文件管理制度通用15篇
在現在的社會生活中，制度起到的作用越來越大，制度是國家法律、法令、政策的具體化，是人們行動的準則和依據。制度到底怎么擬定才合適呢？下面是小編整理的文件管理制度，供大家參考借鑒，希望可以幫助到有需要的朋友。
文件管理制度1
(一)意義
(二)文件檔案的類別與形式
公司文件檔案包括以下各類別的書面文字形式、磁卡和電腦存藏(硬盤存藏、磁盤存藏)形式。
1.公司法律文件:公司章程、批準證書、營業(yè)執(zhí)照、驗資報告、審計報告、企業(yè)代碼、銀行稅務登記等
2.公司董事會文件:董事會構成、股本構成、董事會決議、記要等
3.公司管理制度:公司運營、行政、財務、業(yè)務管理制度、文本、流程
4.公司財務資料:各類總、分帳冊、報表、單據、憑賬、報告等
5.公司人事薪資:人事結構、錄用考核文件、薪資結構、薪資表、獎金計劃及分配記錄、獎懲記錄、保險計劃及記錄《勞動合同》等
6.公司經營策略規(guī)劃:客戶需求分析、市場分析、各種調查分析、營銷策略、公關網絡、實施計劃等
7.公司客戶名冊:客戶名冊、服務合同、協(xié)議、策略聯盟協(xié)議、客戶拓展、防談名冊及記錄等
8.公司業(yè)務文件:公司各項對外服務的'內部管理制度、流程、文本及有關方法培訓資料、報價體系等
9.公司客戶服務文件:服務過程中與客戶溝通產生的往來傳真、往來函、建議書、分析底稿、調查底稿、客戶提供之資料等
10.公司客戶檔案:已結案客戶的完整檔案,包括客戶服務資料及公司各種服務文本、方案、策劃、設計成果等
11.公司專業(yè)資料:公司搜集的各種業(yè)務文本、流程、制度、企劃書、顧問服務理論、方法、同業(yè)服務成果、各類行業(yè)資料、公司由政府主管部門獲取及購買的政策法規(guī)、公司各類剪報等
12.公司圖書、雜志:公司由公開發(fā)行系統(tǒng)購買、訂購的各種圖書、雜志
13.公司日常行政文件:日常通知、備忘、報告、批復、外來文函
14.公司宣傳資料:公司對外宣傳廣告用之公司介紹、業(yè)務介紹、互聯網主頁介紹等。
文件管理制度2
一、目的
加強文件檔案管理，規(guī)范公司文件檔案的收集、歸檔程序和方法，確保公司檔案的完整性、準確性和系統(tǒng)性。提供符合公司需求和保證管理體系有效運行的證據。
二、適用范圍
適用于公司及各部門檔案的`收集、整理、分類、利用及歸檔。
三、術語和定義
1、檔案：指公司過去和現在各級部門及員工從事業(yè)務、經營、企業(yè)管理、宣傳等活
動中所直接形成的對企業(yè)有保存價值的各種文字、圖表、賬冊、憑證、報表、電腦
盤片、聲像、膠卷、榮譽實物、證件等不同形式的歷史記錄。
2、檔案管理：就是指檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、提供利用等活動。
四、職責
1、行政人事部：
1）負責公司檔案的集中管理和制度執(zhí)行及檢查工作，并負責督促指導部門檔案管理；
2）建立健全公司檔案管理制度，指導、監(jiān)督和檢查執(zhí)行情況；
3）收集、整理、分類、鑒定、統(tǒng)計、保管公司的檔案和其他資料；
4）負責公司檔案的利用和銷毀管理，監(jiān)控檔案利用和銷毀的全過程，確保公司檔案的安全；
5）提高檔案信息的利用效率，促進信息傳遞和溝通；
6）負責組織學習和培訓檔案管理辦法、使用知識。
2、其他各部門相關人員：
1）負責在工作變動時，做好或協(xié)助移交工作，并及時通知行政人事部；
2）向行政人事部移交合同或文件資料原件或復印件；
3）負責本部門文件資料或合同復印件的日常收集、標識、貯存、保管、利用、歸檔；
4）財務部負責按規(guī)定獨立建檔保管財務檔案資料；
3、各部門檔案主管人員
文件管理制度3
第一條文件的接收。收到文件后及時檢查、核對,在收文登記薄上分類詳細登記,并注明密級。
外出參加會議人員應將帶回的文件交機要室統(tǒng)一登記管理。
第二條文件的保管。機要文件必需存放在保險柜中,由專人保管。去省委領取或消退文件應有專車接送,嚴防丟失。
第三條文件的傳閱。機要文件由機要人員直接呈送。閱文者應及時閱示,并于當日退回機要室,不得橫傳,不得留存文件。
第四條文件的借閱。借閱機要文件應當履行登記手續(xù),閱文和傳達文件要嚴格按規(guī)定的范圍,不得擴大,不得將文件帶入無關場所,不得攜帶機要文件順便辦理私事,文件用后及時歸還。省軍級文件一律不外借。
第五條文件的.復制。嚴格執(zhí)行上級部門復制國家秘密載體的管理規(guī)定。復制機要文件要履行審批手續(xù)。絕密級文件一律不得復制。其它文件復制必須經分管領導批準。復制的文件視同原件管理。
第六條文件的清退。省軍級、地市級文件每年按要求到上級發(fā)文單位進行清退,其它機要文件要認真填寫*中央、省委文件清退情況統(tǒng)計表,上報發(fā)文單位。
第七條文件的立卷、歸檔。按照檔案法和相關規(guī)章制度及學校檔案工作的規(guī)定和要求,及時分類立卷、歸檔,并辦理相關手續(xù)。
第八條文件的銷毀。各單位(部門)需要銷毀的文件資料交機要室統(tǒng)一辦理銷毀手續(xù),禁止把文件、內部資料當廢品出售。由機要秘書填寫“文件銷毀單”,經學校辦公室負責人簽批后方可送到省保密部門指定的文件銷毀站處理,必須2人押送,實行監(jiān)銷。
第九條文件的檢查。借出的文件及時檢查、催還。每學期末對外借文件進行一次檢查催還工作,如發(fā)現有丟失文件情況,及時上報校保密委員會。
文件管理制度4
1.目的：為適應當前信息系統(tǒng)管理需要，充分節(jié)約紙張辦公，公司文件采用山西四建網站、飛信平臺、電子郵箱等電子文件的形式進行傳遞和管理。使文件能及時傳遞到使用場所，確保文件的適用性、有效性，防止失效或作廢文件的使用。
2.適用范圍：適用于公司、分公司、項目部文件管理過程。
3.職責
3.1董事長負責批準企業(yè)綜合管理手冊。
3.2總經理負責批準各系統(tǒng)管理分手冊。
3.3公司各分管領導對本系統(tǒng)文件進行審批，管理者代表負責審核各管理手冊中質量、環(huán)境及職業(yè)健康安全標準有關內容。
3.4公司辦公室負責對公司紅頭文件和上級來文的管理，負責對集團公司及各單位文件的收發(fā)統(tǒng)一控制管理。
3.5企業(yè)管理部負責組織企業(yè)管理手冊的編寫，組織文件接口討論，負責其發(fā)放、使用、更改、作廢、回收、換版、存檔等管理工作；定期評審各項管理制度、管理辦法、實施細則等管理性文件的'適用性，負責山西四建網站及飛信平臺上發(fā)布的電子文件的管理和電子郵箱地址的管理工作。
3.6公司各職能部門負責編制和修訂本系統(tǒng)的管理手冊、負責本部門出臺的各項管理制度、管理辦法、實施細則、作業(yè)指導書、目標指標等管理性文件的會簽、發(fā)放、使用、更改、作廢、回收、換版、存檔，并組織實施與管理。
3.7各職能部門識別出適用的法律法規(guī)標準規(guī)范及其他要求，盡量在網絡中查找，并下載，由企業(yè)管理部上傳到山西四建網站，資源共享。質量監(jiān)控部、安全監(jiān)控部、技術管理部每年發(fā)布一次與質量、環(huán)境、職業(yè)健康安全、技術相關的適用法律法規(guī)及其他要求清單。
3.8公司職能部門、分公司、項目部設專兼職文件管理員對文件進行接收、發(fā)放等管理；
3.9分公司辦公室負責收集各項目部郵箱地址，并及時將文件傳遞到文件的使用場所。
文件管理制度5
為了搞好監(jiān)理文件及資料的日常管理工作，使其納入標準化、規(guī)范化，系統(tǒng)化的軌道，結合本工程項目實際情況，公司制定了'施工階段資料管理制度'期，要求監(jiān)理部按本實施細則執(zhí)行：
�。ㄒ唬┍O(jiān)理文件及資料按照綜合文件類、圖紙類，質檢資料類，進度控制文件類，計量支付類，施工原始記錄類進行分合同、分類歸檔。
�。ǘ┚C合文件類按照竣工驗收文件、月報及工程總結、監(jiān)理及承包合同、變更設計文件、一般文件類歸檔。
1、竣工驗收文件包括竣工驗收鑒定書、竣工驗收報告、交工驗收申請、批準文件。
2、月報及工程總結包括月形象進度報表，監(jiān)理月報，年中、終及最終工程總結報告。
3、監(jiān)理及承包合同包括監(jiān)理服務協(xié)議書、各合同段承包合同以及補充協(xié)議書。
4、變更設計文件類包括變更會議紀要、工程變更設計申請表、變更令，應分合同按順序歸檔。
5、一般文件類包括業(yè)主、承包人來文，監(jiān)理辦下發(fā)通知、工作指令，監(jiān)理會議紀要，監(jiān)理規(guī)劃及實施細則以及其他文件類。業(yè)主、承包人來文按收文時間分類歸檔，監(jiān)理部下發(fā)通知、上報文件按成文時間單獨歸檔；會議紀要及工作指令分合同按時間順序分別歸檔；監(jiān)理規(guī)劃及實施細則單獨歸檔。
（三）圖紙類包括設計及施工圖紙、變更設計圖紙。圖紙類分合同按路線、路基、路面、橋涵、防護、斷面圖、變更設計圖順序分別歸檔，其中變更設計圖按下發(fā)的.時間順序排列。
�。ㄋ模┵|檢資料類按試驗檢測報告、測量資料、現場質檢資料、質量文件類歸檔：
1、試驗檢測報告包括各種原材料試驗報告、砼及砂漿配合比試驗報告、砼及砂漿強度試驗報告、擊實試驗報告、壓實度試驗報告、穩(wěn)定土強度試驗報告、水泥劑量試驗報告、油石比試驗報告、篩分試驗報告、其他各種試驗報告、外購材料（產品）合格證書。試驗檢測報告應分類、分合同按工程單位劃分分類歸檔。
2、測量資料類包括導線、水準復測成果表、施工測量放樣單、各項工程高程測量結果、線路測量結果、測量原始紀錄。導線、水準復測成果表單獨成冊，施工測量放樣單、高程、線位、原始記錄分合同按照工程單位劃分分類歸檔。
3、現場質檢資料包括分項開工報告、檢驗申請單、質檢表及檢測結果、質量檢驗評定表、中間交工證書分合同按工程單位劃分依據分項開工、檢驗申請、質檢表、質量檢驗評定表、中間交工證書順序分類歸檔。
4、質量文件類包括質量事故處理報告、停工、復工令分合同分類歸檔。
5、試驗資料類由試驗專業(yè)工程師統(tǒng)一收集整理歸檔，測量資料類由測量專業(yè)工程師統(tǒng)一收集整理歸檔，質檢資料由各合同組長統(tǒng)一收集整理歸檔，質量文件類由綜合組統(tǒng)一收集整理歸檔。
�。ㄎ澹┻M度控制文件類包括總進度圖（表）、計劃、批準文件，分期進度圖（表）、（月、季、年）計劃、批準文件，開工令，開工報告，施工組織設計，有關進度的往來文件。分合同依時間順序分類歸檔。
�。┯嬃恐Ц额惏ㄖ衅谟嬃恐Ц蹲C書、計量支付報表、中間計量表、質檢資料、開工預付款支付證書、材料預付款支付證書、終期支付證書及附件資料，分合同依時間先后順序分類歸檔。
�。ㄆ撸┦┕ぴ加涗涱惏ūO(jiān)理日志、天氣、溫度及自然災害等記錄、施工照片集、其他各種原始記錄，分合同段分類歸檔，其中監(jiān)理日志由各監(jiān)理工程師、現場監(jiān)理員填寫。
�。ò耍┧斜O(jiān)理文件及資料除試驗、測量、質檢類外統(tǒng)一由綜合組收集整理歸檔。
（九）所有往來文件必須由綜合組做好收發(fā)文記錄。
�。ㄊ┧形募斜仨毥⑽募鍐文夸�，后附備考表。
�。ㄊ唬┧斜４嫖募仨毲逦�，原則上保存原件。
（十二）建立文件閱辦制度及登記請單。
�。ㄊ┧形臋n由綜合組在微機上做好文件索引并保存。
�。ㄊ模┠杲K由綜合組對本年度所有文件進行清查、登記、整理。
�。ㄊ澹┕こ探Y束按業(yè)主竣工文件編制辦法對監(jiān)理文件進行歸檔、上報。
文件管理制度6
公司行政管理制度:文件管理制度第一節(jié)總則
一、為適應公司全方位規(guī)范化科學管理,做好公司文件管理工作,使之規(guī)范化和制度化,特制定本制度。
二、公司文件是傳達方針政策,發(fā)布公司行政規(guī)章制度、指示、請示和答復問題、指導商洽工作、報告情況、交流信息的重要工具。因此,必須認真做好文件的管理工作,有效地為公司發(fā)展服務。
三、公司全體員工都應發(fā)揚深入調查、聯系群眾、結合實際、實事求是和認真負責的工作作風,努力提高文件質量和處理效率。
四、文件處理必須做到準確、及時、安全,嚴格按照規(guī)定的時限和要求完成。公司文件由總經辦統(tǒng)一發(fā)放、傳遞、用印、保管和立卷歸檔。第二節(jié)文件分類
一、規(guī)定。發(fā)布重要的'行政規(guī)章制度,采取重大的強制性行政措施,用'規(guī)定'。
二、決定、決議。對重要事項或重大行動做出安排,用'決定'。經會議討論通過并要求貫徹的事項,用'決議'。
三、通知。轉發(fā)上級機關文件,批轉下級文件,要求下去辦理和需要共同執(zhí)行的事項,用'通知'。
四、通報。表彰先進,批評錯誤,傳達重要信息,用'通報'。
五、請示、報告。向上級請求批示與批準,用'請示'。向上級匯報工作、反映情況、提出建議,用'報告'。
六、批復。答復請示事項用'批復'。
七、函。商洽工作、詢問問題、向有關主管部門請求批準等,用'函'。
八、會議紀要。傳達會議議定事項和主要精神,要求與會者共同遵守的,用'會議紀要'。
文件管理制度7
第一條 管理要點
1、 為使文件管理工作制度化、規(guī)范化、科學化，提高辦文速度和發(fā)文質量，充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導作用。
2、 文件管理的范圍包括：上級下發(fā)文件、公司各類制度文件、外部傳真文件、政策指導類文件、各類合同文件等。
3、 制度類文件按照公司文檔統(tǒng)一格式進行編寫，統(tǒng)一頁眉、頁腳，寫明公司全稱及文件性質;正文部分寫明題目、時間、發(fā)文部門、內容等信息;措辭規(guī)范，表達無歧義。
4、 根據文件屬性、類別，對所有文件進行編號，根據編號定期歸檔，做好相應的文字記錄，以備查閱。
第二條 制度規(guī)范
1、 文件的'起草、收發(fā)、打印、歸檔整理、借閱銷毀等由辦公室人員負責執(zhí)行。
2、 公司上報下發(fā)正式文件的權利主要集中在行政人事部，各部門一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。
3、 公司對內公開文件由行政人事部負責起草和審核，總經理簽發(fā);各部門需要向下或對外發(fā)文的文件由各部門負責起草，行政人事部負責審核，審核無誤后行政辦公室打印，打印后送回起草部門校對，校對無誤方可正式打印，由總經理蓋章，簽發(fā)。
4、 凡寄至公司的文件、傳真等，由辦公室簽收并做好相應記錄。
5、 機密文件由行政人事部主管保管，辦公室人員對一般性文件進行分類管理，定期整理并制作相關報表提交給部門主管。
6、 各部門因工作需要可借閱一般性文件，需嚴格履行借閱手續(xù)，對有密級程度的文件，需行政人事主管審批，總經理批準后方可借閱。
7、 辦公室管理人員對文件借閱情況進行登記，做好借閱記錄并限期清退。
8、 按時間、內容、部門、名稱等內容分門別類進行整理，附件、批件、定稿等資料收集完全，存檔備案。半年一小清，年終一大清。
9、 根據存檔時間及存檔的必要性對文件進行銷毀，需上報行政人事主管簽字批準，按照文件管理制度進行處理。
第三條 文件管理流程設計
1、 內部文件管理流程：起草文件→審查編號→審批、簽發(fā)→打印文件→下發(fā)文件→文件存檔
2、 外部文件管理流程：外部收文→文件整理→文件存檔→清退→文件存檔→文件銷毀
3、 借閱流程：提出申請，辦理手續(xù)→批準→借閱→清退→文件存檔→文件銷毀
文件管理制度8
1.技術文件分為“受控”個“非受控”文件兩大類�！笆芸亍蔽募概c質量管理體系運行的有關文件。
2.文件的更改須填寫《文件更改申請單》由負責人簽字后方可更改并標識，文件更改幅度較大時，予以換版。換版文件下發(fā)后，必須將原文件由行政部收回，以保證使用有效版本。
3.文件領用者，因文件丟失或者損壞需要領用新文件時，到行政部填寫《文件處理單》，經常務副總審核、批準后方可領用。
4.文件管理者、文件持有者要派專人管理文件，并保持文字清晰，外來借閱者需填寫《文件借閱登記表》，經常務總經理批準后方可借閱。
5.作廢文件銷毀時，由該部門填寫《文件處理單》，由總經理審核、批準后統(tǒng)一銷毀。需要留用的加蓋“作廢留用章”后方可保留。
6.質量記錄的格式和內容由使用部門設計，行政管理部門審查批準，統(tǒng)一編號控制。質量記錄表需要更改時，仍由原審批部門審批。
7.質量記錄填寫：要求個部門質量記錄填寫人員在填寫時要及時、完整、自己清楚、數據準確、使用中性筆或者圓珠筆筆填寫。質量記錄原則上不準更改，如有失誤或者計算錯誤時，在改動處劃改并簽名。
8.質量記錄的借閱：外來人員借閱質量記錄經常務副總批準后辦理借閱手續(xù)借閱，公司人員經行政部部長批準后，辦理借閱手續(xù)。
9.質量記錄的管理和保存：質量記錄由本部門制定專人負責保管，注意防潮、防腐、防盜、防火、防蛀、保存期按《質量記錄清單》的`要求實施。
10.各類質量記錄由各部門指定專人手機、整理分類并裝訂，行政部負責歸檔并規(guī)定期限保存。
11.質量記錄銷毀：對于超過保存期的質量記錄，由行政部和使用部門負責簽字，包常務副總審核批準后，進行銷毀并填寫《質量記錄銷毀清單》，需要保留的記錄加蓋“作廢保留”章后由行政部統(tǒng)一保存。
12.行政部對質量記錄的填寫和使用情況進行檢查。并留有記錄，填寫《監(jiān)督檢查記錄》，發(fā)現問題及時進行糾正。
文件管理制度9
（一）總則
一、本管理制度旨在確保學校文件收發(fā)的完整、及時、準確，促進學院內部及學院和上級部門的信息溝通，提高各部門組織管理工作的效率。
二、本制度涉及的文件是指以學院名義發(fā)布的各類公文包括請示、報告、決定、通知、意見及規(guī)定等等，上級主管部門下達的.各類公文，以及各部門上報的各類文件資料。
三、文件收發(fā)要做到仔細、認真、及時、完整。
（二）收文制度：
1、接收文件應在文件登記表上的作好登記，填寫應仔細、如實、及時，并由辦公室人員簽字確認。登記表須保持清潔、保存完整以備歸檔之用。
2、聯絡員在校團委領取的文件應根據校團委的指示及文件內容的緩急，及時將文件送達學院領導或有關部門輪閱，并做好文件傳閱記錄以備查。
3、傳閱文件應保持文件完整無缺，并在相應的時間內歸還辦公室。
4、分團委各部門每月月初和月末應按時上交當月的工作計劃及總結。如要舉辦活動，應上交相應的計劃和總結，未在規(guī)定時間內上交將按考核制度上的有關規(guī)定扣分。
5、各部門上交的計劃和總結包含打印稿和電子稿，打印稿應存放在各部門文件夾中，電子稿應存放在辦公室電腦各部門的文件夾下。
6、上交上來的打印搞應及時、認真、如實的做好各項登記，查看是否有圖片并做好備注，上交電子稿時辦公室接收人應確保其能打開并含有相關內容，做好相應的登記。
7、分團委所屬各部門可根據需要在辦公室查閱文件，但不得善自改動文件內容，查閱時應經過辦公室有關人員的批準。
（三）、發(fā)文制度：
1、學院各類文件指在學校內部統(tǒng)一意見、發(fā)布通知、決定和溝通信息；向上級部門請示、報告重要事項等。
2、欲發(fā)放文件應先起草文件草稿，起草完畢后交有關人員審定，審定合格后方可發(fā)放。
3、根據文件內容填制統(tǒng)一格式的文件簽發(fā)單，并將文件按學院統(tǒng)一規(guī)定編號在發(fā)文登記表上分門別類地做好文件的具體信息的登記，學院任何發(fā)送文件都得做好登記，該登記表作為歸檔資料應妥善保存，不得遺失。
4、文件發(fā)送之前應加蓋學院相應的公章。
5、對每一號文件辦公室都須將文件原稿及文件發(fā)放記錄按照文件編號順序完整保存并存放在辦公室文件夾下。
注：本管理制度由土建學院分團委辦公室制定，并經過相關領導審閱通過。如有改動，以分團委辦公室最新制度為準。
土木工程與建筑學院分團委辦公室
文件管理制度10
一、總則
1、為規(guī)范公司文件的起草、審批、傳達、存檔工作，充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導作用，結合公司的實際情況，特制訂本制度。
2、文件管理內容主要包括：上級函、電、來文，公司上報下發(fā)的各種文件，同級相關方函、電、來文。其中工程系統(tǒng)與甲方的往來函件按《檔案管理制度》執(zhí)行。
3、公司文件由辦公室統(tǒng)一管理和存檔。
二、文件的分類
1、外收文：公司從外部接收的政府文件。
2、外發(fā)文：以公司名義向外部發(fā)送的文件。
3、內行文：公司內部下發(fā)的文件，分為正式文件和臨時文件(指時效性較強的文件)。本制度的內行文所指的是正式文件。
三、內行文的管理
1、內行文的范圍：
凡是以公司名義對內發(fā)布的制度、辦法、通知、決定、決議、會議紀要和會議簡報，均屬內行文范圍。
2、內行文的`編號
各部門發(fā)放文件之前，應交至辦公室統(tǒng)一編號并留存一份(見附件一《編號規(guī)則》)。
3、格式要求(附件二)
�、�、每一頁頁眉右側注明公司名稱并用五號宋體加粗字體。
�、啤⒚恳豁擁撃_中心注明頁數和總頁數，其中總頁數用“()”括起。
�、�、在首頁正文上方注明文件的編號、生效時間、修訂時間、總頁數、擬定部門，簽發(fā)人。
�、�、文件標題使用宋體小二號字居中。
�、�、正文使用小四或四號宋體，行間距1.5倍。
�、省⒅黝}詞/抄報/抄送使用小四或四號宋體。
⑺、公司全稱：在落款、合同文本等情形必須用全稱。
注：主題詞即文件內容的關鍵詞。抄報適用于需了解文件內容的公司管理層，抄送適用于需了解文件內容的相關單位、部門及同級部門。
4、辦公室負責對各部門起草的文件格式進行審核，對不符合格式要求的，有權退回并按要求格式改正。
文件管理制度11
局辦公室負責我局對外行文和公文的收發(fā)處理工作，為使行文和收文處理規(guī)范化，特規(guī)定如下：
一、行文
(一)凡以我局名義上報或下發(fā)的文件(報告、請示、紀要、通知、函件等)，由承辦科室擬稿，經科室負責人、分管領導初審后，送辦公室核稿，經辦公室核稿后送局領導簽發(fā)。重要文件需由局領導審核，主管區(qū)領導簽發(fā)。聯合行文必須同時送有關單位領導會簽，方可發(fā)出。
(二)經局領導簽發(fā)的文稿交辦公室統(tǒng)一登記、分類編號。由擬稿科室打印、校對、裝訂，上行文由辦公室發(fā)送并催辦，平行文和下行文由擬稿科室分發(fā)。
(三)行文規(guī)則參照《國家行政機關公文處理辦法》(國發(fā)[XX]23號)有關規(guī)定執(zhí)行，行文流程按局辦公處理系統(tǒng)流程進行。
二、收文處理
(一)所有發(fā)至我局的公文(含傳真件公文和附有領導的批示或上級部門轉我局處理的公文)，由局辦公室統(tǒng)一簽收、登記、編號，送局領導閱示或送有關科室辦理。
(二)文件按辦件、閱件進行分類。辦公室負責人根據文件內容和規(guī)定的傳閱范圍，提出辦文意見，送局領導批示或交有關科室閱辦。需要辦理的公文，經請示局領導后辦理，辦公室根據文件內容、領導批示予以催辦。
(三)對急辦件，辦公室應立即將文件送交局領導批閱。領導不在時，辦公室應根據文件內容及時限要求，交相關業(yè)務科室或人員辦理。事后及時向局領導匯報并做好督辦工作。
(四)一般公文通過局內網辦理和傳閱。保密文件一律由辦公室專人傳送。
(五)凡外出開會、學習帶回的.文件及材料原件須交辦公室登記存檔。
三、保密文件收發(fā)管理
(一)遵守公司統(tǒng)計報表管理制度，保密資料統(tǒng)一由本局兼職保密員收發(fā)、傳遞、清退和銷毀，并嚴格把好收發(fā)關、傳閱關、清退關“三關”。
(二)制發(fā)文件時，經辦人要根據文件、資料的內容和定密范圍，標明密級、保密期限，確定發(fā)送范圍、數量，送局領導審批后印發(fā)。
(三)保密文件、保密資料必須在辦公室內進行傳閱，未經批準不得擅自擴大傳閱范圍;不準擅自復印或抄錄保密文件，不得將文件帶出辦公室;確因工作需要攜帶外出的，需經局領導批準，并要妥善保管。
(四)復印保密文件、保密資料必須嚴格履行審批登記手續(xù)。嚴禁將保密文件、保密資料拿到社會上營業(yè)性場所復印。
(五)借閱保密文件、保密資料須按閱讀范圍借用，并辦理登記、簽字手續(xù)。用完后，要及時歸還。
(六)對保密文件、保密資料要定期清查，一般每季度清查一次。年終進行全面清查、核對，發(fā)現欠缺要及時追查，防止丟失。
(七)銷毀保密文件、保密資料時，必須登記造冊，經主管局領導批準，送區(qū)保密局指定的地點處理，嚴禁將文件出賣給廢品收購站。
文件管理制度12
第一條為充分發(fā)揮技術文件在工作中的指導作用，提高辦文速度和發(fā)文質量，根據公司的實際情況，特制訂本制度。
第二條技術文件管理內容主要包括：產品圖紙、設計委托單、與技術相關的各種資料、外來技術圖紙資料等。
第四條技術文件的簽收：所有技術文件均由資料員登記簽收。
第五條技術文件的編號保管:所有技術文件均由技術資料員分類登記編號、保管。
1.產品圖紙必須由設計人、項目負責人、審核人、批準人簽名后才能歸檔保管。
2.技術文件的審批應嚴格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定，不得將有密級的技術文件帶回家、宿舍和公共場所，也不得將技術文件轉借其他人閱看。對尚未歸檔的.文件不得向外泄露內容。
3.審批技術文件應抓緊時間，當天審批完后應在下班前將文件交技術資料員，審批文件一般不得超過兩天，審批后應簽名。如有更改處，有關人員按文件所提要求和批示辦理有關事宜。
4.審批時不得任意取走文件夾內任何文件及附件，如確系工作需要，要辦理借閱手續(xù)，以防止丟失泄密。
第七條發(fā)文的規(guī)定：技術文件的正式下發(fā)均由技術資料管理員負責。
第八條發(fā)文的范圍：在公司日常生產經營管理工作中，需有關圖紙、技術文件等事項，應按有關制度辦理，經領導批準后，由技術資料管理員登記發(fā)放。
第九條發(fā)文程序規(guī)定：各職能部門需要相關技術文件資料時,生產、質檢、業(yè)務項目及外協(xié)可憑生產任務單領取其復印件,經加蓋圖紙審核章后生效；要求配合資料管理員作好登記工作。
第十條各部門有關人員因工作需要借閱文件，需登記填寫文件借閱登記表,經資料管理員確認后方可借閱使用。
第十一條借閱文件應嚴格履行借閱登記手續(xù)，按時歸還。不允許拆卷和在文件上勾劃等。
第十二條技術資料管理員對承辦的文件應抓緊催辦，應定期對事情已經辦妥的文件和要求限期清退的文件，進行收繳清退工作。(一般為月底一小清，季末一中清、年終一總清)。如發(fā)現文件丟失，必須及時查明原因和責任者，并如實向領導報告。
第十三條文件的歸檔范圍：產品圖紙、與技術相關的各種資料、外來技術圖紙資料等。
第十四條文件更改
1.圖紙更改應填寫設計更改申請表。
2.文件更改時，要求在文件上做出記錄。
3.圖紙更改完畢后要歸檔，同時要填寫設計更改通知單，經技術部經理或其代理人批準后發(fā)放到各相關部門。
第十五條對于多余、重復、過時和無保存價值的文件，應定期清理造冊，并做好作廢登記及辦理申請銷毀手續(xù)。
第十六條經審核同意銷毀的文件，應派專人負責銷毀。
第十七條圖紙發(fā)放登記表：BN/QR-423-09。
第十八條圖紙文件借閱登記表：BN/QR-423-10。
第十九條文件更改申請/通知單：BN/QR-423-04。
文件管理制度13
機要文件是傳遞黨中央、國務院和省委、省政府密級較高的文件，機要文件的管理要做到及時、準確、安全、保密。
一、辦理程序
(一)機要文件由機要人員簽收、啟封、核對、登記后，送辦公室主任提出擬辦意見報主要領導或主持工作的領導簽批，文件應于當日處理，電報、急件隨到隨處理。
(二)按領導簽批的范圍進行傳閱。
(三)需辦理的，按局領導指示及時傳閱有關科室辦理。
(四)歸檔，交上級部門。
二、傳閱
(一)傳閱文件要嚴格履行登記手續(xù)，按照文件閱讀范圍進行傳閱。
(二)機要人員要隨時掌握文件行蹤和傳閱進度，避免中途積壓、漏傳、橫傳。
(三)對局領導閱后所作的批示，要及時通知有關科室辦理，并做好機要文件管理，防止文件丟失。
三、保密
(一)機要人員要忠于職守，認真負責，嚴守保密規(guī)定，做到不該說的不說。
(二)對于機要文件，要單獨存放，嚴加保管。
(三)借閱機密、秘密級文件，需經辦公室主任批準；絕密級文件一般不外借，確需借閱，需經分管領導批準。
(四)各級領導要嚴格執(zhí)行領導保密規(guī)定，不得將涉密文件留在辦公室過夜或帶回宿舍閱讀。
(五)涉密文件，不得復制或摘抄。
四、歸檔
(一)傳閱和辦理完畢的`文件，應及時清理收回，分類整理，堅持整潔、清潔。
(二)凡參加會議帶回或其他途徑簽收到的涉密文件，應及時送交機要室登記歸檔。
(三)干部出差、調動工作或離退休時必須將自我使用或傳閱的機要文件全部退回機要室。
(四)機要人員按上級要求及時將機要文件收回。
文件管理制度14
一、總則
第一條、為減少發(fā)文數量，提高辦文速度和發(fā)文質量，充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導作用，根據有關規(guī)定，結合企業(yè)實際情況，特制訂本制度。
第二條、文件管理內容主要包括：上級函、電、來文、同級函、電、來文、企業(yè)上報下發(fā)的各種文件、資料。
二、收文的管理
第三條、公文的簽收
1、凡接收公文均由秘書登記簽收后分別轉交相關部門，在簽收和拆封時，秘書均需注意檢查封口和郵戳。對開口和郵票撕毀函件應查明原因，對密件開口和國外信函郵票被撕應拒絕簽收。
2、對政府部門發(fā)來的文件，要進行信封、文件、文號、機要編號的“四對口”核定，如果其中一項不對口，應立即報告有關部門，并登記差錯文件的文號。
第四條、公文的閱批與分轉
1、凡正式文件均需由秘書根據文件內容和性質閱簽后分送承辦部門閱辦，重要文件應呈送總經理親自閱批后分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事，一般應在當天閱簽完，緊急文件要即閱即辦。
2、一般函、電單據等，由秘書直接分轉處理。如涉及幾個單位會辦的文件，應同主辦部門聯系后再分轉處理。
3、為加速文件運轉，秘書應在當天或第二天將文件送到總經理辦公室，如關系到兩個以上業(yè)務部門，應按批示次序依次傳閱，最遲不得超過兩天。
第五條、文件的傳閱與催辦
1、傳閱文件應嚴格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定，不得將有密級的`文件帶回家、宿舍和公共場所，也不得將文件轉借給其他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內容。
2、閱讀文件應抓緊時間，當天閱讀完后應在下班前將文件交秘書處，閱批文件一般不得超過兩天，閱后簽名以示負責。如有總經理“批示”、“擬辦意見”，秘書應責成有關部門和人員按文件所提要求和總經理批示辦理有關事宜。
3、閱文時不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內任何文件及附件，如確系工作需要，要辦理借閱手續(xù)，以防止丟失泄密。
4、文件閱完后應送交秘書，切忌橫傳。
5、行政秘書對文件負有催辦檢查督促的責任，承辦部門接到文件、函電應立即指定專人辦理。不得將文件壓放或分散，如需備查，應按照有關保密規(guī)定，并征得秘書同意予以復印或摘抄，原件應及時周轉歸檔。
三、文件借閱和清退
第六條、各部門有關人員因工作需要借閱一般文件，需經本部門主管簽寫便條，對有密級的文件須秘書同意后方可借閱。
第七條、借閱文件應嚴格履行借閱登記手續(xù)，就地閱看，按時歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在文件上勾畫等。
第八條、各部門應具體指定責任心強的主管負責文件收交、保管、保密、催辦檢查工作。
四、文件的立卷與歸檔
第九條、文件的歸檔范圍
凡下列文件統(tǒng)一由行政秘書歸檔：
1、企業(yè)領導發(fā)出的報告、指示、決定、決議、通報、紀要、重要通知、工作總結、領導發(fā)言和經營工作的各類計劃、統(tǒng)計、季度、年度報表等。
2、各種專業(yè)例會記錄。
3、企業(yè)召開重要會議所形成的報告、總結、決議、發(fā)言、簡報、會議記錄等。
4、有保存價值的客戶資料及處理結果。
5、企業(yè)日志和大事記。
第十條、立卷要求
1、文件的立卷應按照內容、名稱、作者、時間順序，分門別類地進行整理歸檔。
2、立卷時，要求把文件的批復、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。
3、要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結合的原則。重要工作、重要會議形成的文件材料，要及時立卷歸檔。
五、文件的銷毀
第十一條、對于多余、重復、過時和無保存價值的文件，秘書應定期清理造冊并按行政有關規(guī)定，辦理申請銷毀手續(xù)。
六、附則
第十二條、本制度解釋權歸行政部。
第十三條、本制度自公布之日起執(zhí)行。
文件管理制度15
1.目的
建立文件與資料管理制度，規(guī)范質量體系文件的起草、修訂、審核、批準、分發(fā)、保管，以及修改、撤銷、替換、銷毀的管理,確保文件的有效性和適宜性。
2.依據
《中華人民共和國藥品管理法》及其實施條例、《藥品流通監(jiān)督管理辦法》、《藥品經營質量管理規(guī)范（國家食品藥品監(jiān)督管理總局令第13號）》及附錄。
3．適用范圍
本制度適用于公司質量體系文件的起草、修訂、審核、批準、分發(fā)、保管，以及修改、撤銷、替換、銷毀等。
4．職責
4．1質量管理部負責組織制訂質量管理體系文件，并指導、監(jiān)督文件的執(zhí)行；
4．2文件使用部門、人員嚴格按本制度進行文件的使用。
5．內容
5．1公司質量體系文件由質量管理制度、部門及崗位職責、操作規(guī)程、進貨評審、內審等組成；
5．2編制質量管理文件時遵循以下原則：
5．2．1合法性原則：質量管理文件應符合國家法律、法規(guī)以及部門規(guī)章和有關政策；
5．2．2實用性原則：與企業(yè)經營規(guī)模、經營范圍、經營方式相適應，與企業(yè)組織機構、人員崗位設置、設施設備、計算機系統(tǒng)的'設置相吻合，與企業(yè)經營和質量控制的實際流程一致、實用；
5．2．3高效性原則：在合法及實用原則前提下，管理要求適當高法定標準，采用先進科學的管理辦法和手段，提高工作效率，推動企業(yè)不斷改進和提高；
5．2．4強制性原則：提供必要的人力、財力、物力和措施，有必要的獎懲措施和辦
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