

　�。ǘ�）凡需查閱一般性的檔案須經(jīng)部門領導同意；查閱公司重要檔案，須填寫查閱登記表，并經(jīng)公司分管領導審批。

　�。ㄈ�）工作人員在查（借）閱檔案期間應當妥善保管檔案，防止檔案損毀，并貫徹執(zhí)行《檔案法》和《保密法》，保守公司重要檔案內容。

　　六、檔案員要嚴格遵守《檔案法》、《保密法》，不準隨意摘抄、傳播密級檔案內容。未經(jīng)批準，不準擅自將重要檔案借出或復印。

　　七、對違反保密規(guī)定，造成泄密或被盜密者，按其性質及情節(jié)給予嚴肅處理。

　　八、檔案管理人員調動工作時，應在離職前辦好交接手續(xù)。

公司檔案管理制度15

　　一、制度內容

　　為做到客戶服務部與客戶的良好溝通，掌握客戶的人員構成、公司性質、物業(yè)費交納情況等，有必要建立一套綜合的客戶信息系統(tǒng)，而客戶檔案可以協(xié)助客戶服務部以最便捷的方式提供以上信息。因此，為充分利用客戶信息并管理好這些信息，特建立此制度。

　　二、管理目標

　　客戶檔案資料全面、準確、有效。

　　三、適用范圍

　　客戶檔案資料的管理主要是收集、整理、歸檔及使用四個環(huán)節(jié)。

　　一般客戶檔案包括以下的.資料：

　　1.收集客戶單位資料

　　2.客戶繳費記錄包括各樣應付之押金

　　3.客戶裝修工程文件

　　4.客戶遷入時填具之資料

　　5.客戶資料補充

　　6.客戶聯(lián)絡資料

　　7.緊急事故聯(lián)絡人的資料

　　8.客戶與管理處往來文件

　　9.客戶違規(guī)事項與欠費記錄

　　10.客戶維修記錄

　　11.客戶投訴記錄

　　12.客戶單位有關的工程檔案（與二次裝修工程有關資料）與工作程序

　　四、注意事項

　　1.及時上行下達客戶與管理之間的知識、報告、通知、通報，傳送文件應及時、準確，認真地登記并制作各種表格。

　　2.協(xié)調與客戶之間的`關系，加強橫向溝通；

　　3.做好與客戶有關各類文件的檔案工作，并定期整理，以備隨時查詢及跟進；

　　4.接聽客戶投訴，解決客戶投訴；

　　5.接聽客戶工程報修電話，及時聯(lián)系修復。

　　4、物業(yè)公司檔案管理規(guī)章制度

　　1、辦公室負責指定接待員、檔案員負責業(yè)主檔案的信息收集、管理及整理工作;

　　2、專管人員須將業(yè)主的檔案資料分戶建立、逐一保存，建立統(tǒng)一目錄，同時建立電子檔備份。各類信息詳細排列，以便查閱;

　　3、客戶信息檔案的內容包括：業(yè)主收樓及驗收文件、裝修文件、日常維修文件、繳費文件、回處理文件及投訴建議等其他文件;

　　4、專管人員須認真填寫各項記錄表，紙文檔與電子文檔同時進行。及時跟進業(yè)主檔案的變更，保證信息的準確性;

　　5、業(yè)主檔案信息應嚴格管理，注意保密。嚴禁非相關人員查閱，以保護業(yè)主的隱私，維護公司良好形象;

　　6、為確保文檔安全，文件柜要做好防火、防盜、防潮、防蟲工作;

　　7、業(yè)主檔案永久保存，及時與業(yè)主溝通，及時變更業(yè)主信息，保證其準確性。

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