（優(yōu)秀）公司檔案管理制度
在學習、工作、生活中，越來越多地方需要用到制度，制度是要求大家共同遵守的辦事規(guī)程或行動準則。你所接觸過的制度都是什么樣子的呢？以下是小編精心整理的公司檔案管理制度，歡迎閱讀，希望大家能夠喜歡。
公司檔案管理制度1
為規(guī)范和加強公司安全生產(chǎn)檔案（臺賬）、記錄管理工作，確保各項安全生產(chǎn)檔案（臺賬）的準確和完善，通過安全生產(chǎn)檔案（臺賬）的記錄、整理和歸檔，不斷增強安全管理工作的針對性、系統(tǒng)性和可追溯性、閉合性，提高公司安全生產(chǎn)監(jiān)督管理水平，結(jié)合公司實際，特制定本制度。
本制度適用于公司安全生產(chǎn)檔案（臺賬）、記錄管理工作。
3.1安全生產(chǎn)檔案（臺賬）：是指各部門、項目部全生產(chǎn)管理過程中形成的具有保存價值的各種文件資料、圖像、聲像、電子等不同形式的歷史記錄。
3.2 數(shù)據(jù)電文：是指以電子、光學、磁或者類似手段生成、發(fā)送、接收和儲存的信息。
5.1 公司安全管理部負責公司安全生產(chǎn)檔案（臺賬）的綜合管理工作，對各項目部、各部門安全生產(chǎn)的檔案管理工作進行監(jiān)督、檢查。負責根據(jù)公司的相關(guān)規(guī)定擬定公司安全記錄歸檔和保管、使用、統(tǒng)計等相關(guān)規(guī)章制度。負責公司各類安全生產(chǎn)記錄的分類、編號和備案工作。
5.2各部門分別負責本部門職責范圍內(nèi)的安全生產(chǎn)檔案（臺賬）管理工作。統(tǒng)一使用公司制定的格式進行安全生產(chǎn)記錄。
5.3各項目部負責本項目部安全生產(chǎn)檔案、記錄管理，填寫、收集、整理、保管、利用本項目部在安全生產(chǎn)管理活動中形成的各類記錄。
5.4各項目部的安全生產(chǎn)管理部門及各職能部門按照本單位的.《安全生產(chǎn)管理體系文件》及相關(guān)制度履行相應職責。
6.1.1.1安全生產(chǎn)委員會或安全生產(chǎn)領導小組人員名單及變動記錄。
6.1.1.2安全生產(chǎn)組織機構(gòu)、安全生產(chǎn)管理網(wǎng)絡圖等。
6.1.1.3安全生產(chǎn)責任制度、安全生產(chǎn)管理制度（云南省安全生產(chǎn)條例規(guī)定的11項制度必須建檔）等文件。
6.1.1.4與工種崗位和設備工具相對應的安全操作規(guī)程和使用規(guī)程。
6.1.1.5上級有關(guān)安全生產(chǎn)監(jiān)督管理部門制定和下發(fā)的制度性文件、通知、通報等。
6.1.1.6安全管理人員花名冊、相關(guān)人員證書（含三類人員證書、注冊安全工程師等相關(guān)資格證書）。
6.1.1.7年度安全生產(chǎn)工作總結(jié)和計劃、階段性專項安全生產(chǎn)工作總結(jié)。
6.1.1.8安全生產(chǎn)責任書、安全生產(chǎn)責任目標分解、執(zhí)行、考核記錄。
6.1.2 安全生產(chǎn)教育培訓臺賬包括以下方面內(nèi)容：
6.1.2.1安全宣傳教育培訓計劃（含特種作業(yè)人員教育）、學習、活動資料；
6.1.2.5危險化學品管理人員花名冊及相關(guān)身份證明、資格證書；
6.1.3.2根據(jù)安全生產(chǎn)工作需要，臨時組織的各類會議，包括傳達貫徹上級文件，收看收聽電視電話會議通知、記錄、紀要等；
6.1.4.1重大危險源的檢測、評估、監(jiān)控報告或記錄；
6.1.4.2針對重大危險源制定的應急預案，包括危險性分析、可能發(fā)生的事故特征、應急組織機構(gòu)與職責、預防措施、應急處置程序、應急培訓和應急保障等內(nèi)容；
6.1.4.3重大危險源監(jiān)督管理：名稱、負責人、地點（部門）、聯(lián)系人、聯(lián)系方式；
6.1.5.1職業(yè)健康目標管理和責任制，單位負責人及管理人員職業(yè)衛(wèi)生培訓證明（復印件）；
6.1.5.2職業(yè)健康管理制度，職業(yè)病防治法律、法規(guī)、規(guī)范、標準、文件；
6.1.5.3年度職業(yè)健康計劃和實施方案，個人防護用品發(fā)放（使用）記錄，職業(yè)健康宣傳教育培訓記錄（培訓計劃、培訓考核記錄、宣傳圖片、紙質(zhì)和攝像資料）等；
6.1.5.4用人單位職業(yè)監(jiān)護檔案，職工個人職業(yè)健康監(jiān)護檔案，接觸職業(yè)危害人員登記表及體檢記錄（上崗前、在崗、離崗時的職業(yè)健康檢查表），職業(yè)病人登記表，職業(yè)病人診斷證明等；（如果有）
6.1.6.1相關(guān)方單位資質(zhì)及簽訂的安全協(xié)議（合同）、安全告知等；
6.1.6.2相關(guān)方特種作業(yè)人員資質(zhì)證明（復印件）；
6.1.6.3外用工、外包工等外來務工人員的教育記錄；
6.1.7.1專業(yè)安全檢查、季節(jié)性檢查、重大節(jié)假日安全檢查記錄及考核記錄（或安全檢查表）；
6.1.7.2專項安全檢查及考核記錄（或安全檢查表）；
6.1.7.3日常、綜合性安全檢查及考核記錄（或安全檢查表）；
6.1.7.4隱患檢查記錄、隱患排查治理（計劃）登記表；
6.1.7.6重大事故隱患治理方案，包括以下內(nèi)容：安全事故隱患的類別、所屬工藝、地點、影響范圍及程度、治理的目標和任務、采取的方法及措施、經(jīng)費和物資的落實、負責治理的責任人和部門（或單位）、治理的時限和要求、安全措施和應急預案、本單位專業(yè)技術(shù)人員（或?qū)＜遥⿲χ卮笫鹿孰[患治理情況的評估報告；
6.1.7.7其它與安全檢查、隱患排查工作有關(guān)的記錄。
6.1.9 生產(chǎn)安全事故管理檔案包括以下方面內(nèi)容：
6.1.9.5按事故處理“四不放過”原則，進行處理的相關(guān)記錄。
6.1.10.2安全工作費用投入過程中相關(guān)票據(jù)復印件等。
6.1.11《安全生產(chǎn)、職業(yè)健康及消防工作責任書》規(guī)定的其它臺賬。
6.1.12法律法規(guī)規(guī)定的其他需要記錄、建立臺賬的內(nèi)容。能夠證明安全生產(chǎn)過程管理的其他記錄資料等。
6.2.1安全生產(chǎn)檔案（臺賬）紙質(zhì)文件材料應齊全完整，字跡清晰，日期明確，簽認手續(xù)完備；
6.2.2各項目部要求確定專人負責安全生產(chǎn)檔案（臺賬）的記錄、收集和整理；
6.2.3各項目部安全生產(chǎn)檔案（臺賬）應分類存檔，按時間順序（以年度為界），每年年終將安全生產(chǎn)檔案（臺賬）裝訂成冊；
6.2.4檔案（臺賬）以數(shù)據(jù)電文形式存在的，應當符合《中華人民共和國電子簽名法》（20xx年修正）的相關(guān)要求。
6.3.1各部門、各項目部記錄管理人負責收集、整理、保存本單位、本部門的安全生產(chǎn)記錄（記錄管理人由單位、各部門根據(jù)崗位職責進行確定），填寫“在檔記錄清單”；
6.3.2記錄的填寫要及時、真實、內(nèi)容完整、字跡清晰，不得隨意涂改；如因某種原因不能填寫的項目，應說明理由，并將該項用雙斜杠劃去；
6.3.3各相關(guān)欄目負責人簽名不允許空白。如因筆誤或計算錯誤要修改原記錄，應采用雙斜杠劃去原記錄，在其上方寫上更正后的記錄，加蓋或簽上更正人的印章或姓名及更正日期；
6.3.4記錄填寫應與運行活動同步進行，不得后補或編造。
6.5.1各部門負責本部門的運行記錄的發(fā)放；記錄發(fā)放范圍僅限公司范圍內(nèi)；記錄發(fā)放部門應填“發(fā)文記錄”，記錄的接收部門應填“收文記錄”。
6.5.2記錄表格需經(jīng)部門負責人同意后，方可使用或復制，并由各部相關(guān)部門記錄管理人負責登記發(fā)放。
6.5.3各部門的記錄需借閱或復制者要經(jīng)相應部門負責人批推，由各部門相關(guān)記錄管理人登記備案。
6.6.1記錄如超過保存期限或其他特殊情況需要銷毀時，由各相關(guān)部門記錄管理人填寫《文件銷毀申請單》，交部門負責人審核，經(jīng)安全管理部確認，由記錄使用部門標記過期或執(zhí)行銷毀。同時在“在檔記錄清單”上注明銷毀的項目、方式、數(shù)量等信息。
6.6.2對于保存期限內(nèi)需向其他移交或提供的運行記錄，除應在“記錄清單” 上注明移交或提供記錄項目、數(shù)量等信息外，還應填寫“文件移交清單”接收移置運行記錄的部門應在“運行記錄移置清單”上簽字確認。
6.7.1各部門、各項目部需指定記錄管理員，記錄管理員必須把單位所有記錄分類，依據(jù)記錄的類型整理、標識，便于查閱并可追溯相關(guān)活動。
6.7.2記錄應存放于通風、干燥的地方，所有記錄保持清潔，字跡清晰。不得丟失或破壞、防止泄密。
6.7.3文書檔案保管期限按照公司相關(guān)文件管理規(guī)定或《國家檔案局關(guān)于機關(guān)檔案保管期限的規(guī)定》要求的《文書檔案保管期限表》執(zhí)行。
7.1公司安委辦對各項目部安全生產(chǎn)檔案（臺賬）的建立情況，定期進行監(jiān)督、檢查，檢查時間為每年度至少一次。
7.2按照公司《安全生產(chǎn)、職業(yè)健康及消防工作責任書》涉及安全生產(chǎn)檔案、臺賬、記錄管理工作的內(nèi)容進行檢查考核。
公司檔案管理制度2
1、所有的工程檔案由工程部文員負責管理。工程檔案管理人員應嚴格遵守公司檔案管理制度和保密守則。
2、各類檔案應按系統(tǒng)：土建、強電、弱電、空調(diào)、鍋爐房、熱力站、機管，按圖紙資料、維修記錄、運行記錄、設備臺帳、各商戶單元裝修和維修檔案等，進行分類管理。
3、按照檔案管理要求存放各類檔案并貼上標簽。編制檔案目錄，內(nèi)容應與檔案盒外標簽一致。
4、外單位交來圖紙由各系統(tǒng)工程師核對實物，如圖紙無誤則由文員按系統(tǒng)歸檔；圖紙有誤，則聯(lián)系交圖單位更正。
5、各類檔案及圖紙資料是工程維修保養(yǎng)的.重要依據(jù)，應妥善保存，用途不明的資料應交工程部經(jīng)理確定用途。圖紙資料、重要維修記錄和用戶裝修、維修檔案應長期保存，其他各種記錄保存期限一般為二年以上，過期需銷毀的資料應由工程部經(jīng)理、主管及技術(shù)人員組成鑒定小組研究后決定。
6、借閱檔案需經(jīng)相應系統(tǒng)的主管(工程師)以上人員批準，確定歸還日期，需續(xù)借的要重新登記。
7、文員每月對維修登記臺帳、維修單、運行記錄、維修記錄等進行整理并分類歸檔、保存。
公司檔案管理制度3
為使公司重要的文件資料保存完整保密和使用方便，特制訂本制度。
一、檔案的分類：
1、一般保密文件：公司的規(guī)劃文件、會議記錄、會議紀要、決議、決定、委任書、協(xié)議書、合同書、項目方案、公司注冊文件、通知、通告、來往信函、與公司有關(guān)的政府文件法律文件等。
2、專業(yè)技術(shù)文件：專業(yè)技術(shù)圖紙、說明書、資料、文件、書籍、軟件。
3、機密文件：上述專業(yè)技術(shù)文件以及年度計劃、統(tǒng)計文件、財務憑證、財務報表、審計文件、經(jīng)營情況、勞動工資和人事檔案等。
4、公司對外簽訂的重要合約，須交一份給總公司備案。
5、有關(guān)公司發(fā)展的圖片、錄像、實物等，均屬檔案保管范圍。
6、除有特別規(guī)定外，檔案資料由行政部負責管理。
二、存檔：
1、合同按照《合同管理規(guī)定》由指定人保管，其他檔案由行政部指定專人保管。
2、檔案管理員須按照第一條的分類情況，將文件資料分類存檔保管。
�。�1）如存檔文件資料為傳真件時，必須復印一份存檔。
（2）凡涉及經(jīng)濟利益的來往函件、政府文件等資料，原則上應長期保存；其他文件視其價值確定保存期限。
�。�3）檔案的歸檔要及時，除特殊情況外，要求一項工作結(jié)束后存檔。歸檔文件應保證其齊全完整，如有短缺應立即追查歸入；文檔的處理手續(xù)要完備，如有遺漏立即補辦。
�。�4）文件的電腦存檔。
�。�5）公司發(fā)出的文檔都要在電腦中保留副本，并按文本文件歸檔方式命名保存。
�。�6）電腦文檔信息要按年度進行存盤處理，將重要的信息資料轉(zhuǎn)存軟盤或光盤，并存放于磁盤盒內(nèi)妥善保管。
三、借閱：
1、部門主管及以上人員可直接借閱一般性檔案資料，如借閱機密資料，須經(jīng)經(jīng)理批準。
2、其他員工借閱與本職工作有關(guān)的資料時，可直接借閱；如借閱與本職工作無關(guān)的檔案資料或機密資料，須經(jīng)本部門主管和行政部主管同意，必要時，需請主管副經(jīng)理批準。
3、借閱時，原則上只允許在公司內(nèi)使用，并辦理借閱手續(xù)，當天借閱當天歸還；機密文件和絕版文件只能在存檔處查閱，不予借出；如特殊情況確需借出時，須由經(jīng)理簽字后方能借閱。
4、借閱的'資料必須妥善保管，不得涂改及私自復印。如確需復制，一般資料，須經(jīng)部門主管批準；機密資料，須經(jīng)公司經(jīng)理批準。
5、機密資料，必須注意保密，不得隨意擺放；如因個人原因致使機密文件丟失或泄露機密的，其后果由責任人承擔，必要時公司將采取法律手段保護公司的利益。
四、專業(yè)技術(shù)資料的管理
1、專業(yè)技術(shù)資料除另有規(guī)定外，公司指定技術(shù)部門專人管理。
2、屬于工作需要而發(fā)給有關(guān)部門的技術(shù)文件資料，在領用時必須辦理登記手續(xù)，實行“誰領用誰保管誰負責”的管理原則。管理人員每月負責將已發(fā)放文件資料的情況書面通知行政部。
3、長期領用的文件資料，責任人必須妥善保管，不使用時要及時歸還。同時，技術(shù)部門的文檔管理人員必須每季度末對借入的`文件資料進行一次核對。如發(fā)現(xiàn)有丟失，必須書面通知行政部，并上報公司經(jīng)理辦公室。原則上因丟失文件而影響公司正常工作的，視情況扣罰￥200元及以上，具體處理結(jié)果由公司經(jīng)理視其造成的影響酌情處理。
五、文檔的銷毀
1、除物業(yè)公司經(jīng)理外，任何人無權(quán)私自銷毀公司任何檔案資料。
2、每年底清理檔案后應將沒有保存價值的文件銷毀，銷毀時應先報請公司經(jīng)理批準，登記留底并抄送一份給總公司辦公室后方能銷毀；銷毀時，應焚燒或使用碎紙機，不得隨意丟放。
3、經(jīng)批準銷毀的檔案資料，檔案管理人員應編制銷毀清單，經(jīng)主管副經(jīng)理簽字后，由專人負責辦理。銷毀清單應作為檔案資料長期保存。
六、檔案立卷
每年年底清理公司所有文檔，將已經(jīng)辦理完畢具有保存價值的文檔組合成案卷；立案時應編制卷內(nèi)文件的順序號、文件號、責任人、題名日期、頁號等，并附立卷登記表一份。
七、附則
1、員工離職時，必須將所領借文檔資料全部歸還，由相關(guān)管理人員簽字接收。如有丟失，則按7、3條的規(guī)定扣罰責任人。
2、檔案資料轉(zhuǎn)移時，必須報請主管副經(jīng)理以上批準，并辦理交接手續(xù)。
3、凡違反本規(guī)定的，除已有規(guī)定外，每次給予￥50元以上的罰款。情節(jié)嚴重者，加重處罰。
4、隨時接受總公司檔案管理負責人員對我公司檔案管理工作的檢查。
公司檔案管理制度4
一、人事檔案管理范圍：專業(yè)技術(shù)干部、管理干部、工人等各類人員(包括出國不歸、失蹤、除名、逃亡職工和殘死亡、離休、退休職工)的人事檔案。
二、除人事檔案管理人員外，無關(guān)人員不得進入檔案庫。
三、檔案的管理
(1)根據(jù)氣候的不同變化，經(jīng)常注意檔案的通風、溫度、清潔、防火、防盜、防曬、防潮和防蛀。
(2)對所管理的人事檔案必須逐人登記注冊。
(3)每季度核對一次檔案的分類、編目、序號，發(fā)現(xiàn)編錯或放錯位置需糾正;裝卸檔案要按登記冊全面檢查檔案，發(fā)現(xiàn)漏缺檔案需查找。
(4)任何人不得私自保存他人的檔案材料，對私自保存他人檔案材料拒不交出者，應追究其責任。
(5)要不斷研究和改進檔案的管理方法和技術(shù)，逐步實現(xiàn)檔案管理的科學化。
四、人事檔案是全面應干部、工人歷史和現(xiàn)實情況的實物材料，構(gòu)成包括下列十項內(nèi)容。
(1)履歷表及其他簡歷材料等。
(2)自傳材料;報告?zhèn)�人有關(guān)事項的材料。
(3)各種鑒定;審計工作中形成的材料;
(4)各類考核、評價材料及畢業(yè)成績單、學歷證明等。
(5)歷史審查材料及甄別復查材料，更改或姓名認定材料等。
(6)黨、團組織建設工作中形成的材料。
(7)表彰獎勵材料
(8)執(zhí)紀執(zhí)法部門形成的涉及個人的.材料。
(9)任免呈報表，確定或晉升技術(shù)職務、學位、學銜審批表，出國人員審批表，調(diào)整工資審批表，工資級別登記表，離休、退休、退職審批表等。
(10)健康檢查和處理工傷事故工作中形成材料。
五、查閱和借用人事檔案，應遵守下列規(guī)定：
(1)不得隨意查閱人事檔案，如必須查閱有關(guān)人員檔案情況，需辦理借閱手續(xù)由檔案管理人員提供。
(2)必須查閱檔案時，只限于組織、人事部門派出的中共黨員干部到檔案室查閱所需情況。
(3)任何人不得查閱或借用本人及親屬的檔案。
(4)查閱檔案者，必須填寫對查閱問題，查閱日期等逐項進行登記。
(5)查閱檔案，必須嚴格遵守保密制度，嚴禁在檔案卷內(nèi)涂改，圈劃及撤換檔案材料，不得向無關(guān)人員泄漏被查檔案內(nèi)容，違者應追究責任。
(6)查閱檔案時，不得抄錄檔案內(nèi)容，如特殊情況，須經(jīng)人事部門負責人允許后方可抄錄，抄錄的材料應盡快送回檔案室處理。
(7)外調(diào)人員一般不得查閱檔案，如特殊情況需查閱時，必須持縣級以上組織、人事部門介紹信，并有兩名正式黨員方能查閱。
(8)檔案在特殊情況下，經(jīng)批準可以借出，但借出時要及時登記，按期歸還，如不按時歸還，要及時催收，以免遺失。
六、轉(zhuǎn)遞檔案應遵守下列規(guī)定：
(1)檔案要通過機要交通或派專人轉(zhuǎn)遞，不能公開郵寄或本人自帶。
(2)檔案轉(zhuǎn)出要及時追收回執(zhí)，以防檔案丟失。
(3)收到外單位的檔案，要及時核對，核對無誤差后，在回執(zhí)上簽名蓋章后退回回執(zhí)。
七、凡歸檔的材料，均應經(jīng)過認真的鑒別;屬于歸檔的材料，必須手續(xù)完備，完整無缺把好"入口關(guān)";需經(jīng)組織審查蓋章和本人簽字的，應蓋章簽字后才能歸檔。
八、凡歸入檔案的材料，均應按照組織部《關(guān)于干部檔案材料收集，歸檔的暫行規(guī)定》整理，不應歸入干部檔案的材料，不得入檔;
九、保管檔案工作人員守則如下：
(1)嚴格遵守保密制度，不得擅自向他人提供檔案材料或泄露檔案內(nèi)容。
(2)嚴禁在檔案庫吸煙，保護檔案安全，經(jīng)常打掃和保持檔案室的清潔衛(wèi)生。
(3)不得擅自轉(zhuǎn)移、分散和銷毀檔案材料。
(4)熱愛本職工作，忠于職守，刻苦鉆研業(yè)務，努力提高業(yè)務水平和工作能力。
(5)堅持黨的原則，認真貫徹執(zhí)行黨的政策，嚴格按照檔案工作的各項規(guī)章制度辦事。
公司檔案管理制度5
一、目的
更的的員工人事檔案妥善管理，的保守機密；人事檔案的完整，防止材料損壞，便于高效、有序的檔案資料，特制定本檔案管理辦法。
二、檔案管理內(nèi)容
1、員工入職檔案：個人簡歷
員工入職登記表、應聘人員登記表、面試記錄及待遇核定審批、筆試試題、身份證復印件、學歷學位證復印件、離職證明、合同及協(xié)議。
2、員工培訓檔案：培訓通知、培訓總結(jié)報告或者考評結(jié)果、培訓審批表、員工外派培訓合同、外出培訓反饋表（證書原件）、員工培訓統(tǒng)計表。
3、績效管理檔案：將員工績效考核資料按月歸類整理。
4、員工離職檔案：員工離崗包括員工與公司解除（終止）勞動關(guān)系，死亡等情形。
三、檔案規(guī)定
1、基礎管理
1．1原則：分類標準、歸檔、排列有序、層次清楚、整理規(guī)范。
1．2員工入職前，人力資源部對人事檔案的性、性核查，如有虛假，可不予錄用和解聘。
1．3對人事檔案按入職分類歸檔，按在職人員、離職人員整理，并登記于《入職員工人事檔案登記》（見附件一）《離職員工人事檔案登記》（見附件二），并在檔案前頁填寫人事資料的名稱及對檔案編號，人事檔案原則上是永久保存。
1．4當在職員工的資料有變動時（如學歷變動、身份證號碼變動、個人技術(shù)職稱變動、婚姻情況變動等），應將資料復印件交人力資源部歸檔，原件當場查驗。
1．5調(diào)動和錄用入公司的員工，應在辦理手續(xù)前調(diào)閱檔案。在其報到新崗位前，對調(diào)入或新的檔案都應登記。
1．6對員工考察、考核、培訓、獎懲的材料要收集、整理檔案的'完整性，歸檔的材料鑒別，材料的、文字清楚、手續(xù)齊備。材料須經(jīng)審批蓋章和本人簽字的，應在蓋章、簽字后歸檔。
1．7員工離職檔案每月清查，存檔，檔案保存原則上三年后方可銷毀（高管及核心人員保留該員工離崗8年止）。
1．8人力資源部檔案員要注意檔案管理環(huán)境的清潔、整潔。
1．9檔案應分類編號存放，員工編號，防止重名重姓員工檔案交叉，制電子目錄，以便查閱。
2、檔案的查、借閱
2．1檔案分為保密與非保密，保密檔案禁止查閱，只能在檔案室閱覽，外借；非保密級檔案因工作需要查、借閱，須填寫《查、借閱人事檔案單》（附件三），行政人力資源部經(jīng)理批準后方可查、借閱。
2．2任何垮查、借閱人事檔案，下級員工查、借閱員工的人事檔案。
2．3公司級、行政人力資源部可直接查、借閱員工人事檔案。
2．4所有批準后借閱的人事檔案需在三天內(nèi)歸還人力資源部（除特殊情況可延長），對借閱后到期未歸還者、歸還損壞、私自復印檔案者、遺失者依照公司檔案管理的規(guī)定。
2．5人力資源部查、借閱登記，并在《人事檔案借閱登記本》簽字登記（附件三）。
3、查、借閱檔案注意
3．1涂改、圈劃、抽取、撤換、損壞檔案材料。
3．2擅自復印、拍攝檔案內(nèi)容，如有工作需要從檔案中取證須經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理同意。
3．3查、借閱者擅自泄露檔案內(nèi)容，違反者視情節(jié)嚴重，予以懲處。
4、檔案的銷毀
4．1公司任何個人和非經(jīng)同意銷毀員工檔案資料。
4．2某些檔案到了銷毀期時，由人力資源部填寫《公司員工人事檔案銷毀審批登記》（附表五），經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理批準后銷毀。
4．3經(jīng)批準銷毀的人事檔案，人力資源部須核對，將批準的《公司員工人事檔案銷毀登記》和將要銷毀的人事檔案登記并歸檔，登記表永久保存。
四、制定、修訂、廢除與實施
本管理辦法經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理批準后，由人力資源部實施，修訂和廢止亦同。
公司檔案管理制度6
一、為規(guī)范公司檔案管理，增強公司檔案的實用性和有效性，特制定本制度。
二、歸檔范圍
公司的規(guī)劃、年度計劃、統(tǒng)計資料、財務審計、會計檔案、勞動工資、經(jīng)營情況、人事檔案、會議記錄、決定、委托書、協(xié)議、合同、項目方案、通知等具有參考價值的文件資料。
三、公司的檔案管理由總經(jīng)理辦公室檔案室檔案管理員負責。
四、檔案管理員的職責：保證公司及各部門的原始資料及單據(jù)齊全完整、安全保密和使用方便。
五、資料的收集與整理
1、公司的歸檔資料實行"季度歸檔"及"年度歸檔"制度，即：每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份為公司檔案資料歸檔期。
2、在檔案資料歸檔期，由檔案管理員分別向各主管部門收集應該歸檔的原始資料。各主管部門經(jīng)理應積極配合與支持。
3、凡應該及時歸檔的資料，由檔案管理員負責及時歸檔。
4、各部門專用的收、發(fā)文件資料，按文件的密級確定是否歸檔。凡機密以上級的文件必須把原件放入檔案室。
5、檔案管理員根據(jù)公司的《文書立卷歸檔管理制度》實施檔案歸檔整理。
六、資料的分類與歸檔
1、公司檔案資料的分類依據(jù)《文書立卷歸檔管理制度》的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
2、公司檔案資料的歸檔每年一次，屬于平時立卷歸檔的不在此規(guī)定范圍內(nèi)。
七、檔案的`借閱
1、總經(jīng)理、副總經(jīng)理、總監(jiān)、總經(jīng)理辦公室主任借閱非密級檔案可直接通過檔案管理員辦理借閱手續(xù)。
2、因工作需要，公司的其他人員需借閱非密級檔案時，由部門經(jīng)理辦理《借閱檔案申請表》送總經(jīng)理辦公室主任核批。
3、公司檔案密級分為絕密、機密、秘密三個級別，絕密級檔案禁止調(diào)閱，機密級檔案只能在檔案室閱覽，不準外借；秘密級檔案經(jīng)審批可以借閱，但借閱時間不得超過4小時。秘密級檔案的借閱必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理批準。總經(jīng)理因公外出時可委托副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任審批，具體按委托書的內(nèi)容執(zhí)行。
4、檔案借閱者必須做到：
�、賽圩o檔案，保持整潔，嚴禁涂改。
�、谧⒁獍踩Ｃ�，嚴禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失。
八、檔案的銷毀
1、公司任何個人或部門非經(jīng)允許不得銷毀公司檔案資料。
2、當某些檔案到了銷毀期時，由檔案管理員填寫《公司檔案資料銷毀審批表》交總經(jīng)理辦公室主任審核經(jīng)總經(jīng)理批準后執(zhí)行。
3、凡屬于密級的檔案資料必須由總經(jīng)理批準方可銷毀；一般的檔案資料，由總經(jīng)理辦公室主任批準后方可銷毀。
4、經(jīng)批準銷毀的公司檔案，檔案管理員須認真核對，將批準的《公司檔案資料銷毀審批表》和將要銷毀的檔案資料做好登記并歸檔。登記表永久保存。
5、在銷毀公司檔案資料時，必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任指定專人監(jiān)督銷毀。
第6篇：公司員工檔案管理制度
1、員工原始檔案是指員工的正式人事資料。凡本企業(yè)錄用的具有本市城鎮(zhèn)戶口的員工，其原始資料由本企業(yè)調(diào)入、保管。
2、凡本企業(yè)錄用的具有城鎮(zhèn)常住戶口的員工，自簽訂勞動合同試用期滿后，按本企業(yè)調(diào)檔要求，將本人檔案調(diào)至人資行政部。因特殊情況不能再指定期限內(nèi)完成調(diào)檔手續(xù)的，本人須向人資行政部提交詳細的書面說明材料，未經(jīng)批準不調(diào)檔者或逾期未調(diào)檔者企業(yè)有權(quán)與期解除勞動合同。
3、原始人事檔案資料的驗收、補充、鑒別、歸檔和保管由人資行政部負責辦理。
4、查閱原始人事檔案管理規(guī)定：
（1）查閱員工原始人事檔案前必須填寫《查閱員工人事檔案申請單》，經(jīng)主管領導審批后，由人資行政部統(tǒng)一辦理，其它任何部門無權(quán)查閱員工原始檔案。
（2）查閱員工原始人事檔案所獲資料，由人資行政部統(tǒng)一保存或使用后統(tǒng)一銷毀。
（3）員工存檔卡由人資行政部負責統(tǒng)一保管，員工離職辦理完畢各種手續(xù)后，退回本人或由人資行政部負責辦理原始檔案調(diào)出手續(xù)。
（4）非本企業(yè)人員查閱原始檔案，原則上不予辦理，政府職能部門如查閱員工原始人事的檔案，按原始人事檔案查閱審批程序，人資行政部協(xié)調(diào)辦理。
�。�5）員工在本企業(yè)工作期間，如有些情況需存入其原始人事檔案中，需填寫《員工原始人事檔案補充資料申請表》，經(jīng)主管領導審批后，由人資行政部辦理。
5、員工業(yè)績、培訓檔案：
員工業(yè)績、培訓檔案是自員工上崗之日起建立的檔案資料，包括員工的身份證、學歷證書等相關(guān)證件的復印件，員工在工作期間的各種培訓及對員工評價、考核等。
（1）人資行政部負責員工的培訓、業(yè)績檔案的整理歸檔及日常管理。
�。�2）員工培訓、業(yè)績檔案實行分級管理。部門主管級以上的員工檔案單由人資行政部部長或其指定負責人進行日常管理。主管級以下（不含主管級）培訓、業(yè)績檔由人事文員管理。
�。�3）部門部長可以調(diào)閱本部門員工的培訓、業(yè)績檔案。
（4）員工培訓、業(yè)績檔案按國家有關(guān)檔案管理規(guī)定記入員工的人事檔案。
�。�5）員工離職后，員工的培訓、業(yè)績檔案由人資行政部留存作為備查。
公司檔案管理制度7
一、總則
1、為加強本公司檔案工作,充分發(fā)揮檔案作用,全面提高檔案管理水平,有效地保護及利用檔案,為公司發(fā)展服務,特制定本制度。
2、公司檔案,是指公司從事經(jīng)營、管理以及其他各項活動直接形成的對公司有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。公司檔案分為受控檔案和非受控檔案。
3、公文承辦部門或承辦人員應保證經(jīng)辦文件的系統(tǒng)完整(公文上的各種附件一律不準抽存)。結(jié)案后及時歸檔。工作變動或因故離職時應將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚,不得擅自帶走或銷毀。
二、文件材料的收集管理
1、公司指定專人負責文件材料的管理。
2、文件材料的收集由各部門或經(jīng)辦人員負責整理,交總經(jīng)理審閱后歸檔。
3、一項工作由幾個部門參與辦理的,在工作中形成的.文件材料,由主辦部門或人員收集,交行政部備案。會議文件由行政部收集。
三、歸檔范圍
1、重要的會議材料,包括會議的通知、報告、決議、總結(jié)、典型發(fā)言、會議記錄等。
2、本公司對外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來往的文書。
3、本公司的各種工作計劃、總結(jié)、報告、請示、批復、會議記錄、統(tǒng)計報表及簡報。
4、本公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料。
5、本公司職工勞動、工資、福利方面的文件材料。
6、本公司的事記及映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。
四、歸檔要求
1、檔案質(zhì)量總的要求是:遵循文件的形成規(guī)律和特點,保持文件之間的有機聯(lián)系,區(qū)別不同的價值,便于保管和利用。
2、歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應齊全完整。
3、在歸檔的文件材料中,應將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件,分別立在一起,不得分開,文電應合一歸檔。
4、不同年度的文件一般不得放在一起立卷;跨年度的總結(jié)放在針對的最后一年立卷;跨年度的.會議文件放在會議開幕年。
5、檔案文件材料應區(qū)別不同情況進行排列,密不可分的文件材料應依序排列在一起,即批復在前,請示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;其它文件材料依其形成規(guī)律或特點,應保持文件之間的密切聯(lián)系并進行系統(tǒng)的排列。
6、案卷封面,應逐項按規(guī)定用鋼筆書寫,字跡要工整、清晰。
五、檔案管理人員職責
1、按照有關(guān)規(guī)定做好文件材料的收集、整理、分類、歸檔等工作。
2、按照歸檔范圍、要求,將文件材料按時歸檔。
3、工作人員應當遵紀守法、忠于職守,努力維護公司檔案的完整與安全。
六、檔案的利用
1、公司檔案只有公司內(nèi)部人員可以借閱,借閱者都要填寫《借閱單》,報主管人員批準后,方可借閱,其中非受控文檔的借閱要由部門經(jīng)理簽字批準,受控文檔的借閱要由總經(jīng)理簽字批準。
2、檔案借閱的最長期限為兩周;對借出檔案,檔案管理人員要定期催還,發(fā)現(xiàn)損壞、丟失或逾期未還,應寫出書面報告,報總經(jīng)理處理。
3、必須嚴格保密,不準泄露檔案材料內(nèi)容,如發(fā)現(xiàn)遺失必須及時匯報,追求責任。
4、不準拆卷及任意抽、換卷內(nèi)文件或剪貼涂改其字句等;不得任意摘抄或復制案卷內(nèi)容,如確有需要,必須經(jīng)領導批準才能摘抄或復制。
5、必須愛護檔案,保持整潔,不準在檔案材料中寫字、劃線或作記號等。
6、不準轉(zhuǎn)借,必須專人專用。
7、用畢按時歸還,如需延長借閱時間,必須通知檔案管理人員另行辦理續(xù)借手續(xù)。
七、本制度即日起開始執(zhí)行。
2、物業(yè)公司檔案管理規(guī)章制度
1.客戶檔案的管理工作由客務部負責。
2.客戶資料按單元號一戶一檔建立，按樓層統(tǒng)一存放在客戶檔案文件柜內(nèi)。
3.每個客戶檔案內(nèi)由入住資料、二裝資料、往來函和房門鎖、電話、車位、水牌、客戶加班等申請單等組成，退租客戶的資料須及時裝訂另存。
4.每個客戶檔案均按日期順序排列，將最新的文件擺在最前面。
5.客戶檔案的標牌須與檔案內(nèi)現(xiàn)客戶的公司名稱吻合。
6.客務部每年整理一次退租客戶檔案，對已裝訂好的退租客戶資料打印目錄后按樓層裝入文件盒內(nèi)存放。
7.客戶檔案查閱可向客務主管借出，經(jīng)客務部經(jīng)理批準后在客務部辦公室閱覽。
8.原始客戶檔案一般不可修改，客務部工作檔案需經(jīng)客務部經(jīng)理同意方可修改。
9.客務部檔案應積極推行計算機管理，由客務主管設置客戶檔案管理系統(tǒng)，將客戶各類資料、各單元房屋使用情況等輸入計算機中，進行資料分析、整理和信息傳遞。
公司檔案管理制度8
一、文書檔案歸檔制度
1.各部門在各項活動中形成的具有價值的文件、材料均屬歸檔范圍，交行政部統(tǒng)一管理。
2.各部門形成的文件、材料由兼職檔案員(各部門內(nèi)勤)收集、審定、整理、立卷。
3.歸檔的文件材料應齊全、完整、準確可靠(文件的正文與附件、印件與底稿、請示與批復)無缺頁、破損現(xiàn)象。
4.下發(fā)文件不僅要在硬盤、軟盤中保存留檔，還應留有書面材料存檔。
5.凡歸檔的文件必須留原件存檔，書寫整齊，用毛筆、藍黑色鋼筆、碳素筆抄寫，如有不符合要求的檔案員有權(quán)退回原部門重新書寫。
6.重要文件如部門需用可進行復印，但原件必須歸檔。
7.機關(guān)工作人員外出學習、考察、參加會議帶回的文件、一律交辦公室統(tǒng)一登記、立卷、歸檔管理。
二、專職檔案工作人員崗位責任制
1.認真學習專業(yè)知識，貫徹執(zhí)行《檔案法》、《檔案法實施辦法》，熱愛本職工作，忠于職守，維護黨和國家利益，工作盡職盡責，自覺遵守檔案工作各項規(guī)章制度。
2.負責公司各種檔案資料的收集、分類、整理、編目、排列、上架、保管、借閱、鑒定、銷毀、移交等工作。檔案質(zhì)量和工作質(zhì)量符合“規(guī)范”要求。
3.負責公司有關(guān)部門檔案工作監(jiān)督指導、業(yè)務培訓工作。
4.負責檔案庫房各項制度的落實。
5.積極提供檔案的利用，充分發(fā)揮檔案利用效果，認真總結(jié)經(jīng)驗，為領導決策和機關(guān)各項工作提供優(yōu)質(zhì)服務。公司檔案管理規(guī)章制度范文由精品學習網(wǎng)提供!
三、兼職檔案工作人員崗位責任制
1.各部門配備一名兼職檔案員，負責本部門文件、材料的收集、整理、歸檔立卷工作。
2.兼職檔案人員要熱愛檔案工作，熟悉業(yè)務，工作認真負責，把好案卷質(zhì)量關(guān)，按時完成兼管檔案的任務。
3.兼職檔案員應于次年2月底前，將整理好的檔案向檔案室移交。
4.嚴格執(zhí)行各項檔案管理制度。
5.接受本公司專職檔案員的監(jiān)督指導。努力學習檔案業(yè)務知識，不斷提高業(yè)務水平。
四、部門立卷制度
1.凡本部門在各項活動中形成的文件、具有保存價值的資料均屬本部門立卷歸檔范圍。
2.各部門兼職檔案員，負責對本部門的文件資料進行收集、審定、整理、立卷。
3.兼職檔案員要嚴格遵守相關(guān)的規(guī)章制度及各項檔案管理制度，按綜合檔案室提出的各項要求立卷，保證立卷質(zhì)量。
五、檔案保管制度
1.各門類檔案由綜合檔案室集中統(tǒng)一管理，配備檔案員負責檔案的保管工作。
2.按照檔案管理有關(guān)規(guī)定，對各類檔案應做到存放合理，排列有序，查找方便。
3.檔案員對室藏檔案材料要經(jīng)常進行檢查，對已到借閱期限尚未歸還的檔案材料，要及時跟蹤追還，防止丟失。
4.庫房要保持清潔衛(wèi)生，溫度要經(jīng)常保持在14—24℃，相對濕度要保持在45—60%，防止危害檔案的.現(xiàn)象發(fā)生。
5.檔案庫房內(nèi)做到“八防”即防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲，定期檢查。
6.庫房內(nèi)嚴禁吸煙，嚴禁存放易燃、易爆危險品，停電時，一律用手電照明，不得使用易燃器具。
7、與檔案庫房無關(guān)人員一律不得進入，隨時關(guān)好庫房門窗，確保安全。
六、檔案保密規(guī)則
1.檔案工作人員要提高警惕性，遵守保密紀律，堅持原則，認真執(zhí)行各項制度。
2.凡到綜合檔案室查閱檔案者，都要認真遵守安全保密制度，嚴格履行檔案查閱手續(xù)，檔案原則上不準帶出檔案室，確需帶出時須經(jīng)主管領導批準并在指定時間內(nèi)歸還檔案室。
3.查閱檔案時，不得翻閱與查閱內(nèi)容無關(guān)的文件材料、無關(guān)人員不準進入檔案室。
4.本公司工作人員不準將文件、材料帶進公共場所和其他場所，不準帶回家中，要及時交給檔案管理部門。
5.對于違反保密規(guī)定，泄露國家公司機密或造成一定后果者要依據(jù)《保密法》的規(guī)定，嚴肅處理并追究其責任。
七、檔案借閱制度
1.借閱檔案要嚴格遵守檔案管理制度，凡借閱者，應自覺履行借閱手續(xù)。
2.凡借閱檔案，需經(jīng)主管領導批準。外單位人員借閱檔案，應持單位介紹信，經(jīng)主管領導同意后，方可辦理借閱手續(xù)，并在借閱期限內(nèi)按時歸還。
3.借閱人員對檔案材料妥善保管，注意保密，不得以任何理由轉(zhuǎn)借他人。
4.借閱人員未經(jīng)領導批準，不得復印、抄寫檔案資料。
5.檔案管理人員對歸還的借閱材料要認真進行檢查，確認檔案材料完好無損時，方可辦理歸檔手續(xù)。對摘抄、復制的檔案材料，經(jīng)認真核對，正確無誤時，方能簽字蓋章。公司檔案管理規(guī)章制度范文由精品學習網(wǎng)提供!
6.一旦發(fā)現(xiàn)檔案材料在借閱過程中被拆、涂抹或缺失等毀損現(xiàn)象，要及時向主管領導匯報，并追究有關(guān)人員的責任。
八、其他
解釋權(quán)歸公司行政人事部。
公司檔案管理制度9
一、制度內(nèi)容
為做到客戶服務部與客戶的良好溝通，掌握客戶的人員構(gòu)成、公司性質(zhì)、物業(yè)費交納情況等，有必要建立一套綜合的客戶信息系統(tǒng)，而客戶檔案可以協(xié)助客戶服務部以最便捷的方式提供以上信息。因此，為充分利用客戶信息并管理好這些信息，特建立此制度。
二、管理目標
客戶檔案資料全面、準確、有效。
三、適用范圍
客戶檔案資料的管理主要是收集、整理、歸檔及使用四個環(huán)節(jié)。
一般客戶檔案包括以下的.資料：
1.收集客戶單位資料
2.客戶繳費記錄包括各樣應付之押金
3.客戶裝修工程文件
4.客戶遷入時填具之資料
5.客戶資料補充
6.客戶聯(lián)絡資料
7.緊急事故聯(lián)絡人的資料
8.客戶與管理處往來文件
9.客戶違規(guī)事項與欠費記錄
10.客戶維修記錄
11.客戶投訴記錄
12.客戶單位有關(guān)的工程檔案（與二次裝修工程有關(guān)資料）與工作程序
四、注意事項
1.及時上行下達客戶與管理之間的知識、報告、通知、通報，傳送文件應及時、準確，認真地登記并制作各種表格。
2.協(xié)調(diào)與客戶之間的關(guān)系，加強橫向溝通；
3.做好與客戶有關(guān)各類文件的檔案工作，并定期整理，以備隨時查詢及跟進；
4.接聽客戶投訴，解決客戶投訴；
5.接聽客戶工程報修電話，及時聯(lián)系修復。
4、物業(yè)公司檔案管理規(guī)章制度
1、辦公室負責指定接待員、檔案員負責業(yè)主檔案的`信息收集、管理及整理工作;
2、專管人員須將業(yè)主的檔案資料分戶建立、逐一保存，建立統(tǒng)一目錄，同時建立電子檔備份。各類信息詳細排列，以便查閱;
3、客戶信息檔案的內(nèi)容包括：業(yè)主收樓及驗收文件、裝修文件、日常維修文件、繳費文件、回處理文件及投訴建議等其他文件;
4、專管人員須認真填寫各項記錄表，紙文檔與電子文檔同時進行。及時跟進業(yè)主檔案的變更，保證信息的準確性;
5、業(yè)主檔案信息應嚴格管理，注意保密。嚴禁非相關(guān)人員查閱，以保護業(yè)主的隱私，維護公司良好形象;
6、為確保文檔安全，文件柜要做好防火、防盜、防潮、防蟲工作;
7、業(yè)主檔案永久保存，及時與業(yè)主溝通，及時變更業(yè)主信息，保證其準確性。
公司檔案管理制度10
第一條為加強企業(yè)檔案工作，促進檔案工作為企業(yè)各項工作服務，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和有關(guān)法律、法規(guī)，制定本規(guī)定。
第二條本規(guī)定所稱的企業(yè)檔案，是指企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營和管理活動中形成的對國家、社會和企業(yè)有保存價值的各種形式的文件材料。
第三條企業(yè)應遵守《檔案法》，依法管理本企業(yè)檔案，明確管理檔案的部門或人員，提高職工檔案意識，確保檔案完整、準確和安全。
第四條企業(yè)檔案工作接受檔案行政管理部門的監(jiān)督和指導。
中央管理的企業(yè)制定本企業(yè)檔案管理制度和辦法須報國家檔案局備案。
第五條企業(yè)負責檔案工作的部門依法履行下列職責：
貫徹執(zhí)行《檔案法》等有關(guān)法律、法規(guī)和方針政策，制定本企業(yè)文件材料歸檔和檔案保管、利用、鑒定、銷毀、移交等有關(guān)規(guī)章制度；
統(tǒng)籌規(guī)劃并負責本企業(yè)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用工作；指導本企業(yè)各部門文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作；監(jiān)督、指導本企業(yè)所屬機構(gòu)的檔案工作。
第六條企業(yè)檔案工作人員應當忠于職守，遵紀守法，具有相應的檔案專業(yè)知識和業(yè)務能力。
第七條企業(yè)各部門負責歸檔文件材料的收集和整理，并定期交本企業(yè)檔案部門集中管理。任何人不得拒絕歸檔。
第八條歸檔的文件材料應完整、準確、系統(tǒng)。文件書寫和載體材料應能耐久保存。文件材料整理符合規(guī)范。歸檔的電子文件,應有相應的紙質(zhì)文件材料一并歸檔保存。
第九條企業(yè)根據(jù)有關(guān)規(guī)定，確定檔案保管期限，劃定檔案密級第十條企業(yè)采取有效措施對檔案進行安全保管，并切實加強對知識產(chǎn)權(quán)檔案和涉及商業(yè)秘密檔案的管理。
第十一條企業(yè)對保管期限已滿的檔案進行鑒定。對確無保存價值的檔案登記造冊，按有關(guān)規(guī)定經(jīng)企業(yè)法定代表人批準后進行監(jiān)銷。
第十二條企業(yè)做好檔案統(tǒng)計工作。國有大中型企業(yè)應按檔案行政管理部門的'要求填寫有關(guān)報表。企業(yè)認真做好對國家和社會
有保存價值的檔案的登記工作。
第十三條企業(yè)檔案現(xiàn)代化應與企業(yè)信息化建設同步發(fā)展，不斷提高檔案管理水平。
第十四條企業(yè)檔案部門應積極做好檔案的提供利用工作，努力開發(fā)檔案信息資源，為企業(yè)提供及時、有效的服務。
第十五條企業(yè)必須為政府有關(guān)部門、司法部門依法執(zhí)行公務提供真實、準確的檔案。
第十六條企業(yè)提供利用、公布檔案，不得損害國家、社會和其他組織的利益，不得侵犯他人的合法權(quán)益。
第十七條國有企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)發(fā)生變動，應按《國有企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動檔案處置辦法》做好檔案的處置工作。
國有企業(yè)破產(chǎn)，破產(chǎn)淸算組應妥善處置破產(chǎn)企業(yè)檔案；國有企業(yè)分立，檔案處置工作由分立后的企業(yè)協(xié)商辦理。
第十八條企業(yè)對在企業(yè)檔案工作中做出突出貢獻的人員給予表彰和獎勵。
第十九條企業(yè)應當建立檔案工作責任追究制度，對不按規(guī)定歸檔而造成文件材料損失的，或?qū)n案進行涂改、抽換、偽造、盜竊、隱匿和擅自銷毀而造成檔案丟失或損壞的直接責任者，依法進行處理。
第二十條本規(guī)定由國家檔案局負責解釋。
第二十一條本規(guī)定自xx年9月1日起實施�！秶鵂I企業(yè)檔案管理暫行規(guī)定》同時廢止。其他有關(guān)企業(yè)檔案工作的規(guī)定凡與本規(guī)定抵觸的，以本規(guī)定為準。
公司檔案管理制度11
為進一步加強檔案管理工作，夯實檔案工作基礎，切實提高檔案管理水平，有效地保護和利用檔案，根據(jù)《干部人事檔案工作條例》，現(xiàn)制定管理辦法如下：
本辦法適用于我縣機關(guān)事業(yè)單位副科級以下的管理人員、專業(yè)技術(shù)人員和工勤人員的檔案管理工作，實行單位一把手負責制，選配政治素質(zhì)好、作風正派的專門工作人員(以下簡稱人事干部)負責本單位檔案的收集、整理、保管、接交和利用工作，并保證人員相對穩(wěn)定。
檔案工作應遵循五大原則，即黨管干部、黨管人才，依規(guī)依法、全面從嚴，分級負責、集中管理，真實準確、完整規(guī)范，方便利用、安全保密。
各單位人事干部主要負責本單位檔案材料的收集、整理、移交和保管保密工作，負責本單位檔案的查(借)閱等檔案利用工作，負責接交的檔案材料真實準確，完整規(guī)范，堅決杜絕非專職人員辦理檔案相關(guān)事宜。
一、檔案內(nèi)容
檔案材料主要涉及干部職工工作及學習過程中形成的供組織考察的各類資料，包括十大類：一是履歷類材料，二是自傳和思想類材料，三是考核鑒定，四是學歷學位、職稱、論文、培訓，五是政審、審計類，六是黨、團材料，七是表彰獎勵材料，八是處分材料，九是工資、任免、招工、入伍、考察、職級并行、(境)審批，十是報到(派譴)證、計生材料。
二、檔案管理
檔案管理包括檔案材料的收集、鑒別、整理和接交。
收集檔案材料時應確保收集材料屬歸檔范圍，確保收集材料填寫規(guī)范、真實完整。具體要求：①檔案材料應當為原件;②檔案材料載體使用國際標準A4型(長297毫米，寬210毫米)公文用紙，用黑色的中性筆填寫(或打印);③屬成套材料的.，必須頭尾完整。
經(jīng)鑒別，符合歸檔范圍的材料自材料形成之日起一個月內(nèi)按要求履行移交手續(xù)送交檔案室。自文件下發(fā)之日起，未及時移交的檔案材料，檔案室不再接收。
三、檔案利用
檔案利用主要包括查(借)閱、復制和摘錄等。嚴禁拍攝復印檔案內(nèi)容，因工作需要取證的，經(jīng)審查批準后方可復印。
查(借)閱檔案一般要求2名以上共產(chǎn)黨員按程序申請，
由檔案室根據(jù)規(guī)定，確定是否提供和提供什么材料。嚴禁個人查(借)閱本人及其直系親屬的檔案。檔案一般不外借。確因工作需要外借的，由借閱單位履行審批手續(xù)，限期歸還，不得轉(zhuǎn)借。
查檔(含復制、摘錄)程序：查閱單位填寫《查閱檔案審批表》，經(jīng)單位和主管單位負責人同意后，報檔案室分管領導審批，人事干部持本人二代身份證及審批后的《查閱檔案審批表》到檔案室辦理。不得憑借調(diào)查證明材料查檔。
公司檔案管理制度12
一、目的
加強文件檔案管理，規(guī)范公司文件檔案的收集、歸檔程序和方法，確保公司檔案的完整性、準確性和系統(tǒng)性。提供符合公司需求和保證管理體系有效運行的證據(jù)。
二、適用范圍
適用于公司及各部門檔案的收集、整理、分類、利用及歸檔。
三、術(shù)語和定義
1、檔案：指公司過去和現(xiàn)在各級部門及員工從事業(yè)務、經(jīng)營、企業(yè)管理、宣傳等活動中所直接形成的對企業(yè)有保存價值的各種文字、圖表、賬冊、憑證、報表、電腦盤片、聲像、膠卷、榮譽實物、證件等不同形式的歷史記錄。
2、檔案管理：就是指檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、提供利用等活動。
四、職責
1、行政人事部：
1）負責公司檔案的集中管理和制度執(zhí)行及檢查工作，并負責督促指導部門檔案管理；
2）建立健全公司檔案管理制度，指導、監(jiān)督和檢查執(zhí)行情況；
3）收集、整理、分類、鑒定、統(tǒng)計、保管公司的檔案和其他資料；
4）負責公司檔案的利用和銷毀管理，監(jiān)控檔案利用和銷毀的全過程，確保公司檔案的安全；
5）提高檔案信息的利用效率，促進信息傳遞和溝通；
6）負責組織學習和培訓檔案管理辦法、使用知識。
2、其他各部門相關(guān)人員：
1）負責在工作變動時，做好或協(xié)助移交工作，并及時通知行政人事部；
2）向行政人事部移交合同或文件資料原件或復印件；
3）負責本部門文件資料或合同復印件的日常收集、標識、貯存、保管、利用、歸檔；
4）財務部負責按規(guī)定獨立建檔保管財務檔案資料；
3、各部門檔案主管人員
負責部門檔案的管理。
4、各部門負責人
1）負責對部門檔案管理監(jiān)督檢查。
五、工作程序
1、檔案資料的收集
1）各部門相關(guān)人員負責對本部門日常工作中形成的合同及文件資料進行收集，并編制部門《文件（合同）管理記錄目錄》 。
2）各部門文件、合同等資料原件需要保存的，各部門分別進行整理，并編制《移交目錄》每季度向行政人事部移交。
a）歸檔范圍及移交時間：每季度結(jié)束后次月10日前。
b）檔案資料的標識各部門對各自保管的檔案資料編號，編號規(guī)則見后。
c）檔案資料的日常管理：
�、烹娮宇惡贤蚱渌枰９艿碾娮游募�，應當及時存放于指定電腦硬盤內(nèi)。
�、莆募�、合同資料要登記詳細信息，并編制《文件（合同）管理記錄目錄》，以便檢索利用。
⑶文件資料、合同要科學排列，按編號順序存放于文件盒內(nèi)，并加以標識，整齊排放在文件／檔案柜中。
d）檔案借閱
�。�1）借閱檔案要履行借閱手續(xù)，填寫《借閱審批單》 。借閱檔案原件只限在公司內(nèi)，不能帶出；必須帶出公司查閱的，需依照借閱權(quán)限由相關(guān)領導批準；
�、茩n案外借一般只借復印件，需借原件者須經(jīng)總經(jīng)理批準，借閱的檔案交還時，必須當面點交清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應立即報告直接上級；
�、墙栝啓n案用完后，應及時送還，如超過借閱時間，須重新辦理手續(xù)；
�、冉铏n人必須愛護檔案，不得擅自涂改、污損、勾畫、剪裁、抽取、拆卸、調(diào)換、摘抄、翻印、復印、攝影，不得轉(zhuǎn)借或損壞；
e）檔案銷毀⑴對已失去利用價值的檔案，銷毀時，必須寫申請銷毀報告，編制銷毀目錄，報部門總經(jīng)理批準，批準后方可銷毀。
⑵執(zhí)行銷毀任務時，必須由行政人事部人員監(jiān)銷，監(jiān)銷人不得少于二人，并在銷毀目錄上簽字。最后，把銷毀目錄和批準手續(xù)文件，一并存檔永久保存。
2、檔案管理細則
1）檔案資料的歸檔范圍
�、殴緦ν獍l(fā)出的公文，如給政府的請示報告類公文等；
�、乒臼盏降墓模缯毮懿块T發(fā)來的與本公司有關(guān)的條例、規(guī)定、命令、決定、決議、指示、計劃、核準文件、證書等文件；
�、潜竟九c其他單位來往的文書及權(quán)益文書等；
�、裙绢I導的批示、指示等；
�、芍匾臅h材料，包括會議的通知、決議、總結(jié)、領導人講話、典型發(fā)言、會議簡報、會議記錄等；
⑹反映公司主要職能活動的報告、總結(jié)、工作日記、工作備忘等；
�、斯镜母鞣N工作計劃、計劃考核/ 總結(jié)、報告、統(tǒng)計報表及簡報；
⑻本公司與有關(guān)單位、個人簽訂的合同、協(xié)議書等文件正本及過程材料；
�、捅竟靖刹咳蚊獾奈募牧�、員工獎勵、處分、考核的文件材料、本公司員工勞動、工資、福利方面的文件材料等人事檔案資料；
�、伪竟景l(fā)布的各類廣告、宣傳材料；
�、媳竟镜臍v史沿革、大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等；
�、型獬龉珓栈顒樱ㄈ鐚W習、考察、調(diào)查研究、參加會議等）所獲得或形成的檔案資料；
�、沿攧諜n案資料；
�、腋鞣N實物檔案；
⒂其他具有利用和保存價值的'文件資料。
3、檔案資料的歸檔要求
�、艢w檔的文件資料必須完整、真實、準確，如請示和批復、復印本和正式稿和附件等必須齊全。
�、埔话阗Y料按一份原件歸檔，重要文件和高使用率文件可以根據(jù)需要，按二份原件存檔。經(jīng)辦部門根據(jù)實際需要留存復印件或影印本。如因業(yè)務處理需要，原稿須由經(jīng)辦部門保管，應經(jīng)總經(jīng)理批準后妥善保存，行政人事部以影印本歸檔。
�、锹曄駲n案攝錄必須詳細記錄事由、時間、地點、主要人物、背景、攝錄者，歸檔聲像資料必須是原版，在清晰、完整的特殊情況下可歸檔拷貝件。
�、茸游募邢鄳募堎|(zhì)文件、資料一并歸檔保存，并做好電子文件存儲設備信息的備份工作。
�、筛鞣N實物檔案（獎品、獎杯、錦旗、獎章、證書、牌匾、饋贈品等）必須原件歸檔，并保持其完好無損。
4、檔案資料的歸檔時間
�、偶磿r歸檔下列文件（含電子、聲像資料等）應在傳閱、辦理結(jié)束或取得后即時歸檔：
a）公司規(guī)定的密級文件；
b）重要文件，如政府批文、核準文件、證照等；
c）合同、協(xié)議書等正本及過程資料；
d）公司干部任免的文件材料以及關(guān)于職工獎勵、處分、考核的文件材料；
e）其他認為需要即時歸檔的資料。
⑵定期歸檔
a）部門應在每月底前整理歸檔當月文件，編制檔案清單交行政人事部；
b）部門每年3月底前歸檔上年度文件與資料，并移交公司行政人事部；
�、请娮勇曄駲n案的歸檔
a）重要電子聲像檔案應實時進行、隨辦隨歸。
b）一般電子聲像檔案歸檔應定期完成，一般每三個月一次制成光盤脫機保管。
c）每年3月底前必須向行政人事部移交上一年度的所有歸檔電子文件數(shù)據(jù)集，行政人事部核實后刻錄成光盤等載體脫機保管。
5、檔案交接⑴部門內(nèi)檔案交接部門檔案管理人員（兼）工作變動或離職的，要填寫《檔案移交清單》，由部門負責人指定的接收人核實無誤后簽字，行政人事部見證。
6、檔案移交公司的流程
a）經(jīng)辦部門檢查文件或檔案，編制移交清單；
b）行政人事部根據(jù)移交清單，查收案卷與文件，并與部門每月提交的檔案清單核對；
c）檔案完整、齊全且符合公司要求，移交雙方在移交清單上（一式兩份）簽字，雙方各保存一份；
7、檔案保管
⑴檔案編號
a）檔案按類別應賦予統(tǒng)一名稱，其名稱應簡明扼要，以充分表示檔案內(nèi)容性質(zhì)為原則，并且要有一定范疇，不能籠統(tǒng)含糊。
b）檔案分類各級名稱經(jīng)確定后，應參照《檔案分類編號表》，將所有分類各級名稱及其代表數(shù)字編號，用一定順序依次排列，以便查閱。
c）檔案分類編號內(nèi)應預留若干空檔，以備將來組織擴大或業(yè)務增多時，隨時增補之用。
d）檔案分類及編號的增補、修訂等由行政人事部結(jié)合工作和部門要求，組織實施修訂。任何部門和個人不得隨意修改。
e）建立《檔案目錄》存于案卷盒內(nèi)，便于查閱。
8、附則：本辦法由公司行政人事部制定并負責解釋。
六、相關(guān)記錄
1、 《文件（合同）管理記錄目錄》
2、 《文件檔案移交目錄》
3、 《檔案移交清單表》
4、 《檔案借閱審批單》
5、 《檔案分類編號表》
6、 《檔案管理流程》
公司檔案管理制度13
一、文書檔案歸檔制度
1、各部門在各項活動中形成的具有價值的文件、材料均屬歸檔范圍，交行政部統(tǒng)一管理。
2、各部門形成的文件、材料由兼職檔案員收集、審定、整理 、立卷。
3、歸檔的文件材料應齊全、完整、準確可靠無缺頁、破損現(xiàn)象。
4、下發(fā)文件不僅要在硬盤、軟盤中保存留檔，還應留有書面材料存檔。
5、凡歸檔的文件必須留原件存檔，書寫整齊，用毛筆、藍黑色鋼筆、碳素筆抄寫，如有不符合要求的檔案員有權(quán)退回原部門重新書寫。
6、重要文件如部門需用可進行復印，但原件必須歸檔。
7、機關(guān)工作人員外出學習、考察、參加會議帶回的文件、一律交辦公室統(tǒng)一登記、立卷、歸檔管理。
二、專職檔案工作人員崗位責任制
1、認真學習專業(yè)知識，貫徹執(zhí)行《檔案法》、《檔案法實施辦法》，熱愛本職工作，忠于職守，維護黨和國家利益，工作盡職盡責，自覺遵守檔案工作各項規(guī)章制度。
2、負責公司各種檔案資料的收集、分類、整理、編目、排列、上架、保管、借閱、鑒定、銷毀、移交等工作，均由文書部門或業(yè)務部門進進整理、歸檔，并定期向本機關(guān)檔案室移交。
三、機關(guān)領導人和承辦人員辦理完畢的文件材料應及時交給辦公室文書人員，統(tǒng)一進行歸檔文件整理。
四、凡本單位參加外出學習、考察、參加各種會議的人員返回單位后，三日內(nèi)必須將所帶回的資料、材料、文件的原件交給辦公室文書人員，統(tǒng)一進行歸檔文件整理。
五、各業(yè)務科室在辦件過程中形成的材料、文件和所需的要件,按一件一卷的原則，由本科室進行整理、立卷、歸檔。
六、機關(guān)文書部門或業(yè)務部門應在第二年上半年向本機關(guān)檔案室移交檔案，并辦理移交手續(xù)。
七、機關(guān)財務部門應把會議檔案保管二年期滿后，在三月末之前移交本機關(guān)檔案室，并辦理移交手續(xù)。
國土資源專業(yè)檔案立卷歸檔制度
為了做好國土資源專業(yè)檔案的立卷歸檔工作，不斷提高立卷質(zhì)量，制定本制度。
1、凡是在國土資源管理辦件過程中形成的各種文件材料，按照歸檔范圍和一件一卷的原則，由形成部門統(tǒng)一立卷。
2、要保證歸檔材料齊全完整，堅持誰主審，誰立卷的原則，做到案結(jié)卷成。形成檔案的有機聯(lián)系，便于查找和利用。
3、國土資源專業(yè)檔案的立卷，以國土資源專業(yè)檔案的形成單位為單元，在保持項目材料的完整性、成套性的基礎上，按照辦件程序所需的要件和批件，組成案卷。
4、卷內(nèi)材料要準確一致，整卷內(nèi)不能有鉛筆、圓珠筆和復寫5、案卷內(nèi)要填寫卷內(nèi)目錄和備考表，卷內(nèi)目錄置于卷首，備考表置于卷尾。目錄和備考表都不算頁數(shù)。
6、編頁號。用鉛筆在每卷頁文字的右上角或背面的左上角填寫順序頁號，不能有誤和遺漏。
7、卷內(nèi)文件材料要去掉金屬物，并對破損材料要修補。案卷裝訂要整齊美觀，不掉張頁，采用三孔一線的裝訂方法。
8、擬寫案卷標題。案卷標題要簡明確切，能夠正確反映案卷的內(nèi)容和成份。
9、立好的案卷要按永久、長期、短期三種保管期限分開，按要求填寫案卷封皮，注明專業(yè)檔案的種類，按保管期限、時間順序，并編寫案卷目錄并要求打印，一式三份，于每年五月末之前，要立好前一年的.卷，連同案卷目錄向本單位檔案室移交文書檔案歸檔文件整理制度為做好文件材料的歸檔文件整理工作，按照《歸檔文件整理規(guī)則》進行整理、歸檔，結(jié)合我局具體情況，特制定本制度。
1、凡本單位工作中形成的各種文件材料，按照歸檔范圍，由各科室統(tǒng)一交到辦公室進行歸檔文件整理。
2、多份文件為一件的文件材料必須要用卷繩三孔一線裝訂到一起，永久或定期的文件材料都要裝訂。要求永久的單份文件材料也要用卷繩裝訂，文件材料張數(shù)特別少的要在文件的左上角用膠水粘好。定期的單份文件材料可用書釘裝訂，不許有散頁。
3、多份文件為一件的文件排序，來文首先是文件閱辦單，然后是正文；發(fā)文首先是正文，然后是發(fā)文簽批單，最后是底稿；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；批復在前，請示在后。批閱文稿和簽字一律用炭黑或藍黑的鋼筆或炭素筆不能用鉛筆和圓珠筆。
4、采用年度一-保管期限-一問題分類法進行分類。即在同一年度下將歸檔文件按保管期限分為永久和定期，再在保管期限下面按問題分為黨群類、行政類、業(yè)務類。
5、組件后在歸檔文件的首頁上端居中空白位置蓋上歸檔章。在歸檔章內(nèi)要注明全宗號、年度、室編件號、問題、保管期限
6、按保管期限對歸檔文件材料進行編號，一個保管期限排一個流水號。在同一保管期限內(nèi)重要的文件材料排在前邊。文件材料的排序一定要規(guī)范，黨、政分開，排列清晰，便于查考。
7、歸檔文件目錄和卷盒封面內(nèi)容要填寫淸楚完整，不得漏項,填寫歸檔文件日期單位數(shù)要用0占位。
8、歸檔文件目錄要求打印，一式六份，以備檔案進館時所用
9、每年五月末之前，要立好前一年的卷，連同歸檔文件目錄向本單位檔案室移交。
會計檔案立卷歸檔制度
會計檔案是國家檔案的組成部分，機關(guān)會計檔案是機關(guān)在經(jīng)濟管理和會計核算活動中產(chǎn)生的，是記錄和反映機關(guān)經(jīng)濟業(yè)務的重要史料和證據(jù)。
1、機關(guān)會議檔案的整理原則是：財務部門每年形成的財務檔案應由財務部門按照會計檔案的歸檔范圍和歸檔要求，負責裝訂成冊，整理立卷。
2、機關(guān)會計檔案的歸檔范圍是機關(guān)內(nèi)其職能活動中形成的會計報表、會計帳簿、會計憑證、銀行對帳單、工資表等有關(guān)會計核算專業(yè)材料。
3、 整理會計檔案時鑒于過去沒有在報表、帳簿、憑證的封面或背面上設計檔號的，在整理時應該補上，檔號主要包括機關(guān)名、全宗號、目錄號、案卷號、盒號、保管期限等項目。
4、對于破損、缺頁、裝訂不牢固或不規(guī)范的案卷，應由財務部門負責修補和裝訂，使其達到歸檔要求，保證歸檔檔案宗卷的質(zhì)量。
5、會計檔案案卷的編號，應以每一本報表、一本帳簿、一本憑證各自給一個案卷號。
6、會計檔案的排列，要在年度內(nèi)先把內(nèi)設機構(gòu)按先后順序排好，然后將各內(nèi)設機構(gòu)中的報表、帳簿、憑證按永久、25年、15年、10年、5年的順序排列，一年編一個案卷流水號。
7、擬制案卷標題，要根據(jù)會計檔案每卷的具體內(nèi)容進行批制,使其能完整、準確的反映卷內(nèi)內(nèi)容。
8、編制會計檔案案卷目錄，要在整理立卷的基礎上進行。逐卷填寫。一式三份，一份備日常使用，其余兩份一并交給檔案室。
9、會計檔案的歸檔時間是當年會計檔案，在會計年度終了后,可在財務科保管二年期滿后，由會計部門編制案卷目錄及清冊，在三月末之前移交給檔案室，并辦理移交手續(xù)。
聲像檔案立卷歸檔制度
聲像資料是國家檔案資料的重要組成部分，為做好聲像檔案立卷歸檔工作，結(jié)合我局情況特制定本制度：
1、聲像檔案的歸檔范圍是機關(guān)在職能活動中反映主要事件、會議、人物、主要活動及有歷史價值的資料。
2、凡本單位在工作中形成的各種聲像、檔案，由形成部門統(tǒng)一立卷，在每年五月前向檔案室移交。
3、歸檔的聲像資料要根據(jù)形成的時間、作者、內(nèi)容、重要程度，形成規(guī)律和聯(lián)系組卷，使聲像檔案能正確反映工作實際，便于查找利用。
4、按要求填寫好卷內(nèi)目錄，編好號碼。
檔案利用制度
1、凡本單位人員利用檔案，須嚴格履行查閱登記手續(xù)，注明查閱目的，用后及時反饋利用效果。
2、外單位的人員查閱檔案，必須持單位介紹信并辦公室主任批準方可查閱。
3、因工作需要擬抄錄的檔案材料，須經(jīng)辦公室主任同意并經(jīng)檢查校對后方可帶出。
4、檔案資料一般不借出室外使用。確因工作需要必須借出時,須經(jīng)辦公室主任同意。借出時間不得超過兩周，到期仍需繼續(xù)使用，要辦理續(xù)借手續(xù)。
5、如查閱秘密、機密的檔案，須請示本部門領導并由檔案辦公室主任批準；查閱黨委會議記錄、班子會議記錄的須經(jīng)主管jU長批準。
6、對借閱的檔案，要保持完整清潔，嚴禁私自拆卷、勾畫、涂改、撕頁、照相。借出的檔案要嚴格保管，不準轉(zhuǎn)借他人，對將檔案丟失者視情節(jié)輕重給予處罰。
7、查人員要遵守保密制度，嚴禁把檔案內(nèi)容向無關(guān)人員泄漏,違者按有關(guān)規(guī)定，給予批評教育或紀律處分。
檔案利用效果登記制度
一、利用者利用檔案完畢，利用接待人員要及時進行利用效果的收集工作，對不能當場體現(xiàn)的，利用接待人員要跟蹤收集。
二、凡利用者利用檔案即時取得效果的，請利用者當場填寫利用效果，并簽名確認。
三、利用者在利用檔案后，無法當場確定利用效果時，應將”利用效果登記表”帶回，而接待人員要及時催繳”利用效果登記表”。
四、檔案員收回的"利用效果登記表"，應及時整理。
公司檔案管理制度14
1、文件檔案的管理:
1.1文件檔案主要是指公司各種有價值的憑證信函,文字記錄和業(yè)內(nèi)資料等內(nèi)容。
1.2公司各部門負責本部門歸檔文件材料的收集,保管,整理和立卷,并定期交檔案室集中管理。
1.3歸檔的文件材料必須完整、準確、系統(tǒng),文件書寫和載體材料必須耐保存,文件材料整理符合規(guī)范。
1.4檔案資料如因特殊情況,需修改,復印,摘抄,涂改等,屬絕密或機密文件的必須由總經(jīng)理審批,屬秘密文件的必須由公司主管領導審批,各部門保密文件由各部門部長審批。
1.5歸檔的文件檔案以打印方式或手寫方式形成,手寫方式必須使用鋼筆或碳素筆。
1.6文件檔案紙張的規(guī)格以a4紙為標準,特殊類型的紙張經(jīng)整理后達到210mm*297mm尺寸標準。
2、電子文檔的管理:
2.1收集、積累要求:
■記錄了重要文件的主要修改過程,有查考價值的電子文件應被保留。當正式文件是紙質(zhì)時,如果保管部門已開始向計算機全文處理的轉(zhuǎn)換工作,則與正式文件定稿內(nèi)容相同的草稿性電子文件應當保留,否則可根據(jù)實際條件或需要,確定是否保留。
■保存與紙質(zhì)等文件內(nèi)容相同的電子文件時,要與紙質(zhì)等文件之間,相互保證準確、可靠的標識關(guān)系。
■在'無紙化'計算機辦公或事物系統(tǒng)中產(chǎn)生的電子文件,應采取更嚴格的安全措施,保證電子文件不被非正常改動。同時必須隨時備份,存儲于光盤或移動硬盤類能夠脫機保存的載體上,并對有存檔價值的電子文件制作紙質(zhì)拷貝件保留。
■用文字處理技術(shù)形成的電子文件,收集時應注明文件存儲格式和屬性。
■用掃描儀等設備獲得的圖像電子文件,如果采用非標準壓縮方法,則應將相關(guān)軟件一并收集。
■用計算機輔助設計或繪圖等獲得的圖形電子文件,收集時必須保證其對設備的`依賴性,以及易修改性等問題,不可遺漏相關(guān)軟件和各種數(shù)據(jù)。
■用視頻設備獲得的動態(tài)圖象文件,收集時必須保證收集其壓縮
方法和軟件;用音頻設備獲得的文件,收集時必須保證收集其屬性標識和相關(guān)軟件。
■由計算機多媒體技術(shù)制作的文件,其中包含前面所示的兩種以上的信息形式,收集時必須保證參數(shù)準確、數(shù)據(jù)完整。
■通用軟件產(chǎn)生的電子文件,收集時應注意收集其軟件型號和相關(guān)參數(shù)。專用軟件產(chǎn)生的電子文件,收集時必須連同專用軟件一并收集。
■計算機系統(tǒng)運行和信息處理等過程中涉及的各類參數(shù)、管理數(shù)據(jù)等應與電子文件一同收集。
2.2收集、積累方法:
■及時按照要求制作電子文件備份。
■每份電子文件均需在電子文件登記表中登記。
■電子文件登記表應與電子文件的備份一同保存。
■電子文件登記表如果制成電子表格,應與備份文件一同保存,并附有紙張打印件。
2.3歸檔要求:
■把帶有歸檔標識的電子文件集中,制成歸檔數(shù)據(jù)集,拷貝至耐久性的載體上,至少一式二套,一套封存保管,一套供查閱使用。必要時,復制第三套,異地保存。對于加密電子文件,則應解密后再完成上述工作。
■本標準推薦采用的載體按優(yōu)先順序分別是:只讀光盤、一次寫光盤、可擦寫光盤、磁帶等。禁用軟磁盤作為歸檔電子文件長期保存的載體。
■存儲電子文件的載體或包裝盒上必須貼有標簽,標簽內(nèi)填寫編號、日期、名稱、密級、保管期限、硬件及軟件環(huán)境等信息。
■將相應的電子文件機讀目錄、相關(guān)軟件、其它說明等一同歸檔并附歸檔電子文件登記表。
■需要長期保存的電子文件應當把歸檔電子文件與相應的機讀目錄存在同一載體上,如果是自行開發(fā)的應用軟件,也應將軟件及相關(guān)數(shù)據(jù)存在同一載體上。
■原電子文件數(shù)據(jù)集的載體在完成電子文件歸檔后,保留時間至少一年。
3、聲像檔案的管理:
3.1聲像資料的收集整理,原則上要保存聲像資料原件(底片),重要資料要附文字說明。
3.2文字說明的編寫要求:
■基本內(nèi)容應包括事由、時間、地點、人物、背景、作者(攝制者)等。
■應能準確解釋檔案材料的內(nèi)容,概括其反映的全部信息,標注項目正確齊全。
■照片的自然張應由檔案管理員按拍攝時間順序編寫文字說明。
3.3聲像檔案存放期間定期對底片、膠片進行檢查。
3.4底片冊、錄音、錄像帶、軟盤,應放在專用架內(nèi),嚴禁擠壓堆放,并避開磁場源。對存放的照片要定期檢查。
3.5原版聲像檔案一般不得借出檔案室,如有特殊需要,需由部門領導批準,方可限期外借。利用率高的聲像檔案可將復制件外借使用。
公司檔案管理制度15
第一條為加強公司行政事務管理，理順公司內(nèi)部關(guān)系，使各項管理標準化、制度化，提高辦事效率，特制定本規(guī)定。
第二條公文承辦部門或承辦人員應保證經(jīng)辦文件的系統(tǒng)完整(公文上的各種附件一律不準抽存)。結(jié)案后及時交專(兼)職文書人員歸檔。工作變動或因故離職時應將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。
第三條凡本公司繕印發(fā)出的公文(含定稿和兩份打印的`正件與附件、批復請示、轉(zhuǎn)發(fā)文件含被轉(zhuǎn)發(fā)的原件)一律由辦公室統(tǒng)一收集管理。
第四條檔案管理要指定專人負責，明確責任，保證原始資料及單據(jù)齊全完整，密級檔案必須保證安全。
第五條歸檔范圍：
1、公司的規(guī)劃、年度計劃、統(tǒng)計資料、科學技術(shù)、財務審計、勞動工資、經(jīng)營情況、人事檔案、會議記錄(包括會議的通知、報告、決議、總結(jié)、領導人講話、典型發(fā)言、會議簡報、會議記錄等)、決定、委任書、協(xié)議、合同、項目方案等具有參考價值的文件材料。
2、本公司的請示與上級機關(guān)的批復以及對外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來往的文書。
3、本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。
第六條檔案的借閱與索�。�
1、借閱檔案要認真填寫《借閱檔案登記薄》。
2、借閱檔案必須愛護，保持整潔，嚴禁涂改，注意安全和保密，嚴禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失，如確屬工作需要摘錄和復制，凡屬密級檔案，必須由總經(jīng)理批準方可摘錄和復制，一般內(nèi)部檔原因總經(jīng)理辦公室主任批準方可摘錄和復制。
3、歸還檔案時，檔案管理人員要嚴格檢查，如發(fā)現(xiàn)遺失、污損、或隨意涂改情況的，要追究借閱者責任，并及時報告公司主管領導。
第七條檔案的銷毀：
1、任何組織或個人非經(jīng)允許無權(quán)隨意銷毀公司檔案材料。
2、若按規(guī)定需要銷毀時，必須編制《檔案銷毀清冊》，屬密級檔案須經(jīng)總經(jīng)理批準后方可銷毀，一般內(nèi)部檔案，須經(jīng)公司辦公室主任批準核對清楚后方可銷毀。
3、經(jīng)批準銷毀的公司檔案。檔案人員要認真填寫、編制銷毀清單，由專人監(jiān)督銷毀。
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