公司檔案管理制度15篇[必備]

　　在生活中，人們運用到制度的場合不斷增多，制度具有使我們知道，應該做什么，不應該做什么，懲惡揚善、維護公平的作用。什么樣的制度才是有效的呢？以下是小編整理的公司檔案管理制度，希望對大家有所幫助。

公司檔案管理制度1

　　一、嚴格執(zhí)行黨和國家的保密、安全制度，確保檔案和案卷機密安全。

　　二、各部室應在每年元月底向公司辦公室移交上年度文書檔案并履行清交手續(xù)。

　　三、各部室應明確規(guī)定檔案責任人，檔案責任人(檔案員)對本部門檔案的收集、建檔、保管、借閱和利用負全責。

　　四、各類規(guī)章制度、辦法、人事、工資資料、會議記錄、會議紀要、簡報、重要電話記錄、接待來訪記錄、上級來文、公司發(fā)文、工作計劃和工作總結以及添置設備、財產的產權資料由辦公室負責歸檔。

　　五、各工程項目立項、國土、規(guī)劃、設計、監(jiān)理、質監(jiān)及技術等圖紙文字技術資料、質量資料由投資發(fā)展部負責歸檔。

　　六、各類承包合同、商務合同、協(xié)議的.正本原件由財務部歸檔，副本原件由辦公室歸檔，其他部門備份存檔并由信息中心實行電腦化管理。

　　七、各招商引資貸款項目申報資料、征地、拆遷批復、國土規(guī)劃等技術、圖紙分別由投資發(fā)展部、城建資產部、項目技術部、市場營銷部等業(yè)務部門按業(yè)務分工負責歸檔。

　　八、歸檔資料必須符合下列要求：

　　①文件材料齊全完整;

　�、诟鶕�檔案內容合并整理、立卷;

　　③根據檔案內容的歷史關系，區(qū)別保存價值、分類、整理、立卷，案卷標題簡明確切，便于保管和利用。

　　九、檔案資料借閱需履行登記、簽字手續(xù)，重要資料借閱需先請示分管領導。

　　十、由分管領導定期組織檔案責任人、業(yè)務部門組成檔案鑒定小組對超期檔案進行鑒定，提交檔案報告，并根據有關規(guī)定的酌情處置。

　　十一、加強檔案保管工作，做好防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮、防高溫工作，定期檢查檔案保管工作。

公司檔案管理制度2

　　一、總則

　　1、為加強本公司檔案工作,充分發(fā)揮檔案作用,全面提高檔案管理水平,有效地保護及利用檔案,為公司發(fā)展服務,特制定本制度。

　　2、公司檔案,是指公司從事經營、管理以及其他各項活動直接形成的對公司有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。公司檔案分為受控檔案和非受控檔案。

　　3、公文承辦部門或承辦人員應保證經辦文件的系統(tǒng)完整(公文上的各種附件一律不準抽存)。結案后及時歸檔。工作變動或因故離職時應將經辦的文件材料向接辦人員交接清楚,不得擅自帶走或銷毀。

　　二、文件材料的收集管理

　　1、公司指定專人負責文件材料的管理。

　　2、文件材料的收集由各部門或經辦人員負責整理,交總經理審閱后歸檔。

　　3、一項工作由幾個部門參與辦理的,在工作中形成的文件材料,由主辦部門或人員收集,交行政部備案。會議文件由行政部收集。

　　三、歸檔范圍

　　1、重要的會議材料,包括會議的通知、報告、決議、總結、典型發(fā)言、會議記錄等。

　　2、本公司對外的正式發(fā)文與有關單位來往的.文書。

　　3、本公司的各種工作計劃、總結、報告、請示、批復、會議記錄、統(tǒng)計報表及簡報。

　　4、本公司與有關單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料。

　　5、本公司職工勞動、工資、福利方面的文件材料。

　　6、本公司的事記及映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。

　　四、歸檔要求

　　1、檔案質量總的要求是:遵循文件的形成規(guī)律和特點,保持文件之間的有機聯(lián)系,區(qū)別不同的價值,便于保管和利用。

　　2、歸檔的文件材料種數、份數以及每份文件的頁數均應齊全完整。

　　3、在歸檔的文件材料中,應將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復、轉發(fā)文件與原件,分別立在一起,不得分開,文電應合一歸檔。

　　4、不同年度的文件一般不得放在一起立卷;跨年度的總結放在針對的最后一年立卷;跨年度的.會議文件放在會議開幕年。

　　5、檔案文件材料應區(qū)別不同情況進行排列,密不可分的文件材料應依序排列在一起,即批復在前,請示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;其它文件材料依其形成規(guī)律或特點,應保持文件之間的密切聯(lián)系并進行系統(tǒng)的排列。

　　6、案卷封面,應逐項按規(guī)定用鋼筆書寫,字跡要工整、清晰。

　　五、檔案管理人員職責

　　1、按照有關規(guī)定做好文件材料的收集、整理、分類、歸檔等工作。

　　2、按照歸檔范圍、要求,將文件材料按時歸檔。

　　3、工作人員應當遵紀守法、忠于職守,努力維護公司檔案的完整與安全。

　　六、檔案的利用

　　1、公司檔案只有公司內部人員可以借閱,借閱者都要填寫《借閱單》,報主管人員批準后,方可借閱,其中非受控文檔的借閱要由部門經理簽字批準,受控文檔的借閱要由總經理簽字批準。

　　2、檔案借閱的最長期限為兩周;對借出檔案,檔案管理人員要定期催還,發(fā)現(xiàn)損壞、丟失或逾期未還,應寫出書面報告,報總經理處理。

　　3、必須嚴格保密,不準泄露檔案材料內容,如發(fā)現(xiàn)遺失必須及時匯報,追求責任。

　　4、不準拆卷及任意抽、換卷內文件或剪貼涂改其字句等;不得任意摘抄或復制案卷內容,如確有需要,必須經領導批準才能摘抄或復制。

　　5、必須愛護檔案,保持整潔,不準在檔案材料中寫字、劃線或作記號等。

　　6、不準轉借,必須專人專用。

　　7、用畢按時歸還,如需延長借閱時間,必須通知檔案管理人員另行辦理續(xù)借手續(xù)。

　　七、本制度即日起開始執(zhí)行。

　　2、物業(yè)公司檔案管理規(guī)章制度

　　1.客戶檔案的管理工作由客務部負責。

　　2.客戶資料按單元號一戶一檔建立，按樓層統(tǒng)一存放在客戶檔案文件柜內。

　　3.每個客戶檔案內由入住資料、二裝資料、往來函和房門鎖、電話、車位、水牌、客戶加班等申請單等組成，退租客戶的資料須及時裝訂另存。

　　4.每個客戶檔案均按日期順序排列，將最新的文件擺在最前面。

　　5.客戶檔案的標牌須與檔案內現(xiàn)客戶的公司名稱吻合。

　　6.客務部每年整理一次退租客戶檔案，對已裝訂好的退租客戶資料打印目錄后按樓層裝入文件盒內存放。

　　7.客戶檔案查閱可向客務主管借出，經客務部經理批準后在客務部辦公室閱覽。

　　8.原始客戶檔案一般不可修改，客務部工作檔案需經客務部經理同意方可修改。

　　9.客務部檔案應積極推行計算機管理，由客務主管設置客戶檔案管理系統(tǒng)，將客戶各類資料、各單元房屋使用情況等輸入計算機中，進行資料分析、整理和信息傳遞。

公司檔案管理制度3

　　一、制度內容

　　為做到客戶服務部與客戶的良好溝通，掌握客戶的人員構成、公司性質、物業(yè)費交納情況等，有必要建立一套綜合的客戶信息系統(tǒng)，而客戶檔案可以協(xié)助客戶服務部以最便捷的方式提供以上信息。因此，為充分利用客戶信息并管理好這些信息，特建立此制度。

　　二、管理目標

　　客戶檔案資料全面、準確、有效。

　　三、適用范圍

　　客戶檔案資料的`管理主要是收集、整理、歸檔及使用四個環(huán)節(jié)。

　　一般客戶檔案包括以下的.資料：

　　1.收集客戶單位資料

　　2.客戶繳費記錄包括各樣應付之押金

　　3.客戶裝修工程文件

　　4.客戶遷入時填具之資料

　　5.客戶資料補充

　　6.客戶聯(lián)絡資料

　　7.緊急事故聯(lián)絡人的資料

　　8.客戶與管理處往來文件

　　9.客戶違規(guī)事項與欠費記錄

　　10.客戶維修記錄

　　11.客戶投訴記錄

　　12.客戶單位有關的工程檔案（與二次裝修工程有關資料）與工作程序

　　四、注意事項

　　1.及時上行下達客戶與管理之間的知識、報告、通知、通報，傳送文件應及時、準確，認真地登記并制作各種表格。

　　2.協(xié)調與客戶之間的關系，加強橫向溝通；

　　3.做好與客戶有關各類文件的檔案工作，并定期整理，以備隨時查詢及跟進；

　　4.接聽客戶投訴，解決客戶投訴；

　　5.接聽客戶工程報修電話，及時聯(lián)系修復。

　　4、物業(yè)公司檔案管理規(guī)章制度

　　1、辦公室負責指定接待員、檔案員負責業(yè)主檔案的信息收集、管理及整理工作;

　　2、專管人員須將業(yè)主的檔案資料分戶建立、逐一保存，建立統(tǒng)一目錄，同時建立電子檔備份。各類信息詳細排列，以便查閱;

　　3、客戶信息檔案的內容包括：業(yè)主收樓及驗收文件、裝修文件、日常維修文件、繳費文件、回處理文件及投訴建議等其他文件;

　　4、專管人員須認真填寫各項記錄表，紙文檔與電子文檔同時進行。及時跟進業(yè)主檔案的變更，保證信息的準確性;

　　5、業(yè)主檔案信息應嚴格管理，注意保密。嚴禁非相關人員查閱，以保護業(yè)主的隱私，維護公司良好形象;

　　6、為確保文檔安全，文件柜要做好防火、防盜、防潮、防蟲工作;

　　7、業(yè)主檔案永久保存，及時與業(yè)主溝通，及時變更業(yè)主信息，保證其準確性。

公司檔案管理制度4

　　為規(guī)范和加強公司安全生產檔案（臺賬）、記錄管理工作，確保各項安全生產檔案（臺賬）的準確和完善，通過安全生產檔案（臺賬）的記錄、整理和歸檔，不斷增強安全管理工作的針對性、系統(tǒng)性和可追溯性、閉合性，提高公司安全生產監(jiān)督管理水平，結合公司實際，特制定本制度。

　　本制度適用于公司安全生產檔案（臺賬）、記錄管理工作。

　　3.1安全生產檔案（臺賬）：是指各部門、項目部全生產管理過程中形成的具有保存價值的各種文件資料、圖像、聲像、電子等不同形式的歷史記錄。

　　3.2 數據電文：是指以電子、光學、磁或者類似手段生成、發(fā)送、接收和儲存的信息。

　　5.1 公司安全管理部負責公司安全生產檔案（臺賬）的綜合管理工作，對各項目部、各部門安全生產的檔案管理工作進行監(jiān)督、檢查。負責根據公司的相關規(guī)定擬定公司安全記錄歸檔和保管、使用、統(tǒng)計等相關規(guī)章制度。負責公司各類安全生產記錄的分類、編號和備案工作。

　　5.2各部門分別負責本部門職責范圍內的安全生產檔案（臺賬）管理工作。統(tǒng)一使用公司制定的格式進行安全生產記錄。

　　5.3各項目部負責本項目部安全生產檔案、記錄管理，填寫、收集、整理、保管、利用本項目部在安全生產管理活動中形成的各類記錄。

　　5.4各項目部的安全生產管理部門及各職能部門按照本單位的《安全生產管理體系文件》及相關制度履行相應職責。

　　6.1.1.1安全生產委員會或安全生產領導小組人員名單及變動記錄。

　　6.1.1.2安全生產組織機構、安全生產管理網絡圖等。

　　6.1.1.3安全生產責任制度、安全生產管理制度（云南省安全生產條例規(guī)定的11項制度必須建檔）等文件。

　　6.1.1.4與工種崗位和設備工具相對應的安全操作規(guī)程和使用規(guī)程。

　　6.1.1.5上級有關安全生產監(jiān)督管理部門制定和下發(fā)的制度性文件、通知、通報等。

　　6.1.1.6安全管理人員花名冊、相關人員證書（含三類人員證書、注冊安全工程師等相關資格證書）。

　　6.1.1.7年度安全生產工作總結和計劃、階段性專項安全生產工作總結。

　　6.1.1.8安全生產責任書、安全生產責任目標分解、執(zhí)行、考核記錄。

　　6.1.2 安全生產教育培訓臺賬包括以下方面內容：

　　6.1.2.1安全宣傳教育培訓計劃（含特種作業(yè)人員教育）、學習、活動資料；

　　6.1.2.5危險化學品管理人員花名冊及相關身份證明、資格證書；

　　6.1.3.2根據安全生產工作需要，臨時組織的各類會議，包括傳達貫徹上級文件，收看收聽電視電話會議通知、記錄、紀要等；

　　6.1.4.1重大危險源的檢測、評估、監(jiān)控報告或記錄；

　　6.1.4.2針對重大危險源制定的應急預案，包括危險性分析、可能發(fā)生的事故特征、應急組織機構與職責、預防措施、應急處置程序、應急培訓和應急保障等內容；

　　6.1.4.3重大危險源監(jiān)督管理：名稱、負責人、地點（部門）、聯(lián)系人、聯(lián)系方式；

　　6.1.5.1職業(yè)健康目標管理和責任制，單位負責人及管理人員職業(yè)衛(wèi)生培訓證明（復印件）；

　　6.1.5.2職業(yè)健康管理制度，職業(yè)病防治法律、法規(guī)、規(guī)范、標準、文件；

　　6.1.5.3年度職業(yè)健康計劃和實施方案，個人防護用品發(fā)放（使用）記錄，職業(yè)健康宣傳教育培訓記錄（培訓計劃、培訓考核記錄、宣傳圖片、紙質和攝像資料）等；

　　6.1.5.4用人單位職業(yè)監(jiān)護檔案，職工個人職業(yè)健康監(jiān)護檔案，接觸職業(yè)危害人員登記表及體檢記錄（上崗前、在崗、離崗時的職業(yè)健康檢查表），職業(yè)病人登記表，職業(yè)病人診斷證明等；（如果有）

　　6.1.6.1相關方單位資質及簽訂的安全協(xié)議（合同）、安全告知等；

　　6.1.6.2相關方特種作業(yè)人員資質證明（復印件）；

　　6.1.6.3外用工、外包工等外來務工人員的教育記錄；

　　6.1.7.1專業(yè)安全檢查、季節(jié)性檢查、重大節(jié)假日安全檢查記錄及考核記錄（或安全檢查表）；

　　6.1.7.2專項安全檢查及考核記錄（或安全檢查表）；

　　6.1.7.3日常、綜合性安全檢查及考核記錄（或安全檢查表）；

　　6.1.7.4隱患檢查記錄、隱患排查治理（計劃）登記表；

　　6.1.7.6重大事故隱患治理方案，包括以下內容：安全事故隱患的類別、所屬工藝、地點、影響范圍及程度、治理的目標和任務、采取的方法及措施、經費和物資的落實、負責治理的責任人和部門（或單位）、治理的時限和要求、安全措施和應急預案、本單位專業(yè)技術人員（或專家）對重大事故隱患治理情況的評估報告；

　　6.1.7.7其它與安全檢查、隱患排查工作有關的記錄。

　　6.1.9 生產安全事故管理檔案包括以下方面內容：

　　6.1.9.5按事故處理“四不放過”原則，進行處理的相關記錄。

　　6.1.10.2安全工作費用投入過程中相關票據復印件等。

　　6.1.11《安全生產、職業(yè)健康及消防工作責任書》規(guī)定的.其它臺賬。

　　6.1.12法律法規(guī)規(guī)定的其他需要記錄、建立臺賬的內容。能夠證明安全生產過程管理的其他記錄資料等。

　　6.2.1安全生產檔案（臺賬）紙質文件材料應齊全完整，字跡清晰，日期明確，簽認手續(xù)完備；

　　6.2.2各項目部要求確定專人負責安全生產檔案（臺賬）的記錄、收集和整理；

　　6.2.3各項目部安全生產檔案（臺賬）應分類存檔，按時間順序（以年度為界），每年年終將安全生產檔案（臺賬）裝訂成冊；

　　6.2.4檔案（臺賬）以數據電文形式存在的，應當符合《中華人民共和國電子簽名法》（20xx年修正）的相關要求。

　　6.3.1各部門、各項目部記錄管理人負責收集、整理、保存本單位、本部門的安全生產記錄（記錄管理人由單位、各部門根據崗位職責進行確定），填寫“在檔記錄清單”；

　　6.3.2記錄的填寫要及時、真實、內容完整、字跡清晰，不得隨意涂改；如因某種原因不能填寫的項目，應說明理由，并將該項用雙斜杠劃去；

　　6.3.3各相關欄目負責人簽名不允許空白。如因筆誤或計算錯誤要修改原記錄，應采用雙斜杠劃去原記錄，在其上方寫上更正后的記錄，加蓋或簽上更正人的印章或姓名及更正日期；

　　6.3.4記錄填寫應與運行活動同步進行，不得后補或編造。

　　6.5.1各部門負責本部門的運行記錄的發(fā)放；記錄發(fā)放范圍僅限公司范圍內；記錄發(fā)放部門應填“發(fā)文記錄”，記錄的接收部門應填“收文記錄”。

　　6.5.2記錄表格需經部門負責人同意后，方可使用或復制，并由各部相關部門記錄管理人負責登記發(fā)放。

　　6.5.3各部門的記錄需借閱或復制者要經相應部門負責人批推，由各部門相關記錄管理人登記備案。

　　6.6.1記錄如超過保存期限或其他特殊情況需要銷毀時，由各相關部門記錄管理人填寫《文件銷毀申請單》，交部門負責人審核，經安全管理部確認，由記錄使用部門標記過期或執(zhí)行銷毀。同時在“在檔記錄清單”上注明銷毀的項目、方式、數量等信息。

　　6.6.2對于保存期限內需向其他移交或提供的運行記錄，除應在“記錄清單” 上注明移交或提供記錄項目、數量等信息外，還應填寫“文件移交清單”接收移置運行記錄的部門應在“運行記錄移置清單”上簽字確認。

　　6.7.1各部門、各項目部需指定記錄管理員，記錄管理員必須把單位所有記錄分類，依據記錄的類型整理、標識，便于查閱并可追溯相關活動。

　　6.7.2記錄應存放于通風、干燥的地方，所有記錄保持清潔，字跡清晰。不得丟失或破壞、防止泄密。

　　6.7.3文書檔案保管期限按照公司相關文件管理規(guī)定或《國家檔案局關于機關檔案保管期限的規(guī)定》要求的《文書檔案保管期限表》執(zhí)行。

　　7.1公司安委辦對各項目部安全生產檔案（臺賬）的建立情況，定期進行監(jiān)督、檢查，檢查時間為每年度至少一次。

　　7.2按照公司《安全生產、職業(yè)健康及消防工作責任書》涉及安全生產檔案、臺賬、記錄管理工作的內容進行檢查考核。

公司檔案管理制度5

　　一、人事檔案管理范圍：專業(yè)技術干部、管理干部、工人等各類人員(包括出國不歸、失蹤、除名、逃亡職工和殘死亡、離休、退休職工)的人事檔案。

　　二、除人事檔案管理人員外，無關人員不得進入檔案庫。

　　三、檔案的管理

　　(1)根據氣候的不同變化，經常注意檔案的通風、溫度、清潔、防火、防盜、防曬、防潮和防蛀。

　　(2)對所管理的人事檔案必須逐人登記注冊。

　　(3)每季度核對一次檔案的分類、編目、序號，發(fā)現(xiàn)編錯或放錯位置需糾正;裝卸檔案要按登記冊全面檢查檔案，發(fā)現(xiàn)漏缺檔案需查找。

　　(4)任何人不得私自保存他人的檔案材料，對私自保存他人檔案材料拒不交出者，應追究其責任。

　　(5)要不斷研究和改進檔案的管理方法和技術，逐步實現(xiàn)檔案管理的科學化。

　　四、人事檔案是全面應干部、工人歷史和現(xiàn)實情況的實物材料，構成包括下列十項內容。

　　(1)履歷表及其他簡歷材料等。

　　(2)自傳材料;報告?zhèn)�人有關事項的材料。

　　(3)各種鑒定;審計工作中形成的材料;

　　(4)各類考核、評價材料及畢業(yè)成績單、學歷證明等。

　　(5)歷史審查材料及甄別復查材料，更改或姓名認定材料等。

　　(6)黨、團組織建設工作中形成的材料。

　　(7)表彰獎勵材料

　　(8)執(zhí)紀執(zhí)法部門形成的涉及個人的'材料。

　　(9)任免呈報表，確定或晉升技術職務、學位、學銜審批表，出國人員審批表，調整工資審批表，工資級別登記表，離休、退休、退職審批表等。

　　(10)健康檢查和處理工傷事故工作中形成材料。

　　五、查閱和借用人事檔案，應遵守下列規(guī)定：

　　(1)不得隨意查閱人事檔案，如必須查閱有關人員檔案情況，需辦理借閱手續(xù)由檔案管理人員提供。

　　(2)必須查閱檔案時，只限于組織、人事部門派出的中共黨員干部到檔案室查閱所需情況。

　　(3)任何人不得查閱或借用本人及親屬的檔案。

　　(4)查閱檔案者，必須填寫對查閱問題，查閱日期等逐項進行登記。

　　(5)查閱檔案，必須嚴格遵守保密制度，嚴禁在檔案卷內涂改，圈劃及撤換檔案材料，不得向無關人員泄漏被查檔案內容，違者應追究責任。

　　(6)查閱檔案時，不得抄錄檔案內容，如特殊情況，須經人事部門負責人允許后方可抄錄，抄錄的材料應盡快送回檔案室處理。

　　(7)外調人員一般不得查閱檔案，如特殊情況需查閱時，必須持縣級以上組織、人事部門介紹信，并有兩名正式黨員方能查閱。

　　(8)檔案在特殊情況下，經批準可以借出，但借出時要及時登記，按期歸還，如不按時歸還，要及時催收，以免遺失。

　　六、轉遞檔案應遵守下列規(guī)定：

　　(1)檔案要通過機要交通或派專人轉遞，不能公開郵寄或本人自帶。

　　(2)檔案轉出要及時追收回執(zhí)，以防檔案丟失。

　　(3)收到外單位的檔案，要及時核對，核對無誤差后，在回執(zhí)上簽名蓋章后退回回執(zhí)。

　　七、凡歸檔的材料，均應經過認真的鑒別;屬于歸檔的材料，必須手續(xù)完備，完整無缺把好"入口關";需經組織審查蓋章和本人簽字的，應蓋章簽字后才能歸檔。

　　八、凡歸入檔案的材料，均應按照組織部《關于干部檔案材料收集，歸檔的暫行規(guī)定》整理，不應歸入干部檔案的材料，不得入檔;

　　九、保管檔案工作人員守則如下：

　　(1)嚴格遵守保密制度，不得擅自向他人提供檔案材料或泄露檔案內容。

　　(2)嚴禁在檔案庫吸煙，保護檔案安全，經常打掃和保持檔案室的清潔衛(wèi)生。

　　(3)不得擅自轉移、分散和銷毀檔案材料。

　　(4)熱愛本職工作，忠于職守，刻苦鉆研業(yè)務，努力提高業(yè)務水平和工作能力。

　　(5)堅持黨的原則，認真貫徹執(zhí)行黨的政策，嚴格按照檔案工作的各項規(guī)章制度辦事。

公司檔案管理制度6

　　第一條為加強檔案信息管理，充分發(fā)揮檔案信息的作用，有效保存和應用檔案信息，制定本制度。

　　第二條本制度所稱檔案信息是指工程建設活動中形成的各種技術的、商務的、綜合的具有保存價值的`文件、批件、標書、紀要、圖紙、照片圖片、測繪數據、視頻、簽證、信函、通知、報表等，包括紙質資料、電子版資料和多媒體資料等。

　　第三條公司規(guī)劃建設管理部負責工程類檔案信息的收集、整理、報送、存檔、應用及管理工作。

　　第四條調度員、測繪員、施工管理員、監(jiān)理工程師、招標單位、設計單位、施工單位和公司運行管理部門是檔案信息資料的來源，負責相關資料的繪制、記錄、編輯、修改、整理、裝訂、審核與報送工作。

　　第五條各種檔案信息資料應按要求分類編碼保存，要注意防盜、防火、防潮、防塵、防失密，保持適當的通風。具體要求參照公司綜合檔案管理辦法。

　　第六條工程竣工圖紙及相關資料應在歸檔的同時向生產運行相關部門及時提供。

　　第七條舊管網改造時，由規(guī)劃建設管理部進行現(xiàn)場測繪，及時繪制改造后的圖紙并向相關部門提供。涉及調度地理信息系統(tǒng)數據更新的，應同步更新。

　　第八條檔案資料的借閱執(zhí)行綜合檔案相關條款。

　　第九條檔案信息需要同時向綜合管理部歸檔的，應按要求歸檔。

　　第十條保存三年以上的工程類檔案資料應移交綜合管理部檔案室統(tǒng)一保存，需要留存?zhèn)溆玫目闪魪陀〖��?/p>

　　第十一條未盡事宜執(zhí)行綜合管理部檔案管理辦法。

　　第十二條本制度從二o一二年一月一日起執(zhí)行。

公司檔案管理制度7

　　1、所有的工程檔案由工程部文員負責管理。工程檔案管理人員應嚴格遵守公司檔案管理制度和保密守則。

　　2、各類檔案應按系統(tǒng)：土建、強電、弱電、空調、鍋爐房、熱力站、機管，按圖紙資料、維修記錄、運行記錄、設備臺帳、各商戶單元裝修和維修檔案等，進行分類管理。

　　3、按照檔案管理要求存放各類檔案并貼上標簽。編制檔案目錄，內容應與檔案盒外標簽一致。

　　4、外單位交來圖紙由各系統(tǒng)工程師核對實物，如圖紙無誤則由文員按系統(tǒng)歸檔；圖紙有誤，則聯(lián)系交圖單位更正。

　　5、各類檔案及圖紙資料是工程維修保養(yǎng)的重要依據，應妥善保存，用途不明的資料應交工程部經理確定用途。圖紙資料、重要維修記錄和用戶裝修、維修檔案應長期保存，其他各種記錄保存期限一般為二年以上，過期需銷毀的`資料應由工程部經理、主管及技術人員組成鑒定小組研究后決定。

　　6、借閱檔案需經相應系統(tǒng)的主管(工程師)以上人員批準，確定歸還日期，需續(xù)借的要重新登記。

　　7、文員每月對維修登記臺帳、維修單、運行記錄、維修記錄等進行整理并分類歸檔、保存。

公司檔案管理制度8

　　一、文書檔案歸檔制度

　　1.各部門在各項活動中形成的具有價值的文件、材料均屬歸檔范圍，交行政部統(tǒng)一管理。

　　2.各部門形成的文件、材料由兼職檔案員(各部門內勤)收集、審定、整理、立卷。

　　3.歸檔的文件材料應齊全、完整、準確可靠(文件的正文與附件、印件與底稿、請示與批復)無缺頁、破損現(xiàn)象。

　　4.下發(fā)文件不僅要在硬盤、軟盤中保存留檔，還應留有書面材料存檔。

　　5.凡歸檔的文件必須留原件存檔，書寫整齊，用毛筆、藍黑色鋼筆、碳素筆抄寫，如有不符合要求的檔案員有權退回原部門重新書寫。

　　6.重要文件如部門需用可進行復印，但原件必須歸檔。

　　7.機關工作人員外出學習、考察、參加會議帶回的文件、一律交辦公室統(tǒng)一登記、立卷、歸檔管理。

　　二、專職檔案工作人員崗位責任制

　　1.認真學習專業(yè)知識，貫徹執(zhí)行《檔案法》、《檔案法實施辦法》，熱愛本職工作，忠于職守，維護黨和國家利益，工作盡職盡責，自覺遵守檔案工作各項規(guī)章制度。

　　2.負責公司各種檔案資料的收集、分類、整理、編目、排列、上架、保管、借閱、鑒定、銷毀、移交等工作。檔案質量和工作質量符合“規(guī)范”要求。

　　3.負責公司有關部門檔案工作監(jiān)督指導、業(yè)務培訓工作。

　　4.負責檔案庫房各項制度的落實。

　　5.積極提供檔案的利用，充分發(fā)揮檔案利用效果，認真總結經驗，為領導決策和機關各項工作提供優(yōu)質服務。公司檔案管理規(guī)章制度范文由精品學習網提供!

　　三、兼職檔案工作人員崗位責任制

　　1.各部門配備一名兼職檔案員，負責本部門文件、材料的收集、整理、歸檔立卷工作。

　　2.兼職檔案人員要熱愛檔案工作，熟悉業(yè)務，工作認真負責，把好案卷質量關，按時完成兼管檔案的.任務。

　　3.兼職檔案員應于次年2月底前，將整理好的檔案向檔案室移交。

　　4.嚴格執(zhí)行各項檔案管理制度。

　　5.接受本公司專職檔案員的監(jiān)督指導。努力學習檔案業(yè)務知識，不斷提高業(yè)務水平。

　　四、部門立卷制度

　　1.凡本部門在各項活動中形成的文件、具有保存價值的資料均屬本部門立卷歸檔范圍。

　　2.各部門兼職檔案員，負責對本部門的文件資料進行收集、審定、整理、立卷。

　　3.兼職檔案員要嚴格遵守相關的規(guī)章制度及各項檔案管理制度，按綜合檔案室提出的各項要求立卷，保證立卷質量。

　　五、檔案保管制度

　　1.各門類檔案由綜合檔案室集中統(tǒng)一管理，配備檔案員負責檔案的保管工作。

　　2.按照檔案管理有關規(guī)定，對各類檔案應做到存放合理，排列有序，查找方便。

　　3.檔案員對室藏檔案材料要經常進行檢查，對已到借閱期限尚未歸還的檔案材料，要及時跟蹤追還，防止丟失。

　　4.庫房要保持清潔衛(wèi)生，溫度要經常保持在14—24℃，相對濕度要保持在45—60%，防止危害檔案的現(xiàn)象發(fā)生。

　　5.檔案庫房內做到“八防”即防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲，定期檢查。

　　6.庫房內嚴禁吸煙，嚴禁存放易燃、易爆危險品，停電時，一律用手電照明，不得使用易燃器具。

　　7、與檔案庫房無關人員一律不得進入，隨時關好庫房門窗，確保安全。

　　六、檔案保密規(guī)則

　　1.檔案工作人員要提高警惕性，遵守保密紀律，堅持原則，認真執(zhí)行各項制度。

　　2.凡到綜合檔案室查閱檔案者，都要認真遵守安全保密制度，嚴格履行檔案查閱手續(xù)，檔案原則上不準帶出檔案室，確需帶出時須經主管領導批準并在指定時間內歸還檔案室。

　　3.查閱檔案時，不得翻閱與查閱內容無關的文件材料、無關人員不準進入檔案室。

　　4.本公司工作人員不準將文件、材料帶進公共場所和其他場所，不準帶回家中，要及時交給檔案管理部門。

　　5.對于違反保密規(guī)定，泄露國家公司機密或造成一定后果者要依據《保密法》的規(guī)定，嚴肅處理并追究其責任。

　　七、檔案借閱制度

　　1.借閱檔案要嚴格遵守檔案管理制度，凡借閱者，應自覺履行借閱手續(xù)。

　　2.凡借閱檔案，需經主管領導批準。外單位人員借閱檔案，應持單位介紹信，經主管領導同意后，方可辦理借閱手續(xù)，并在借閱期限內按時歸還。

　　3.借閱人員對檔案材料妥善保管，注意保密，不得以任何理由轉借他人。

　　4.借閱人員未經領導批準，不得復印、抄寫檔案資料。

　　5.檔案管理人員對歸還的借閱材料要認真進行檢查，確認檔案材料完好無損時，方可辦理歸檔手續(xù)。對摘抄、復制的檔案材料，經認真核對，正確無誤時，方能簽字蓋章。公司檔案管理規(guī)章制度范文由精品學習網提供!

　　6.一旦發(fā)現(xiàn)檔案材料在借閱過程中被拆、涂抹或缺失等毀損現(xiàn)象，要及時向主管領導匯報，并追究有關人員的責任。

　　八、其他

　　解釋權歸公司行政人事部。

公司檔案管理制度9

　　一、目的

　　加強文件檔案管理，規(guī)范公司文件檔案的收集、歸檔程序和方法，確保公司檔案的完整性、準確性和系統(tǒng)性。提供符合公司需求和保證管理體系有效運行的.證據。

　　二、適用范圍

　　適用于公司及各部門檔案的收集、整理、分類、利用及歸檔。

　　三、術語和定義

　　1、檔案：指公司過去和現(xiàn)在各級部門及員工從事業(yè)務、經營、企業(yè)管理、宣傳等活

　　動中所直接形成的對企業(yè)有保存價值的各種文字、圖表、賬冊、憑證、報表、電腦

　　盤片、聲像、膠卷、榮譽實物、證件等不同形式的歷史記錄。

　　2、檔案管理：就是指檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、提供利用等活動。

　　四、職責

　　1、行政人事部：

　　1）負責公司檔案的集中管理和制度執(zhí)行及檢查工作，并負責督促指導部門檔案管理；

　　2）建立健全公司檔案管理制度，指導、監(jiān)督和檢查執(zhí)行情況；

　　3）收集、整理、分類、鑒定、統(tǒng)計、保管公司的檔案和其他資料；

　　4）負責公司檔案的利用和銷毀管理，監(jiān)控檔案利用和銷毀的全過程，確保公司檔案的安全；

　　5）提高檔案信息的利用效率，促進信息傳遞和溝通；

　　6）負責組織學習和培訓檔案管理辦法、使用知識。

　　2、其他各部門相關人員：

　　1）負責在工作變動時，做好或協(xié)助移交工作，并及時通知行政人事部；

　　2）向行政人事部移交合同或文件資料原件或復印件；

　　3）負責本部門文件資料或合同復印件的日常收集、標識、貯存、保管、利用、歸檔；

　　4）財務部負責按規(guī)定獨立建檔保管財務檔案資料；

　　3、各部門檔案主管人員

公司檔案管理制度10

　　一、為規(guī)范公司檔案管理，增強公司檔案的實用性和有效性，特制定本制度。

　　二、歸檔范圍

　　公司的規(guī)劃、年度計劃、統(tǒng)計資料、財務審計、會計檔案、勞動工資、經營情況、人事檔案、會議記錄、決定、委托書、協(xié)議、合同、項目方案、通知等具有參考價值的文件資料。

　　三、公司的檔案管理由總經理辦公室檔案室檔案管理員負責。

　　四、檔案管理員的職責：保證公司及各部門的原始資料及單據齊全完整、安全保密和使用方便。

　　五、資料的收集與整理

　　1、公司的歸檔資料實行"季度歸檔"及"年度歸檔"制度，即：每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份為公司檔案資料歸檔期。

　　2、在檔案資料歸檔期，由檔案管理員分別向各主管部門收集應該歸檔的原始資料。各主管部門經理應積極配合與支持。

　　3、凡應該及時歸檔的資料，由檔案管理員負責及時歸檔。

　　4、各部門專用的收、發(fā)文件資料，按文件的密級確定是否歸檔。凡機密以上級的文件必須把原件放入檔案室。

　　5、檔案管理員根據公司的《文書立卷歸檔管理制度》實施檔案歸檔整理。

　　六、資料的分類與歸檔

　　1、公司檔案資料的分類依據《文書立卷歸檔管理制度》的有關規(guī)定執(zhí)行。

　　2、公司檔案資料的歸檔每年一次，屬于平時立卷歸檔的不在此規(guī)定范圍內。

　　七、檔案的借閱

　　1、總經理、副總經理、總監(jiān)、總經理辦公室主任借閱非密級檔案可直接通過檔案管理員辦理借閱手續(xù)。

　　2、因工作需要，公司的其他人員需借閱非密級檔案時，由部門經理辦理《借閱檔案申請表》送總經理辦公室主任核批。

　　3、公司檔案密級分為絕密、機密、秘密三個級別，絕密級檔案禁止調閱，機密級檔案只能在檔案室閱覽，不準外借；秘密級檔案經審批可以借閱，但借閱時間不得超過4小時。秘密級檔案的借閱必須由總經理或分管副總經理批準�？偨浝硪蚬�外出時可委托副總經理或總經理辦公室主任審批，具體按委托書的內容執(zhí)行。

　　4、檔案借閱者必須做到：

　　①愛護檔案，保持整潔，嚴禁涂改。

　�、谧⒁獍踩�保密，嚴禁擅自翻印、抄錄、轉借、遺失。

　　八、檔案的銷毀

　　1、公司任何個人或部門非經允許不得銷毀公司檔案資料。

　　2、當某些檔案到了銷毀期時，由檔案管理員填寫《公司檔案資料銷毀審批表》交總經理辦公室主任審核經總經理批準后執(zhí)行。

　　3、凡屬于密級的檔案資料必須由總經理批準方可銷毀；一般的檔案資料，由總經理辦公室主任批準后方可銷毀。

　　4、經批準銷毀的公司檔案，檔案管理員須認真核對，將批準的《公司檔案資料銷毀審批表》和將要銷毀的檔案資料做好登記并歸檔。登記表永久保存。

　　5、在銷毀公司檔案資料時，必須由總經理或分管副總經理或總經理辦公室主任指定專人監(jiān)督銷毀。

　　第6篇：公司員工檔案管理制度

　　1、員工原始檔案是指員工的正式人事資料。凡本企業(yè)錄用的具有本市城鎮(zhèn)戶口的'員工，其原始資料由本企業(yè)調入、保管。

　　2、凡本企業(yè)錄用的具有城鎮(zhèn)常住戶口的員工，自簽訂勞動合同試用期滿后，按本企業(yè)調檔要求，將本人檔案調至人資行政部。因特殊情況不能再指定期限內完成調檔手續(xù)的，本人須向人資行政部提交詳細的書面說明材料，未經批準不調檔者或逾期未調檔者企業(yè)有權與期解除勞動合同。

　　3、原始人事檔案資料的驗收、補充、鑒別、歸檔和保管由人資行政部負責辦理。

　　4、查閱原始人事檔案管理規(guī)定：

　�。�1）查閱員工原始人事檔案前必須填寫《查閱員工人事檔案申請單》，經主管領導審批后，由人資行政部統(tǒng)一辦理，其它任何部門無權查閱員工原始檔案。

　�。�2）查閱員工原始人事檔案所獲資料，由人資行政部統(tǒng)一保存或使用后統(tǒng)一銷毀。

　　（3）員工存檔卡由人資行政部負責統(tǒng)一保管，員工離職辦理完畢各種手續(xù)后，退回本人或由人資行政部負責辦理原始檔案調出手續(xù)。

　�。�4）非本企業(yè)人員查閱原始檔案，原則上不予辦理，政府職能部門如查閱員工原始人事的檔案，按原始人事檔案查閱審批程序，人資行政部協(xié)調辦理。

　�。�5）員工在本企業(yè)工作期間，如有些情況需存入其原始人事檔案中，需填寫《員工原始人事檔案補充資料申請表》，經主管領導審批后，由人資行政部辦理。

　　5、員工業(yè)績、培訓檔案：

　　員工業(yè)績、培訓檔案是自員工上崗之日起建立的檔案資料，包括員工的身份證、學歷證書等相關證件的復印件，員工在工作期間的各種培訓及對員工評價、考核等。

　�。�1）人資行政部負責員工的培訓、業(yè)績檔案的整理歸檔及日常管理。

　　（2）員工培訓、業(yè)績檔案實行分級管理。部門主管級以上的員工檔案單由人資行政部部長或其指定負責人進行日常管理。主管級以下（不含主管級）培訓、業(yè)績檔由人事文員管理。

　　（3）部門部長可以調閱本部門員工的培訓、業(yè)績檔案。

　�。�4）員工培訓、業(yè)績檔案按國家有關檔案管理規(guī)定記入員工的人事檔案。

　　（5）員工離職后，員工的培訓、業(yè)績檔案由人資行政部留存作為備查。

公司檔案管理制度11

　　一、檔案的建立。

　　1.1檔案的建立按下列流程建立：收集--整理--分類--編號--登記--輸入電腦--入柜--利用--檢查

　　1.2明確建檔內容，實行系統(tǒng)收集、集中管理。

　　1.2.1房屋檔案：包括本物業(yè)的設計、施工文件、資料、圖紙、工程竣工驗收資料等;

　　1.2.2設備設施檔案：包括各種設施設備的線路圖紙、使用說明書、購入使用時間、使用許可證、年檢合格證、維修保養(yǎng)合同及維修保養(yǎng)記錄等;

　　1.2.3業(yè)主檔案：包括業(yè)主入住時所填寫的"業(yè)主概況表"、"業(yè)主公約"、"入住契約"、"前期服務協(xié)議"、"接房登記表"等。

　　1.2.4文秘檔案：包括業(yè)主公約、商家公約、業(yè)委會決議、物管政策法規(guī)、市區(qū)房管局的文件以及對本物業(yè)進行管理的各項規(guī)章制度等;

　　1.2.5員工檔案：包括員工供職申請表、簡歷、身份證復印件、上崗證、學歷證復印件、職稱證復印件、工作變動記錄、獎懲記錄等;

　　1.2.6財務檔案：包括各種帳簿、會計記帳憑證、財務報表、納稅報表、維修基金使用的預算、計劃、業(yè)委會批準使用的文件等。

　　1.3建檔要求：制度化、標準化、電腦化。

　　二、檔案管理

　　2.1為避免檔案的損壞、遺失，使重要檔案能永久保存，而又方便經常使用，對使用頻率較高的`檔案實辦公室對原始檔案進行嚴密管理，并保存復印件。

　　2.2檔案管理要求：

　　2.2.1進行標準化的檔案管理。

　　2.2.2采用多種形式的信息儲存方式，如電腦磁盤、膠卷、照片、圖表等，并采用適當的保存方法。

　　2.2.3加強保密意識培養(yǎng)，確保檔案在使用過程中的安全、不丟失、不泄密。

　　2.2.4實行檔案管理手段的現(xiàn)代化，運用計算機檢索手段，開發(fā)多媒體信息查詢系統(tǒng)。

　　2.2.5堅持檔案資料收集的系統(tǒng)化。

　　2.2.6作到檔案分類科學化。檔案按內容分類，逐一編號，登記造冊，編輯目錄，按工作部門分柜保存。

　　2.2.7實行檔案管理工作檢查經�；�。每季度對檔案文件的形成、積累、整理、歸類要進行一次全面的檢查。

公司檔案管理制度12

　　第一條為加強公司行政事務管理，理順公司內部關系，使各項管理標準化、制度化，提高辦事效率，特制定本規(guī)定。

　　第二條公文承辦部門或承辦人員應保證經辦文件的系統(tǒng)完整(公文上的各種附件一律不準抽存)。結案后及時交專(兼)職文書人員歸檔。工作變動或因故離職時應將經辦的文件材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。

　　第三條凡本公司繕印發(fā)出的`公文(含定稿和兩份打印的正件與附件、批復請示、轉發(fā)文件含被轉發(fā)的原件)一律由辦公室統(tǒng)一收集管理。

　　第四條檔案管理要指定專人負責，明確責任，保證原始資料及單據齊全完整，密級檔案必須保證安全。

　　第五條歸檔范圍：

　　1、公司的規(guī)劃、年度計劃、統(tǒng)計資料、科學技術、財務審計、勞動工資、經營情況、人事檔案、會議記錄(包括會議的通知、報告、決議、總結、領導人講話、典型發(fā)言、會議簡報、會議記錄等)、決定、委任書、協(xié)議、合同、項目方案等具有參考價值的文件材料。

　　2、本公司的請示與上級機關的批復以及對外的正式發(fā)文與有關單位來往的文書。

　　3、本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。

　　第六條檔案的借閱與索取：

　　1、借閱檔案要認真填寫《借閱檔案登記薄》。

　　2、借閱檔案必須愛護，保持整潔，嚴禁涂改，注意安全和保密，嚴禁擅自翻印、抄錄、轉借、遺失，如確屬工作需要摘錄和復制，凡屬密級檔案，必須由總經理批準方可摘錄和復制，一般內部檔原因總經理辦公室主任批準方可摘錄和復制。

　　3、歸還檔案時，檔案管理人員要嚴格檢查，如發(fā)現(xiàn)遺失、污損、或隨意涂改情況的，要追究借閱者責任，并及時報告公司主管領導。

　　第七條檔案的銷毀：

　　1、任何組織或個人非經允許無權隨意銷毀公司檔案材料。

　　2、若按規(guī)定需要銷毀時，必須編制《檔案銷毀清冊》，屬密級檔案須經總經理批準后方可銷毀，一般內部檔案，須經公司辦公室主任批準核對清楚后方可銷毀。

　　3、經批準銷毀的公司檔案。檔案人員要認真填寫、編制銷毀清單，由專人監(jiān)督銷毀。

公司檔案管理制度13

　　一、目的

　　為了更有效的的員工人事檔案進行妥善管理，有效的保守機密；同時為了維護人事檔案的完整，防止材料損壞，便于高效、有序的利用檔案資料，特制定本管理辦法。

　　二、檔案管理內容

　　1、員工入職檔案：個人簡歷、員工入職登記表、應聘人員登記表、面試記錄及待遇核定事項審批、筆試試題、身份證復印件、學歷學位證復印件、離職證明、各類合同及協(xié)議。

　　2、員工培訓檔案：培訓通知、培訓總結報告或者考評結果、培訓審批表、員工外派培訓合同、外出培訓反饋表（證書原件）、員工培訓統(tǒng)計表。

　　3、績效管理檔案：將員工績效考核相關資料按月歸類整理。

　　4、員工離職檔案：員工離崗包括員工與公司解除（終止）勞動關系，死亡等情形。

　　三、檔案相關規(guī)定

　　1、基礎管理

　　1.1原則：分類標準、歸檔及時、排列有序、層次清楚、整理規(guī)范。

　　1.2員工入職前，人力資源部對人事檔案的真實性、有效性進行核查，如有虛假，可不予錄用和解聘處理。

　　1.3對人事檔案按入職時間分類歸檔，按在職人員、離職人員進行整理，并及時登記于《入職員工人事檔案登記》（見附件一）《離職員工人事檔案登記》（見附件二），并在檔案前頁填寫各種人事資料的名稱及對檔案進行編號，人事檔案原則上是永久保存。

　　1.4當在職員工的基本資料有變動時（如學歷變動、身份證號碼變動、個人技術職稱變動、婚姻情況變動等），應及時將相關資料復印件交人力資源部歸檔，原件當場查驗。

　　1.5調動和錄用入公司的員工，應在辦理手續(xù)前調閱檔案。在其報到新崗位前，對調入或新建立的檔案都應登記。

　　1.6對員工進行考察、考核、培訓、獎懲形成的.材料要及時收集、整理保持檔案的完整性，歸檔的材料必須認真鑒別，保證材料的真實、文字清楚、手續(xù)齊備。材料須經審批蓋章和本人簽字的，應在蓋章、簽字后歸檔。

　　1.7員工離職檔案每月清查，另外存檔，檔案保存原則上三年后方可銷毀（高管及核心人員保留該員工離崗8年止）。

　　1.8人力資源部檔案員要注意檔案管理環(huán)境的清潔、整潔。

　　1.9檔案應分類編號存放，一個員工一個編號，防止重名重姓員工檔案交叉，制電子目錄，以便查閱。

　　2、檔案的查、借閱

　　2.1檔案分為保密與非保密，保密檔案禁止查閱，只能在檔案室閱覽，不得外借；非保密級檔案因工作需要查、借閱，須填寫《查、借閱人事檔案單》（附件三），經過行政人力資源部經理批準后方可查、借閱。

　　2.2任何單位一般不得垮部門查、借閱人事檔案，下級員工不得查、借閱上級員工的人事檔案。

　　2.3公司級領導、行政人力資源部可直接查、借閱員工人事檔案。

　　2.4所有經過批準后借閱的人事檔案需在三天內歸還人力資源部（除特殊情況可延長），對借閱后到期未歸還者、歸還損壞、私自復印檔案者、遺失者依照公司檔案管理的相關規(guī)定處理。

　　2.5人力資源部做好查、借閱登記，并在《人事檔案借閱登記本》簽字登記（附件三）。

　　3、查、借閱檔案注意事項

　　3.1不得涂改、圈劃、抽取、撤換、損壞檔案材料。

　　3.2不得擅自復印、拍攝檔案內容，如有工作需要從檔案中取證須經行政人力資源部經理同意。

　　3.3查、借閱者不得擅自泄露檔案內容，違反者視情節(jié)嚴重，予以懲處。

　　4、檔案的銷毀

　　4.1公司任何個人和部門非經同意不得銷毀員工檔案資料。

　　4.2某些檔案到了銷毀期時，由人力資源部填寫《公司員工人事檔案銷毀審批登記》（附表五），經行政人力資源部經理批準后銷毀。

　　4.3經批準銷毀的人事檔案，人力資源部須認真核對，將批準的《公司員工人事檔案銷毀登記》和將要銷毀的人事檔案做好登記并歸檔，登記表永久保存。

　　四、制定、修訂、廢除與實施

　　本管理辦法經行政人力資源部經理批準后，由人力資源部實施，修訂和廢止亦同。

公司檔案管理制度14

　　一、目的

　　更的的員工人事檔案妥善管理，的保守機密；人事檔案的完整，防止材料損壞，便于高效、有序的檔案資料，特制定本檔案管理辦法。

　　二、檔案管理內容

　　1、員工入職檔案：個人簡歷

　　員工入職登記表、應聘人員登記表、面試記錄及待遇核定審批、筆試試題、身份證復印件、學歷學位證復印件、離職證明、合同及協(xié)議。

　　2、員工培訓檔案：培訓通知、培訓總結報告或者考評結果、培訓審批表、員工外派培訓合同、外出培訓反饋表（證書原件）、員工培訓統(tǒng)計表。

　　3、績效管理檔案：將員工績效考核資料按月歸類整理。

　　4、員工離職檔案：員工離崗包括員工與公司解除（終止）勞動關系，死亡等情形。

　　三、檔案規(guī)定

　　1、基礎管理

　　1．1原則：分類標準、歸檔、排列有序、層次清楚、整理規(guī)范。

　　1．2員工入職前，人力資源部對人事檔案的性、性核查，如有虛假，可不予錄用和解聘。

　　1．3對人事檔案按入職分類歸檔，按在職人員、離職人員整理，并登記于《入職員工人事檔案登記》（見附件一）《離職員工人事檔案登記》（見附件二），并在檔案前頁填寫人事資料的名稱及對檔案編號，人事檔案原則上是永久保存。

　　1．4當在職員工的.資料有變動時（如學歷變動、身份證號碼變動、個人技術職稱變動、婚姻情況變動等），應將資料復印件交人力資源部歸檔，原件當場查驗。

　　1．5調動和錄用入公司的員工，應在辦理手續(xù)前調閱檔案。在其報到新崗位前，對調入或新的檔案都應登記。

　　1．6對員工考察、考核、培訓、獎懲的材料要收集、整理檔案的完整性，歸檔的材料鑒別，材料的、文字清楚、手續(xù)齊備。材料須經審批蓋章和本人簽字的，應在蓋章、簽字后歸檔。

　　1．7員工離職檔案每月清查，存檔，檔案保存原則上三年后方可銷毀（高管及核心人員保留該員工離崗8年止）。

　　1．8人力資源部檔案員要注意檔案管理環(huán)境的清潔、整潔。

　　1．9檔案應分類編號存放，員工編號，防止重名重姓員工檔案交叉，制電子目錄，以便查閱。

　　2、檔案的查、借閱

　　2．1檔案分為保密與非保密，保密檔案禁止查閱，只能在檔案室閱覽，外借；非保密級檔案因工作需要查、借閱，須填寫《查、借閱人事檔案單》（附件三），行政人力資源部經理批準后方可查、借閱。

　　2．2任何垮查、借閱人事檔案，下級員工查、借閱員工的人事檔案。

　　2．3公司級、行政人力資源部可直接查、借閱員工人事檔案。

　　2．4所有批準后借閱的人事檔案需在三天內歸還人力資源部（除特殊情況可延長），對借閱后到期未歸還者、歸還損壞、私自復印檔案者、遺失者依照公司檔案管理的規(guī)定。

　　2．5人力資源部查、借閱登記，并在《人事檔案借閱登記本》簽字登記（附件三）。

　　3、查、借閱檔案注意

　　3．1涂改、圈劃、抽取、撤換、損壞檔案材料。

　　3．2擅自復印、拍攝檔案內容，如有工作需要從檔案中取證須經行政人力資源部經理同意。

　　3．3查、借閱者擅自泄露檔案內容，違反者視情節(jié)嚴重，予以懲處。

　　4、檔案的銷毀

　　4．1公司任何個人和非經同意銷毀員工檔案資料。

　　4．2某些檔案到了銷毀期時，由人力資源部填寫《公司員工人事檔案銷毀審批登記》（附表五），經行政人力資源部經理批準后銷毀。

　　4．3經批準銷毀的人事檔案，人力資源部須核對，將批準的《公司員工人事檔案銷毀登記》和將要銷毀的人事檔案登記并歸檔，登記表永久保存。

　　四、制定、修訂、廢除與實施

　　本管理辦法經行政人力資源部經理批準后，由人力資源部實施，修訂和廢止亦同。

公司檔案管理制度15

　　第一條 為了規(guī)范公司檔案管理工作，保證檔案的完整性及保密性，理順工作程序，明確工作職責，杜絕資料流失，特制定本制度。

　　第二條 檔案管理機構及其職責

　　1、公司檔案工作實行二級管理，一級管理是指公司綜合管理部的統(tǒng)籌管理;二級管理是指各部門的檔案資料管理工作。

　　2、綜合管理部檔案管理員負責公司所有檔案資料的統(tǒng)一收集管理，各部門的檔案管理員負責本部門檔案資料的使用管理。

　　3、檔案管理人員要嚴格執(zhí)行公司檔案管理規(guī)定，認真細致地做好檔案保管以及利用工作，充分發(fā)揮檔案資料的作用。

　　4、綜合管理部檔案管理員有責任對二級檔案管理工作進行監(jiān)督和指導，每年對二級檔案管理進行一次檢查驗收。

　　第三條 歸檔制度

　　1、凡是反映公司戰(zhàn)略發(fā)展、生產經營、企業(yè)管理及工程建設等活動，具有查考利用價值的文件資料均屬歸檔范圍。

　　2、凡屬歸檔范圍的文件資料，均由公司集中統(tǒng)一管理，任何個人不得擅自留存。

　　3、歸檔的文件資料，原則上必須是原件，原件用于報批不能歸檔或相關部門保留的，綜合部保存復印件。

　　4、凡公司業(yè)務活動中收到的文件、函件承辦后均要及時歸檔;以公司名義發(fā)出的文件、函件要留底稿及正文備查。

　　5、業(yè)務活動中涉及金融財稅方面的資料，由財務部保存原件;屬于人事方面的資料，由人力資源部保存原件;屬于工程建設方面的，由規(guī)劃建設部保存原件。以上部門應將涉外事務的復印件報綜合管理部備案。

　　6、由公司對外簽訂的經濟合同，應保留三份原件，綜合管理部保存一份，財務部及合同執(zhí)行(或簽訂)部門各保存一份。特殊情況只有一份原件時，由綜合部保存原件。

　　7、在歸檔范圍內的.其他資料，由經辦人整理后連同有關資料移交綜合管理部檔案室。部門需要使用的可復印或復制，歸檔范圍外的由各部門自行保管。

　　第四條 檔案保管制度

　　1、公司綜合管理部設存放檔案的專門庫房，各部門應根據保存檔案數量，設置存放檔案的箱柜，并具備防火、防潮、防蟲等安全條件。

　　2、歸檔資料要進行登記，編制歸檔目錄。

　　3、檔案管理員要科學地編制分類法，根據分類法，編制分類目錄;根據需要編制專題目錄，完善檢索工具，以便于查找。

　　4、檔案要分類、分卷裝訂成冊，保管要有條理，主次分明，存放科學。

　　5、庫存檔案必須圖物相符，帳物相符。

　　6、檔案管理人員要熟悉所管理的檔案資料，了解利用者的需求，掌握利用規(guī)律。

　　7、根據有關規(guī)定及公司實際情況，確定檔案保存期限，每年年終據此進行整理、剔除。

　　8、經確定需銷毀的檔案，由檔案管理員編造銷毀清冊，經公司領導及有關人員會審批準后銷毀。銷毀的檔案清單由檔案員永久保存。

　　9、嚴格遵守檔案安全保密制度，做好檔案流失的防護工作。

　　10、凡公司工作人員調離崗位前必須做好資料移交工作，方可辦理調動手續(xù)。

　　第五條 檔案借閱制度

　　1、檔案屬于公司機密，未經許可不得外借、外傳。外單位人員未經公司領導批準不得借閱。

　　2、借閱檔案資料，須經檔案保管部門負責人批準。閱檔必須在辦公室指定的地方，不得攜帶外出。需要借出檔案的，須經檔案保管部門負責人批準。

　　3、借閱檔案，必須履行登記、簽收手續(xù)。

　　4、借出檔案材料的時間不得超過一周，必要時可以續(xù)借。過期由檔案管理員催還。需要長期借出的，須經分管副總經理批準。

　　5、借出檔案時，應在借出的檔案位置上，放一代替卡，標明卷號、借閱時間、借閱單位或借閱人，以便查閱和催還。

　　6、借閱檔案資料者必須妥善保管檔案資料，不得任意轉借或復印、不得拆封、損污文件，歸還時保證檔案材料完整無損，否則，追究當事人責任。

　　7、借出檔案材料，因保管不慎丟失時，要及時追查，并報告主管部門及時處理。

　　8、重要檔案、機密檔案不得借閱，必須借閱的要經分管副總經理同意，必須外借的，由總經理審批。

　　第六條 二級檔案應根據資料的性質和部門需要，每三年移交一次，必須保留的盡量留復印件，其余資料交綜合管理部統(tǒng)一保存。

　　第七條 本制度從二Oxx年x月一日起執(zhí)行。

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