公司檔案室管理制度

　　現(xiàn)如今，制度使用的情況越來越多，制度是指在特定社會范圍內統(tǒng)一的、調節(jié)人與人之間社會關系的一系列習慣、道德、法律(包括憲法和各種具體法規(guī))、戒律、規(guī)章(包括政府制定的條例)等的總和它由社會認可的非正式約束、國家規(guī)定的正式約束和實施機制三個部分構成。到底應如何擬定制度呢？以下是小編為大家收集的公司檔案室管理制度，供大家參考借鑒，希望可以幫助到有需要的朋友。

　　一、 總則

　　1、為了規(guī)范公司檔案管理，特制定本制度。

　　2、本制度適用于公司及所屬各單位檔案管理。

　　3、本制度最終解釋權歸公司辦公室，辦公室負責本制度的修訂完善。

　　二、檔案管理機構的設置及基本要求

　�。ㄒ唬�檔案劃分及管理部門

　　1、檔案是指本公司過去和現(xiàn)在，在從事經營管理、科學技術、企業(yè)文化等活動中形成的對公司有保持價值的各種文字、圖表、聲像等歷史記錄。

　　2、公司設立檔案室，隸屬于辦公室，并設置檔案管理員，負責檔案資料的歸檔督促和日常管理工作。公司制定明確的檔案管理員崗位職責，檔案管理員必須嚴格履行職責。

　　3、公司檔案根據其重要性和保密程度分為公司級和部門級，公司級檔案應按標準規(guī)范進行分類，有規(guī)范的檔案編號和標簽，并建立電子與紙張分類目錄。

　�。ǘ�） 各部門資料管理

　　1、公司所屬各部門必須設兼職的資料管理員，制定明確的資料管理員崗位職責，規(guī)范部門檔案管理，實行部門檔案與公司檔案歸口管理。

　　2、各部門根據部門資料性質結合公司級檔案管理辦法，實行統(tǒng)一的標準分類管理。

　　3、檔案的借閱和移交、銷毀，必須按照公司管理規(guī)定執(zhí)行。

　　三 、檔案分類

　　（一）檔案質量

　　1、檔案封面應逐項按照規(guī)定用碳素鋼筆或中性筆書寫，字跡要工整，清晰，封面題名應能準確反映出卷內文件材料的內容。

　　2、檔案文件禁止使用鉛筆、圓珠筆、復寫紙。破損的檔案文件要進行修復處理。

　　3、檔案必須遵循文件材料形成的規(guī)律和特點，保持文件材料之間的聯(lián)系，區(qū)分不同的價值，便于保管和利用。

　　4、檔案盒表面為《檔案目錄》，檔案盒內文件沒有提名的，由檔案人員根據內容擬定標題。

　　5、檔案盒封面應注明立卷人，審核人，立卷時間。

　　（二）立檔

　　1、檔案文件材料按照批復在前，請示在后，正件在前，附件在后，印件在前，定稿在后，重要法規(guī)性文件的歷次稿件排列在定稿之后。

　　2、跨年度的請示與批復，有批復的在批復年立卷，無批復的放在請示年立卷；跨年度會議文件放在會議開幕年立卷；跨年度的規(guī)劃放在第一年立卷；跨年度總結放在最后一年立卷。

　　3、檔案文件資料按時間順序排列，收交時公文處理用紙在前，收文在后；內部制發(fā)文件，發(fā)文正稿在前，依次為公文處理用紙，發(fā)文底稿。

　�。ㄈ�）分類

　　1、檔案各級分類應賦予統(tǒng)一名稱，其名稱應簡明扼要，以充分表示檔案內容性質為原則，并要一定范疇，不能籠統(tǒng)含糊。（如：證照類目、制度類目、文件類目、合同類目等）。

　　2、公司檔案大致分為以下幾類：

　　（1）證照類：營業(yè)執(zhí)照及各類證照，注冊資料、年檢資料、公司章程等；

　�。�2）文件類：分外來文件（政府職能部門的往來文件）和內部文件；

　�。�3）制度類：管理制度匯編；

　　（4）合同類：分內部經營管理合同和業(yè)務合同兩種。

　�。�5）計劃總結類：分年度計劃及總結等；

　�。�6）會議紀要類：辦公例會紀要等

　�。ㄎ澹�檔案編號

　　1、檔案分類各級名稱經確定后，應編制《檔案登記目錄表》，將所有分類各級名稱及其代表數(shù)字編號，用一定順序依次排列，以便查閱。

　　2、檔案分類各級名稱及其代表數(shù)字一經確定，不宜任意修改，如確有修改必要，應事先審查討論，并擬定新舊檔案分類編號對照表，以免混淆。

　　3、公司檔案員負責對各部門文件材料的收集、整理，按照《檔案登記目錄表》條款“對號入座”，各部門要積極配合公司檔案管理工作。

　　四、歸檔及保存年限

　�。ㄒ唬�歸檔的文件資料，應按自然形成，保持歷史聯(lián)系的原則和歸檔要求特征及文件內容進行歸檔，在一個卷內要按問題或者文件形成的時間，系統(tǒng)的排列并填寫《卷內目錄》。

　�。ǘ�）歸檔的同類文件資料在卷內應按保存期限分別裝訂，保存期限分為定期和永久。定期按文件材料的保持價值分為1年，5年，10年。

　　1、永久保存：

　�。�1）公司章程、合同

　�。�2）股東名冊

　�。�3）組織規(guī)程及辦事細則

　�。�4）董事會及股東會記錄

　�。�5）財務報表

　�。�6）政府機關核準文件

　�。�7）不動產所有權及其他債權憑證

　�。�8）工程設計圖

　　（9）公司規(guī)章制度

　�。�10）其他經核定須永久保存的文書

　　2、10年保存：

　　（1）預算、決算書類

　�。�2）會計憑證

　�。�3）事業(yè)計劃資料

　�。�4）其他經核定須保存10年的文書

　　3、1年至5年保存：

　�。�1）期滿或解除之合約

　�。�2）其他經核定保存5年的文書

　　4、1年以下暫時保存：

　�。�1）結案后無長期保存必要者。

　�。ㄈ�）公司可根據實際情況擬訂文件資料保存期限的補充規(guī)定。

　�。ㄋ模�歸檔的文件資料種類，份數(shù)以及每份的頁數(shù)均應齊全完整，每份文件的正件與附件，印件與定稿，請示與批復，轉發(fā)文件與原件，多種文字形成的同一文件，均不得分開。

　�。ㄎ澹┌礆w檔要求進行裝訂、編號、填寫卷內目錄表。全部檔案組成后，要對檔案做統(tǒng)一排列并編寫檔號。

　　五、檔案日常管理

　�。ㄒ唬┙栝�

　　1、借閱手續(xù)：

　�。�1）各部門經辦人員因業(yè)務需要借閱檔案時，應由其部門負責人出示書面借閱條向檔案員借閱，經辦人必須在公司借閱登記表上簽字。

　�。�2）檔案員接到借閱條，經核查后，取出該項檔案，并在借閱登記表上注明借出日期和歸還日期，以備及時催還。

　�。�3）檔案歸還時，經檔案員核查無異后，檔案即歸入檔夾，填寫歸還日期，取消借閱記錄。

　　2、借閱人不得轉借、拆卸、調換、污損所借的檔案，不得在文件上圈點、畫線和涂改，未經批準不得復印和摘抄檔案。

　　3、借閱人確因工作原因需要復印文件或摘抄文件，需借閱部門負責人書面請示，經辦公室主任批準。

　　5、借閱人應于規(guī)定期限內歸還。如有其他人借閱同一檔案時，應變更借閱登記，不得私自授受。

　�。ǘ�）銷毀

　　1、每年保管期限已滿的檔案由檔案員編制紙質和電子的《檔案銷毀清冊》，報公司負責人審核批準，并指定其監(jiān)銷人后方可進行銷毀�！稒n案銷毀清冊》需注明：銷毀檔案目錄、公司負責人意見、檔案人簽章、監(jiān)銷人簽章、銷毀時間。

　　2、銷前，按照清冊清點；銷后，在清冊上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報告本單位負責人�！稒n案銷毀清冊》需永久保管。

　　3、保管期限已滿但仍不能銷毀的檔案有下列四種：未結清的債權債務；未了事項；正在項目建設期間的建設單位、經核定仍有保存參考價值者。應單獨抽出立卷，直到事項完結時為止。

　�。ㄈ�）移交

　　1、需要進行移交的檔案，需由檔案員編制《檔案移交登記表》，報公司負責人審核批準并指定其監(jiān)交人后，方可進行移交�！稒n案移交登記表》需注明：移交檔案目錄、公司負責人意見、移交方簽章、監(jiān)交人簽章、接收方簽章、移交時間、移交原因。

　　2、移交前，按照清冊清點；移交后，在清冊上簽字，《檔案移交登記表》一式兩份，移交方和接收方各一份并永久保管。

　�。ㄋ模┍Ｃ�

　　1、檔案室的任務是集中統(tǒng)一管理公司已形成的全部文件資料檔案，維護檔案的完整和安全，主動做好檔案的提供利用工作。任何無關人員未經許可不得入內。

　　2、檔案員應忠于職守，遵守紀律，保守秘密，樹立全心全意為公司各項工作服務的思想，主動，準確，迅速地為利用者提供檔案資料。

　　3、愛護檔案室的一切設施設備，任何人未經許可不得使用及隨意翻動。

　　六、附則

　�。ㄒ唬┰诒局贫瓤蚣芟拢�公司各部門可根據實際狀況制訂更為具體的實施細則，但不得與本制度發(fā)生沖突，經報行政部備案后，與本制度具有同等效力。

　　（二）本制度自印發(fā)試行之日起執(zhí)行。

　　附表

　　檔案員職責

　　1、負責收集、統(tǒng)計、整理、立卷、鑒定、保管公司檔案；積極開展檔案的提供利用工作；

　　2、認真學習檔案管理的相關規(guī)定、技術和業(yè)務知識，掌握歸檔的基本方法，保證檔案質量。

　　3、定期擦拭檔案架，保持檔案清潔，以防蟲蛀腐朽，如有破損或褪色的資料，應當及時進行修補和復制，裝訂部分過窄或有字跡的資料，要用紙加以襯邊。紙面過大的書寫材料，要按宗卷大小折疊整齊，對字跡難以辨認的資料，應當附上抄件。

　　4、歸檔要注意整潔，歸檔前要先對文件資料進行分類，再把文件資料按類別分組后分別裝入卷宗，以便歸檔時所有資料都能隨手而得，避免盲目查找。

　　5、做好保密工作，并采取防盜、防火、防水、防潮、防塵、防鼠、防高溫、防強光等措施。

　　6、每年進行一次檔案清理，編制或更新《檔案保管手冊》做好文件索引，以便查找。

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