公司文件管理制度(匯編15篇)
在生活中，大家逐漸認(rèn)識(shí)到制度的重要性，制度泛指以規(guī)則或運(yùn)作模式，規(guī)范個(gè)體行動(dòng)的一種社會(huì)結(jié)構(gòu)。這些規(guī)則蘊(yùn)含著社會(huì)的價(jià)值，其運(yùn)行表彰著一個(gè)社會(huì)的秩序。那么制度怎么擬定才能發(fā)揮它最大的作用呢？以下是小編幫大家整理的公司文件管理制度，歡迎閱讀與收藏。
公司文件管理制度1
1、目的
為規(guī)范本公司文件分類、編號(hào)、擬定、審批、用印、收發(fā)處理、整理存檔等工作，特制定本制度，適用于正龍物業(yè)有限公司及下屬管理中心各部門的文件管理工作。
2、職責(zé)
2.1總經(jīng)理負(fù)責(zé)公司所有對(duì)外發(fā)文審批。
2.2管理中心經(jīng)理負(fù)責(zé)管理中心文件的審批。物業(yè)部負(fù)責(zé)管理中心文件的打印及文號(hào)的管理工作。
2.3部門主管負(fù)責(zé)本部門文件的擬制與審核，及負(fù)責(zé)本部門對(duì)公司內(nèi)部發(fā)文的審批，并負(fù)責(zé)定期將已處理完畢的文件移交行政人事部。
2.4行政人事部負(fù)責(zé)公司文件格式、文號(hào)及資料的審核，用印管理、歸檔管理工作。
3、文件種類
3.1上行文:請(qǐng)示，報(bào)告，計(jì)劃，總結(jié)；
3.2下行文:批復(fù)，決定，通知，通告，通報(bào)，制度，規(guī)定；
3.3平行文:信函，會(huì)議紀(jì)要。
4、文件格式
4.1發(fā)文統(tǒng)一使用以上文件類別之一。
4.2秘密等級(jí)和緊急程度，用來確定文件發(fā)送方式及辦理速度，統(tǒng)一在文件的左上角位置加注。
4.3收文單位。是指用來處理或答復(fù)文件中有關(guān)問題和有關(guān)事項(xiàng)的單位。
4.4正文。是文件的主體部分。文件制發(fā)的目的和根據(jù)，講述什么事情，解決什么問題以及辦法和要求，都要在正文中闡述清楚:
4.5標(biāo)題統(tǒng)一使用二號(hào)或三號(hào)黑體字，放在居中位置；
4.6正文統(tǒng)一使用四號(hào)或小四宋體字，與主送單位等堅(jiān)持一致。每段開頭空兩個(gè)字；要合理地劃分段落、正確使用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)，行間距為1.5倍，以清晰、美觀為原則；
4.7附件。通常指隨正文發(fā)出的補(bǔ)充說明材料:如果該文件有附件的，應(yīng)在正文之下、發(fā)文單位落款的左上側(cè)，專行空兩格注明"附件:xxx"字樣；如果附件較多，還須編上序號(hào)；文件無附件的，無須注明；
4.8落款。指發(fā)文單位全稱或規(guī)范化的簡(jiǎn)稱。以總經(jīng)理的名義發(fā)出的，要用負(fù)責(zé)人姓名(前面冠以職務(wù)身分)署名:落款一般放在正文(或附件標(biāo)記)的右下角，相關(guān)于書信中具名的位置；如果正文恰好占滿全頁(yè)，落款必須放在另頁(yè)空白紙上時(shí)，并在其上頭加注一行"(此頁(yè)無正文)"字樣；落款字體與正文相同。
4.9日期:
4.9.1一般應(yīng)寫發(fā)文日期；
4.9.2制度或會(huì)議經(jīng)過的文件應(yīng)寫經(jīng)過的日期；
4.9.3重要的文件寫簽發(fā)的日期；
5、文號(hào)
5.1根據(jù)文件類別、發(fā)文日期、發(fā)文單位及發(fā)文順序?qū)ξ募M(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)；具體文號(hào)編制規(guī)則見附件。
5.2公司文號(hào)由行政人事部統(tǒng)一管理，管理中心文號(hào)由物業(yè)部統(tǒng)一管理；
5.3發(fā)文部門需到以上部門登記領(lǐng)取文號(hào)后，方可發(fā)文。
6、用印
6.1用印是發(fā)文單位對(duì)文件負(fù)責(zé)的標(biāo)志，是文件合法生效的'標(biāo)志，對(duì)外發(fā)文或內(nèi)部重要文件都應(yīng)加蓋印章。
6.2文件打印校對(duì)完之后，由管理印章的人員用印并進(jìn)行登記；
6.3印章應(yīng)蓋在落款和年月日中間，即"騎年蓋月"位置。
7、文件管理
7.1包括撰寫、審核、簽發(fā)、蓋印、發(fā)放、歸檔、整理等一系列工作:
7.2正規(guī)文件應(yīng)盡量打印，并由擬文人仔細(xì)校對(duì)審核。
7.3簽發(fā)。簽發(fā)人對(duì)簽發(fā)的文件負(fù)有完全職責(zé)，應(yīng)本著負(fù)責(zé)精神，仔細(xì)閱讀文稿，實(shí)事求是地?cái)M寫批語。同意簽發(fā)的，注明"同意發(fā)文"字樣后按正常手續(xù)辦理；不一樣意的寫出具體意見返還擬文人重新撰寫；
7.4用印。印章管理人員依據(jù)規(guī)定加印，并作好登記。對(duì)一頁(yè)以上的重要文件還須加蓋騎縫印。
7.5發(fā)放。由發(fā)文部門填寫《文件發(fā)放登記表》，并做好發(fā)文簽收登記工作。需要回復(fù)辦理的文件，還要填寫《文件處理單》，夾在文件前面，一并送有關(guān)人員或部門辦理。
7.6收文。文件管理人員(一般為行政人事部或管理中心物業(yè)部相關(guān)人員)將所收到的文件登記在《收文登記表》內(nèi)，資料包括:流水號(hào)、收文日期、發(fā)文單位、收文標(biāo)題、文件編號(hào)、發(fā)文日期、份數(shù)、處理情景、備注等。
7.7傳閱。傳閱工作一般由行政人事部或管理中心物業(yè)部辦理。閱讀人在閱讀后應(yīng)簽署姓名、日期。
7.8保存。文件辦理完畢后，由最終處理部門人員進(jìn)行保管。
7.9歸檔。各部門定期將本部門已處理完畢的文件匯兌交行政人事部，由行政人事部進(jìn)行整理存檔工作。
8、相關(guān)文檔
8.1文號(hào)編碼規(guī)則
8.2《文件編號(hào)使用登記表》
8.3《對(duì)外發(fā)文登記表》
8.4《對(duì)內(nèi)發(fā)文登記表》
8.5《收文登記表》
8.6《文件處理單》
8.7《傳閱單》
8.8《用印登記表》
8.9對(duì)外發(fā)文格式
8.10對(duì)內(nèi)發(fā)文格式
8.11報(bào)告總結(jié)格式
8.12會(huì)議紀(jì)要格式
8.13會(huì)議記錄格式
9、修訂及實(shí)施
9.1本規(guī)定由全公司各部門實(shí)施，行政人事部進(jìn)行監(jiān)督。
9.2本規(guī)定修訂權(quán)在公司。
9.3本規(guī)定從二零零四年五月一日實(shí)行。
公司文件管理制度2
一、總則及范圍
為了保持公司技術(shù)部的技術(shù)文件；項(xiàng)目資料；項(xiàng)目預(yù)算單、決算單的完整性，避免混亂，特制定本標(biāo)準(zhǔn)。
本標(biāo)準(zhǔn)適用于技術(shù)部的技術(shù)文件；項(xiàng)目資料；項(xiàng)目預(yù)算單、決算單的管理。
二、管理業(yè)務(wù)與分工
1.技術(shù)部負(fù)責(zé)人。負(fù)責(zé)本制度的制定及有關(guān)技術(shù)文件各項(xiàng)管理業(yè)務(wù)的審批及有關(guān)事項(xiàng)的確定。
2.技術(shù)員。負(fù)責(zé)總則中所述文件的保管、收發(fā)及按本制度進(jìn)行技術(shù)文件的管理工作。
三、管理內(nèi)容與要求
1.技術(shù)文件的`種類
�。�1）技術(shù)類文件
由技術(shù)部負(fù)責(zé)的圖紙及各類工藝規(guī)程、工藝卡片、作業(yè)指導(dǎo)書。
�。�2）管理類文件
由技術(shù)部負(fù)責(zé)的項(xiàng)目的合同；項(xiàng)目資料；項(xiàng)目預(yù)算單、決算單等。
2.文件登記
�。�1）技術(shù)部必須建立《技術(shù)文件管理臺(tái)賬》，掌握技術(shù)部全__文件的情況。其臺(tái)賬應(yīng)包括：編號(hào)、名稱、數(shù)量、文件編制時(shí)間。
（2）文件接收后，技術(shù)員應(yīng)及時(shí)對(duì)文件進(jìn)行分類編號(hào)并作記錄。
3.文件的歸檔及保管
技術(shù)文件的保管由技術(shù)員按檔案類型進(jìn)行保管。
4.文件的借用
�。�1）文件的借閱應(yīng)開具借條并由技術(shù)部領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，方可借閱。
5.文件的修改與審批
�。�1）當(dāng)某專業(yè)的工程技術(shù)人員或使用單位的有關(guān)人員提出對(duì)不合理或者已經(jīng)落后的技術(shù)文件時(shí)，由技術(shù)部該專業(yè)的工程師（或?qū)I(yè)的業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人）分析確定是否需要修改。
�。�2）技術(shù)文件確定修改后，由技術(shù)部該專業(yè)工程師（或?qū)I(yè)的業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人）填寫《設(shè)計(jì)更改單》。
《設(shè)計(jì)更改單》應(yīng)包括下列內(nèi)容：
（a）技術(shù)文件名稱、編號(hào)、或圖紙名稱、圖號(hào)；
（b）更改理由；
（c）會(huì)審意見、會(huì)審簽名；
�。╠）設(shè)計(jì)、工藝負(fù)責(zé)人簽名；
（e）修改內(nèi)容和修改要求（以圖紙和文檔形式表現(xiàn)）。
�。�3）技術(shù)文件的xx與批準(zhǔn)
一般性的內(nèi)容更改只須將填好的《設(shè)計(jì)更改單》交技術(shù)部負(fù)責(zé)人進(jìn)行xx和簽字批準(zhǔn)即可。重大內(nèi)容的更改與涉及安全、質(zhì)量、投資等影響面較大的內(nèi)容更改由技術(shù)部召集有關(guān)人員參加審定，會(huì)議通過審定后，由技術(shù)部負(fù)責(zé)人簽字后交公司批準(zhǔn)。
�。�4）技術(shù)員接到《設(shè)計(jì)更改單》后，應(yīng)立即著手工作，更改時(shí)，必須把已發(fā)出和保存、儲(chǔ)備的技術(shù)文件一次全部修改完畢以保證技術(shù)文件的統(tǒng)一性（圖紙更改后的發(fā)放除執(zhí)行發(fā)放規(guī)定外，應(yīng)同時(shí)將舊圖紙收回并登記）。
（5）技術(shù)文件的管理應(yīng)以紙質(zhì)和電子版形式存檔（在登記時(shí)應(yīng)作出標(biāo)記）。
公司文件管理制度3
為保證公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、借閱、統(tǒng)計(jì)、銷毀等工作，維護(hù)檔案的完整和安全，特制定本制度。
一、適用范圍
1、公司經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中與外單位的來往信件、合同、協(xié)議。
2、會(huì)議文件，包括本公司重要會(huì)議形成的'文件、紀(jì)要、決定等
3、公司的請(qǐng)示與上級(jí)批復(fù)文件
4、公司各職能部門在工作中形成的工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告
5、公司成立、合并、撤銷、更改名稱、股東會(huì)決議、董事會(huì)決議等相關(guān)文件資料
6、公司制定的章程、制度等文件材料
7、公司營(yíng)業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證等重要文件
二、檔案保管
1、公司各類文件應(yīng)由總經(jīng)理辦公室安排專人保管。
2、保管人員需根據(jù)文件內(nèi)容及其歷史關(guān)系，合并整理，分類保存。
3、檔案保管人員應(yīng)及時(shí)將辦理完畢或經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人員批存的文件材料，收集齊全，加以整理后歸檔。
4、庫(kù)藏文檔要定期核對(duì)，做到帳物相符。發(fā)現(xiàn)破損變質(zhì)及時(shí)修補(bǔ)或復(fù)制。
三、檔案借閱
1、借閱檔案必須先辦理借閱手續(xù)，登記《檔案借閱審批表》由部門負(fù)責(zé)人簽字。
2、借閱的案卷要注意愛護(hù)，不得丟失、損壞、涂改。
3、借出的檔案要注意保密，不得將檔案帶入私人場(chǎng)所，不得讓無關(guān)人員翻閱。
4、借閱的檔案應(yīng)如期歸還，如因工作需要到期不能歸還者，要說明情況，辦理續(xù)借手續(xù)。
4、歸還檔案時(shí)，由檔案保管人員當(dāng)面查點(diǎn)清楚，并在《檔案借閱審批表》上及時(shí)注銷。
5、凡需借閱、抄錄絕密級(jí)重要數(shù)據(jù)資料，必須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，否則一律不準(zhǔn)借閱、抄錄、復(fù)印。
四、檔案銷毀
經(jīng)確定需銷毀的檔案，由檔案保管人員編造銷毀清冊(cè)，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員會(huì)審批準(zhǔn)后銷毀。
五、檔案保密
1、檔案保管人員要嚴(yán)守機(jī)密，檔案存放要單獨(dú)設(shè)鎖，無關(guān)人員不準(zhǔn)接觸。
2、不得傳播、議論有關(guān)機(jī)密問題。
3、檔案資料不準(zhǔn)帶到公共場(chǎng)所。
公司文件管理制度4
1、目的
規(guī)定本公司文件資料的編寫、批準(zhǔn)、發(fā)布、更改、保存和作廢等活動(dòng)以及適用外來文件的控制要求,確保公司各項(xiàng)工作正常開展和保存必要的證據(jù)。
2、適用范圍
適用于本公司內(nèi)部文件的編寫、收發(fā)、控制及資料保管和外來文件的管理。
3、職責(zé)
3.1各職能部門負(fù)責(zé)工作文件的編寫、收集和存檔。
3.2綜合管理部負(fù)責(zé)業(yè)主檔案的管理與控制。
3.3辦公室負(fù)責(zé)文件發(fā)放、存檔、資料保管以及文件的處理。
3.4辦公室主任主管文件、資料管理工作的控制。
4、相關(guān)文件
《文件控制程序》q/ph-qp-4.2.3
《質(zhì)量記錄控制程序》q/ph-qp-4.2.4
5、工作程序和管理辦法
5.1文件的產(chǎn)生
5.1.1各相關(guān)部門根據(jù)工作需求編寫文件。
5.1.2總經(jīng)理助理對(duì)文件進(jìn)行審核。
5.1.3總經(jīng)理審批通過的文件由辦公室打印和發(fā)放,作為非受控文件生效。
5.1.4辦公室對(duì)生效的文件印制,必須使用[印制文件登記表](qr-wd01-02-01)。
5.2文件、資料的類別
5.2.1受控文件
a)內(nèi)業(yè)資料;
b)圖紙資料;
c)按照質(zhì)量體系的控制要求進(jìn)行管理的文件;
d)在質(zhì)量體系中引用的法律、法規(guī)和外來文件;
e)與服務(wù)過程有關(guān)的合同協(xié)議;
f)業(yè)主檔案(如:公共合約、用戶登記表等,屬于業(yè)主財(cái)產(chǎn),由綜合管理部管理與控制,具體執(zhí)行[顧客財(cái)產(chǎn)控制程序]q/ph-qp-7.5.4)。
管理與控制具體執(zhí)行[文件控制程序](q/ph-qp-4.2.3)。
5.2.2非受控文件
與公司經(jīng)營(yíng)和服務(wù)工作范圍相關(guān)的文件作為非受控文件管理,辦公室應(yīng)對(duì)其進(jìn)行分類和編碼,以便于歸檔,根據(jù)目前公司現(xiàn)有的非受控文件,可分為:
a)內(nèi)行文、外行文:1
b)未被質(zhì)量體系引用的外來文件:2
c)與服務(wù)過程無關(guān)的合同協(xié)議:3
d)未被質(zhì)量體系引用的法律法規(guī):4
e)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)性文件:5
f)照片、錄像帶:6
g)電腦貯存:7
5.3文件、資料目錄的索引號(hào)
x-x.x-xx
文件盒編號(hào)
同號(hào)柜序列號(hào)
文件柜編號(hào)
文件類別編碼
5.4文件、資料歸檔與管理
5.4.1各職能部門對(duì)各種工作文件進(jìn)行編寫、收集、整理和存檔,并匯總到辦公室統(tǒng)一管理。
5.4.2辦公室負(fù)責(zé)文件、資料的保密性防范,公司所有受控文件和非受控文件的資料均屬保密性文件。
5.4.3辦公室負(fù)責(zé)對(duì)文件、資料的管理和保護(hù),文件、資料應(yīng)分門別類包裝和存放,對(duì)于需存檔的文件、資料要及時(shí)存檔,并建立[存檔備案資料目錄](qr-wd01-02-02),注明文件類別、索引號(hào)、份數(shù)等,如用必要還應(yīng)有內(nèi)容說明。并在檔案柜上貼好存放文件的索引號(hào)范圍。確保調(diào)用、借閱文件、資料時(shí)易于識(shí)別和檢索,便于對(duì)文件資料的保管。
5.5文件、資料的發(fā)放
5.5.1文件應(yīng)按各職能部門工作性質(zhì)和范圍發(fā)放,由辦公室制定[文件分發(fā)登記表](qr-wd01-02-03),注明發(fā)放范圍、數(shù)量、分發(fā)號(hào)等,并要求領(lǐng)用人在[文件分發(fā)登記表]上簽領(lǐng),以便對(duì)發(fā)放的文件進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和檢查。
5.5.2辦公室在文件發(fā)放的過程中不得誤發(fā)、遺失,發(fā)現(xiàn)文件誤發(fā)時(shí)應(yīng)立即追回,同時(shí)作好文件的補(bǔ)救工作。
5.6文件資料的調(diào)用、借閱與歸還
5.6.1借閱者應(yīng)在[文件、資料借閱登記表](qr-wd01-02-04)上詳細(xì)注明文件、資料的編號(hào)和圖號(hào),并按時(shí)歸還和辦理歸還手續(xù)
5.6.2借閱的文件、資料未經(jīng)允許不得復(fù)印、摘抄、外借和傳播。
5.6.3借閱的文件、資料歸還時(shí),辦公室應(yīng)對(duì)文件資料是否完好進(jìn)行檢查,若文件、資料受損的,借閱者應(yīng)闡述受損原因,并在[文件、資料借閱登記表]的備注欄上注明,因人為因素造成的應(yīng)追究當(dāng)事人的責(zé)任。
5.6.4機(jī)密性文件的調(diào)用與借閱規(guī)定
a)a級(jí)機(jī)密文件資料:公司年度計(jì)劃、公司年終報(bào)告總結(jié)及公司章程、董事會(huì)決議,公司財(cái)務(wù)報(bào)表、法律訴訟文件等的.調(diào)用與借閱需經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)。
b)b級(jí)機(jī)密文件資料:業(yè)主檔案,公司員工檔案、公司規(guī)章制度、公司經(jīng)營(yíng)專項(xiàng)審批文件等的調(diào)用與借閱需經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn)。
c)c級(jí)機(jī)密文件資料:內(nèi)業(yè)資料和技術(shù)性圖紙資料、法律法規(guī)類文件的調(diào)用與借閱需經(jīng)有關(guān)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)并向辦公室聯(lián)系辦理。
d)行業(yè)主管借閱文件、資料的僅限于b級(jí)機(jī)密和c級(jí)機(jī)密文件、資料。
e)業(yè)主(用戶)因工作需要借閱文件、資料的,僅限于技術(shù)圖紙和已張貼在公共場(chǎng)所的文件。
f)外來單位借閱、調(diào)用文件、資料的限于國(guó)家執(zhí)法部門,如公安機(jī)關(guān)、檢察機(jī)關(guān)、法院等單位因工作和偵破案件需要的,可以給予協(xié)助與配合,但在此之前應(yīng)檢驗(yàn)和登記來訪單位和人員的證明文件和相關(guān)證件,由辦公室主任向總經(jīng)理請(qǐng)示后親自辦理。
g)以上文件資料的調(diào)用與借閱按5.5.1、5.5.2和5.5.3條款執(zhí)行。
5.7文件的復(fù)制、破損和丟失
5.7.1未經(jīng)允許,不得隨意復(fù)印公司的文件資料,如因工作需要復(fù)印文件,須經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn),并在[文件復(fù)印登記表](qr-wd01-02-05)上填寫復(fù)印文件的名稱,復(fù)印數(shù)量,并簽名。
5.7.2文件使用人應(yīng)對(duì)文件妥善保管,當(dāng)文件破損嚴(yán)重影響使用或丟失時(shí),應(yīng)填寫[文件補(bǔ)發(fā)申請(qǐng)表](qr-wd01-02-06),由辦公室主任批準(zhǔn),辦理更換手續(xù)。補(bǔ)發(fā)新文件時(shí)應(yīng)收回破損文件,并應(yīng)給予新的分發(fā)號(hào),新的分發(fā)號(hào)延續(xù)原來文件分發(fā)號(hào)。
5.8文件、資料的更新
文件增加條款和更新時(shí)應(yīng)及時(shí)更換,保證在使用處獲得有效版本。
5.9文件的作廢與銷毀
5.9.1內(nèi)容不適用于公司運(yùn)行或超過有效期限的文件,經(jīng)過總經(jīng)理過期審批后給予作廢或銷毀處理。
5.9.2在分發(fā)過程中發(fā)現(xiàn)文件遺失或在使用過程中文件破損嚴(yán)重和丟失的,應(yīng)向上級(jí)匯報(bào),經(jīng)總經(jīng)理審批后,給予作廢處理。
5.9.3作廢文件蓋作廢章,留一至兩份備案,其余銷毀。文件銷毀處理時(shí)需兩個(gè)人進(jìn)行,一人實(shí)施,一人監(jiān)督。
5.9.4辦公室對(duì)于作廢和銷毀的文件,應(yīng)在[作廢、銷毀文件登記表](qr-wd01-02-07)上注明作廢或銷毀文件的編號(hào)、版本號(hào)和分發(fā)號(hào)作廢,并向各部門書面發(fā)布作廢聲明,防止誤用。
6、使用的記錄表格
序號(hào)
名稱
編號(hào)
存放地點(diǎn)
存放時(shí)間
1
[印制文件登記表]
qr--wd01--02--01
辦公室
一年
2
[存檔備案資料目錄]
qr--wd01--02--02
辦公室
長(zhǎng)期
3
[文件分發(fā)登記表]
qr--wd01--02--03
辦公室
一年
4
[文件、資料借閱登記表]
qr--wd01--02--04
辦公室
一年
5
[文件復(fù)印登記表]
qr--wd01--02--05
辦公室
一年
6
[文件補(bǔ)發(fā)申請(qǐng)表]
qr--wd01--02--06
辦公室
一年
7
[作廢、銷毀文件登記表]
qr--wd01--02--07
辦公室
一年
起草人:審核人:審批人:
日期:日期:日期:
公司文件管理制度5
行政辦公用品管理制度
第一章總則
第一條目的
為適應(yīng)公司快速發(fā)展的需要，推進(jìn)行政辦公物品的規(guī)范化管理，控
制辦公費(fèi)用，本著節(jié)約高效的原則，特制訂本制度。
第二條適用范圍
本制度適用于公司所屬各部門。本制度所指辦公用品為員工日常辦
公所用文具（文件夾、檔案袋），辦公自動(dòng)化所需用的耗材（含U盤、數(shù)碼相機(jī)、硒鼓墨盒等）、辦公設(shè)備（含電腦、復(fù)印機(jī)、打印機(jī)、傳真機(jī)等）以及辦公家具（含桌、椅、柜等）。
第二章辦公用品的分類
第三條行政辦公物品的分類
行政辦公物品分三類：辦公固定資產(chǎn)、辦公低值資產(chǎn)、辦公用品。
1、辦公固定資產(chǎn)指使用期限在兩年以上，在使用過程中保持原有的實(shí)物形態(tài)，單位價(jià)值在2000元及以上的各種辦公家具及辦公設(shè)備。
2、辦公低值資產(chǎn)是指使用期限較長(zhǎng)，在使用過程中不易損耗，單位價(jià)值在2000元以下500元以上的各種辦公家具及辦公設(shè)備。
3、辦公用品是指使用期限較短，價(jià)值較低，在使用過程中容易消耗的各種辦公類資產(chǎn)。
第三章行政辦公物品的管理職責(zé)
第四條行政部的主要職責(zé)：行政部是行政辦公物品的綜合管理部門，負(fù)責(zé)對(duì)
行政辦公物品支出情況進(jìn)行監(jiān)督、控制，其管理職責(zé)主要包括：
1、供應(yīng)商選擇及管理；
2、組織各部門行政物品管理程序監(jiān)控；
3、年度。每月辦公物品開支計(jì)劃的編制、報(bào)批和執(zhí)行；
4、行政辦公用品的分配、調(diào)撥、維修和報(bào)廢；
5、配合財(cái)務(wù)部對(duì)辦公物品進(jìn)行盤點(diǎn)，建立行政辦公物品臺(tái)賬，負(fù)責(zé)
日常維護(hù)和修理。
第五條部門資產(chǎn)負(fù)責(zé)人的主要職責(zé)：認(rèn)真貫徹執(zhí)行公司的資產(chǎn)管理制度；各
部門有專人負(fù)責(zé)本部門資產(chǎn)的保管和資產(chǎn)增減、轉(zhuǎn)移、維護(hù)、報(bào)廢與監(jiān)督記錄；合理調(diào)配本部門室內(nèi)的辦公設(shè)備等資產(chǎn)；
第六條資產(chǎn)使用人的主要職責(zé)：應(yīng)該愛護(hù)公司財(cái)產(chǎn)，合理使用辦公設(shè)備，由
人力資源部協(xié)助負(fù)責(zé)培訓(xùn)員工愛護(hù)國(guó)有資產(chǎn)意識(shí)，正確使用辦公設(shè)備。如果因使用不當(dāng)，人為破壞，由使用人自行付費(fèi)維修，并報(bào)送人行部門進(jìn)行維修登記。
第四章行政辦公物品采購(gòu)
第七條辦公用品采購(gòu)
1、行政部每月按各部門需求編制統(tǒng)一采購(gòu)計(jì)劃、編制資金使用計(jì)劃，
納入公司的全面預(yù)算，報(bào)公司財(cái)務(wù)部列入每月全公司資金計(jì)劃。
2、行政部持相關(guān)票據(jù)根據(jù)公司相關(guān)財(cái)務(wù)規(guī)定報(bào)銷，費(fèi)用計(jì)入各部門
的年度預(yù)算執(zhí)行臺(tái)賬。
3、辦公耗材文具的領(lǐng)用參照需按照規(guī)格及使用情況購(gòu)買，并由行政
部主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后購(gòu)進(jìn)。購(gòu)進(jìn)消耗材料統(tǒng)一保管。
第八條辦公類服務(wù)采購(gòu)
辦公類服務(wù)采購(gòu)指公司各部門對(duì)外印刷品、宣傳品、名片、標(biāo)牌等服務(wù)類的采購(gòu)。
1、行政部進(jìn)行貨比三家的方法進(jìn)行詢價(jià)后按程序選擇服務(wù)供應(yīng)商。
2、各部門有對(duì)外宣傳品、印刷品印制需求的，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批后在
公司行政部公布的服務(wù)供應(yīng)商范圍內(nèi)選擇。
第九條辦公資產(chǎn)采購(gòu)
1、辦公資產(chǎn)采購(gòu)計(jì)劃
各部門歷史需要置辦辦公資產(chǎn)時(shí)，填寫《辦公物品申請(qǐng)表》，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批通過并簽字后，提交行政部實(shí)施采購(gòu)。
2、實(shí)施采購(gòu)
行政部進(jìn)行貨比三家的辦法進(jìn)行詢價(jià)后，連同采購(gòu)申請(qǐng)表和詢價(jià)后的采購(gòu)報(bào)價(jià)單上報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)，經(jīng)審批后方可到財(cái)務(wù)部領(lǐng)取支票進(jìn)行購(gòu)買。
3、驗(yàn)收
行政部匯總使用根據(jù)采購(gòu)計(jì)劃或申請(qǐng)表、購(gòu)物發(fā)票、購(gòu)物明細(xì)驗(yàn)收采
購(gòu)辦公資產(chǎn)，驗(yàn)收完畢后填寫驗(yàn)收單并簽字確認(rèn)，行政部和使用部門各自登記辦公資產(chǎn)臺(tái)賬。財(cái)務(wù)部根據(jù)入庫(kù)單和購(gòu)物發(fā)票進(jìn)行賬務(wù)處理�！掇k公物品申請(qǐng)表》和購(gòu)物明細(xì)復(fù)印件由行政部統(tǒng)一保管。
第五章辦公物品的管理
第十條辦公用品的.配發(fā)
1、各部門指定一名專人負(fù)責(zé)本部門辦公文具的領(lǐng)用和發(fā)放。
2、辦公用品按需領(lǐng)用，行政部負(fù)責(zé)辦理使用部門的領(lǐng)用手續(xù)，認(rèn)真
填寫文具領(lǐng)用登記單，并進(jìn)行臺(tái)賬登記，寫明物品名稱、規(guī)格、使用人及數(shù)量等。
3、員工在公司內(nèi)部調(diào)動(dòng)，其使用的辦公用品可以隨職位轉(zhuǎn)移帶走。第十一條辦公資產(chǎn)的管理
1、資產(chǎn)調(diào)撥
部門與部門之間轉(zhuǎn)移辦公設(shè)備等資產(chǎn)必須填寫《資產(chǎn)調(diào)撥單》。必須嚴(yán)格按照審批順序執(zhí)行。審批順序：調(diào)出部門負(fù)責(zé)人—調(diào)入部門負(fù)責(zé)人—行政部確認(rèn)簽字后，方可轉(zhuǎn)移資產(chǎn)。員工之間不得私自調(diào)換自己使用的辦公設(shè)備等資產(chǎn)。
2、資產(chǎn)報(bào)廢
由部門負(fù)責(zé)人填寫《資產(chǎn)報(bào)廢申請(qǐng)單》，報(bào)行政部。行政部會(huì)同財(cái)務(wù)部門進(jìn)行資產(chǎn)損壞鑒定后，由行政部主管領(lǐng)導(dǎo)審批，審批后方可報(bào)廢。行政部和財(cái)務(wù)部門同時(shí)銷賬。有再使用價(jià)值的，由行政部收回統(tǒng)一維修、保管、再分配，資產(chǎn)臺(tái)賬做相應(yīng)調(diào)整。在報(bào)廢前，部門不得隨意丟棄，否則該部門按照其原值賠償，并按照公司相關(guān)規(guī)定處罰。
3、資產(chǎn)的租用、出租和外借
�。�1）公司需要的辦公資產(chǎn)原則上不提倡租用。如果確屬需要，租用
部門必須報(bào)公司行政部審批，行政部應(yīng)盡量考慮在公司內(nèi)部調(diào)配，調(diào)配的確有困難而且購(gòu)買不經(jīng)濟(jì)合算的情況下，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)方可租用，租用手續(xù)由行政部統(tǒng)一辦理。
�。�2）公司長(zhǎng)期不使用的行政辦公資產(chǎn)可以考慮對(duì)外出租和外借。行
政部定期對(duì)所有閑置的辦公資產(chǎn)進(jìn)行清查盤點(diǎn)，對(duì)其中達(dá)到報(bào)廢條件的按相關(guān)制度辦理報(bào)廢手續(xù)，對(duì)長(zhǎng)期閑置的物品主動(dòng)尋求外租，對(duì)今后沒有使用價(jià)值的物品進(jìn)行出售。
4、辦公資產(chǎn)的日常維護(hù)、維修
�。�1）行政部是辦公資產(chǎn)日常維護(hù)、維修的責(zé)任部門。
�。�2）行政部編制辦公資產(chǎn)維修計(jì)劃，并納入預(yù)算和經(jīng)營(yíng)計(jì)劃。根據(jù)
維修計(jì)劃對(duì)各部門辦公資產(chǎn)進(jìn)行檢查，按期進(jìn)行維護(hù)，保證各物品正常工作。
�。�3）各部門的辦公資產(chǎn)需要維修時(shí)，由部門負(fù)責(zé)人填寫《辦公設(shè)備
維修申請(qǐng)表》報(bào)送行政部。不經(jīng)部門資產(chǎn)負(fù)責(zé)人而私自維修的，相關(guān)費(fèi)用行政部不予受理。
（4）行政部接到申請(qǐng)單后，需對(duì)報(bào)修設(shè)備進(jìn)行鑒定，進(jìn)行相應(yīng)的維
修、更換，一般性維修理應(yīng)在三個(gè)工作日內(nèi)修理完畢，其他較為復(fù)雜的修理應(yīng)在七個(gè)工作日內(nèi)修理完畢。維修完畢后及時(shí)登記《辦公設(shè)備維修記錄表》，資產(chǎn)使用部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。
�。�5）若聘請(qǐng)外部單位進(jìn)行維修，相關(guān)付款事項(xiàng)執(zhí)行資金支付程序。
公司文件管理制度6
一、總則
1、技術(shù)文件是本公司的核心秘密，是本公司能夠持續(xù)發(fā)展并在市場(chǎng)上堅(jiān)持強(qiáng)勢(shì)競(jìng)爭(zhēng)力的有力保障，公司的技術(shù)文件屬于公司所有。
2、為規(guī)范本公司技術(shù)文件的管理，確保文件編制的正確性、完整性，明確技術(shù)文件的編制、簽署、更改、保存等相關(guān)的資料，確保技術(shù)文件的正確性及實(shí)施有效的管理，特制訂本制度。
3、適用范圍:適用于本廠的技術(shù)文件的管理。
二、技術(shù)文件的編制
1、技術(shù)文件包括:技術(shù)文件是指公司的產(chǎn)品設(shè)計(jì)圖紙、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)檔案和技術(shù)資料。
具體包括:
1)開發(fā)計(jì)劃階段:方案設(shè)計(jì)、質(zhì)量保障大綱、設(shè)計(jì)開發(fā)計(jì)劃書、檢驗(yàn)要求。
2)開發(fā)設(shè)計(jì)階段:原理圖、印制版圖、產(chǎn)品編程手冊(cè)、機(jī)械結(jié)構(gòu)圖、編程器件燒寫文件、可編程器件源碼、硬件編程手冊(cè)、軟件安裝包、驅(qū)動(dòng)程序、設(shè)計(jì)評(píng)審記錄表。
3)產(chǎn)品調(diào)試階段:產(chǎn)品調(diào)試手冊(cè)、產(chǎn)品焊裝明細(xì)表、產(chǎn)品調(diào)試記錄、產(chǎn)品驗(yàn)證記錄。
4)產(chǎn)品維護(hù)階段:設(shè)計(jì)開發(fā)總結(jié)、軟件使用手冊(cè)、產(chǎn)品使用手冊(cè)。
2、技術(shù)文件的技術(shù)要求和數(shù)據(jù)等必須貼合國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定要求。
3、技術(shù)文件由技術(shù)開發(fā)部等相對(duì)應(yīng)部門編制，各部門應(yīng)對(duì)技術(shù)文件的準(zhǔn)確性、合理性負(fù)責(zé)。
三、技術(shù)文件的提交
1、在產(chǎn)品開發(fā)的整個(gè)周期中，設(shè)計(jì)人員必須按照技術(shù)文件規(guī)范認(rèn)真進(jìn)行各項(xiàng)文件的編寫工作，以保證技術(shù)文件的完整性。
2、在產(chǎn)品開發(fā)的各個(gè)階段，設(shè)計(jì)人員都必須按時(shí)提交設(shè)計(jì)文件，并保存在公司的.服務(wù)器中。每當(dāng)設(shè)計(jì)文件發(fā)生重大更改后，設(shè)計(jì)人員都必須重新提交文件，以便更新服務(wù)器中的文件，保證開發(fā)工作的可靠性。
3、設(shè)計(jì)文件的提交以starteam為準(zhǔn)，設(shè)計(jì)人員須按照提交的文件類別提交到starteam相應(yīng)的目錄。
4、對(duì)于已提交的文件，任何人員不得故意在服務(wù)器上進(jìn)行刪除。
四、技術(shù)文件的歸檔
1、各相關(guān)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)技術(shù)文件的審核和批準(zhǔn)；技術(shù)文件的編制必須嚴(yán)格執(zhí)行編制、校對(duì)、審核三級(jí)把關(guān)制度；明確各級(jí)的責(zé)、權(quán)、利。
2、技術(shù)文件應(yīng)保證標(biāo)題欄中的編號(hào)、名稱、日期，設(shè)計(jì)、校對(duì)、審核、批準(zhǔn)等欄中簽署齊全，簽署不齊全的技術(shù)文件不得用于歸檔。
3、文件簽署分為紙質(zhì)文件簽署、電子文件簽署和光盤簽署。其中，紙質(zhì)文件簽署須在紙質(zhì)文件上手寫簽署，電子文件簽署則在starteam上以備注的方式進(jìn)行簽署，光盤簽署則在光盤封面的標(biāo)簽上進(jìn)行總體簽署。
4、各類歸檔文件經(jīng)確認(rèn)無誤并且簽署完畢后，方可進(jìn)行歸檔工作。歸檔文件要求一式兩套:一套存放在公司服務(wù)器上，供查閱使用；一套刻錄成光盤，做封存保管。
5、用來存儲(chǔ)歸檔文件的光盤或其包裝盒上應(yīng)貼有標(biāo)簽，標(biāo)簽上須注明光盤的大致信息，如名稱、編號(hào)、簽署信息等。
6、歸檔文件時(shí)，須填寫《設(shè)計(jì)項(xiàng)目歸檔資料清單》，并對(duì)歸檔文件進(jìn)行真實(shí)有效型和完整規(guī)范性檢驗(yàn)，檢驗(yàn)合格后方可給予存檔。
五、技術(shù)文件的借閱
1、任何員工之間不得私自傳閱技術(shù)文件，不得非法堅(jiān)持不具權(quán)限的文件。
2、若因工作需要，須借閱技術(shù)文件，則需報(bào)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并填寫《借閱登記表》，然后方可經(jīng)過獲得的授權(quán)從公司服務(wù)器上下載相應(yīng)的文件進(jìn)行查閱。
3、對(duì)于借閱的文件，不得私自打印、傳閱，不得泄露借閱文件的秘密。
4、如有特殊情景需要將文件轉(zhuǎn)與他人或攜帶外出時(shí)，須經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
5、文件閱覽之后，須在相關(guān)人員的監(jiān)督下徹底刪除借閱文件，并補(bǔ)充完整《借閱文件記錄表》。
六、職責(zé)追究
各部門應(yīng)嚴(yán)格遵守上述規(guī)定，若因不遵守上述規(guī)定而遺失或者泄漏公司的技術(shù)文件，公司將根據(jù)有關(guān)保密規(guī)定給予罰金處罰和公司內(nèi)部記過處罰，情節(jié)嚴(yán)重者公司將保留追究法律職責(zé)的權(quán)利。
公司文件管理制度7
一、總則
1、為規(guī)范公司文件的起草、審批、傳達(dá)、存檔工作，充分發(fā)揮文件在各項(xiàng)工作中的指導(dǎo)作用，結(jié)合公司的實(shí)際情況，特制訂本制度。
2、文件管理內(nèi)容主要包括：上級(jí)函、電、來文，公司上報(bào)下發(fā)的各種文件，同級(jí)相關(guān)方函、電、來文。其中工程系統(tǒng)與甲方的往來函件按《檔案管理制度》執(zhí)行。
3、公司文件由辦公室統(tǒng)一管理和存檔。
一、文件的分類
1、外收文：公司從外部接收的政府文件。
2、外發(fā)文：以公司名義向外部發(fā)送的文件。
3、內(nèi)行文：公司內(nèi)部下發(fā)的文件，分為正式文件和臨時(shí)文件（指時(shí)效性較強(qiáng)的'文件）。本制度的內(nèi)行文所指的是正式文件。
三、內(nèi)行文的管理
1、內(nèi)行文的范圍：
凡是以公司名義對(duì)內(nèi)發(fā)布的制度、辦法、通知、決定、決議、會(huì)議紀(jì)要和會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)，均屬內(nèi)行文范圍。
2、內(nèi)行文的編號(hào)
公司文件管理制度8
一、總則
第一條、為減少發(fā)文數(shù)量，提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量，充分發(fā)揮文件在各項(xiàng)工作中的指導(dǎo)作用，根據(jù)有關(guān)規(guī)定，結(jié)合企業(yè)實(shí)際情況，特制訂本制度。
第二條、文件管理內(nèi)容主要包括：上級(jí)函、電、來文、同級(jí)函、電、來文、企業(yè)上報(bào)下發(fā)的各種文件、資料。
二、收文的管理
第三條、公文的簽收
1、凡接收公文均由秘書登記簽收后分別轉(zhuǎn)交相關(guān)部門，在簽收和拆封時(shí)，秘書均需注意檢查封口和郵戳。對(duì)開口和郵票撕毀函件應(yīng)查明原因，對(duì)密件開口和國(guó)外信函郵票被撕應(yīng)拒絕簽收。
2、對(duì)政府部門發(fā)來的文件，要進(jìn)行信封、文件、文號(hào)、機(jī)要編號(hào)的“四對(duì)口”核定，如果其中一項(xiàng)不對(duì)口，應(yīng)立即報(bào)告有關(guān)部門，并登記差錯(cuò)文件的文號(hào)。
第四條、公文的閱批與分轉(zhuǎn)
1、凡正式文件均需由秘書根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽后分送承辦部門閱辦，重要文件應(yīng)呈送總經(jīng)理親自閱批后分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事，一般應(yīng)在當(dāng)天閱簽完，緊急文件要即閱即辦。
2、一般函、電單據(jù)等，由秘書直接分轉(zhuǎn)處理。如涉及幾個(gè)單位會(huì)辦的文件，應(yīng)同主辦部門聯(lián)系后再分轉(zhuǎn)處理。
3、為加速文件運(yùn)轉(zhuǎn)，秘書應(yīng)在當(dāng)天或第二天將文件送到總經(jīng)理辦公室，如關(guān)系到兩個(gè)以上業(yè)務(wù)部門，應(yīng)按批示次序依次傳閱，最遲不得超過兩天。
第五條、文件的傳閱與催辦
1、傳閱文件應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定，不得將有密級(jí)的文件帶回家、宿舍和公共場(chǎng)所，也不得將文件轉(zhuǎn)借給其他人閱看。對(duì)尚未傳達(dá)的文件不得向外泄露內(nèi)容。
2、閱讀文件應(yīng)抓緊時(shí)間，當(dāng)天閱讀完后應(yīng)在下班前將文件交秘書處，閱批文件一般不得超過兩天，閱后簽名以示負(fù)責(zé)。如有總經(jīng)理“批示”、“擬辦意見”，秘書應(yīng)責(zé)成有關(guān)部門和人員按文件所提要求和總經(jīng)理批示辦理有關(guān)事宜。
3、閱文時(shí)不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內(nèi)任何文件及附件，如確系工作需要，要辦理借閱手續(xù)，以防止丟失泄密。
4、文件閱完后應(yīng)送交秘書，切忌橫傳。
5、行政秘書對(duì)文件負(fù)有催辦檢查督促的責(zé)任，承辦部門接到文件、函電應(yīng)立即指定專人辦理。不得將文件壓放或分散，如需備查，應(yīng)按照有關(guān)保密規(guī)定，并征得秘書同意予以復(fù)印或摘抄，原件應(yīng)及時(shí)周轉(zhuǎn)歸檔。
三、文件借閱和清退
第六條、各部門有關(guān)人員因工作需要借閱一般文件，需經(jīng)本部門主管簽寫便條，對(duì)有密級(jí)的文件須秘書同意后方可借閱。
第七條、借閱文件應(yīng)嚴(yán)格履行借閱登記手續(xù)，就地閱看，按時(shí)歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在文件上勾畫等。
第八條、各部門應(yīng)具體指定責(zé)任心強(qiáng)的主管負(fù)責(zé)文件收交、保管、保密、催辦檢查工作。
四、文件的立卷與歸檔
第九條、文件的歸檔范圍
凡下列文件統(tǒng)一由行政秘書歸檔：
1、企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)發(fā)出的報(bào)告、指示、決定、決議、通報(bào)、紀(jì)要、重要通知、工作總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言和經(jīng)營(yíng)工作的各類計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)、季度、年度報(bào)表等。
2、各種專業(yè)例會(huì)記錄。
3、企業(yè)召開重要會(huì)議所形成的報(bào)告、總結(jié)、決議、發(fā)言、簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄等。
4、有保存價(jià)值的.客戶資料及處理結(jié)果。
5、企業(yè)日志和大事記。
第十條、立卷要求
1、文件的立卷應(yīng)按照內(nèi)容、名稱、作者、時(shí)間順序，分門別類地進(jìn)行整理歸檔。
2、立卷時(shí)，要求把文件的批復(fù)、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。
3、要堅(jiān)持平時(shí)立卷與年終立卷歸檔相結(jié)合的原則。重要工作、重要會(huì)議形成的文件材料，要及時(shí)立卷歸檔。
五、文件的銷毀
第十一條、對(duì)于多余、重復(fù)、過時(shí)和無保存價(jià)值的文件，秘書應(yīng)定期清理造冊(cè)并按行政有關(guān)規(guī)定，辦理申請(qǐng)銷毀手續(xù)。
六、附則
第十二條、本制度解釋權(quán)歸行政部。
第十三條、本制度自公布之日起執(zhí)行。
公司文件管理制度9
總則：為保證公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、借閱、統(tǒng)計(jì)、銷毀等工作，維護(hù)檔案的完整和安全，特制定本制度。
適用范圍：適用于公司各種文件、記錄、檔案資料的管理。
一、文件的收集
公司需收集文件的范圍：凡是公司在工作中形成或使用的、辦理完畢、具有查考利用價(jià)值的文件、各種記錄、出版物以及各種圖表薄冊(cè)、照片等都要齊全完整地收集，具體內(nèi)容包括：
1、上級(jí)機(jī)關(guān)召開的需要貫徹執(zhí)行的會(huì)議的.主要文件材料及上級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的要求公司執(zhí)行的文件；（主要收集部門：行政部）
2、上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)視察、檢查公司工作時(shí)的重要指示、講話、題詞、照片和有特殊保存價(jià)值的錄音、錄像等材料；（主要收集部門：行政部）
3、公司經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中與外單位的來往信件、合同、協(xié)議。（（主要收集部門：行政部）
4、會(huì)議文件，包括本公司重要會(huì)議形成的文件、紀(jì)要、決定等；（主要收集部門：行政部）
5、公司制訂的計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)、預(yù)算、決算及工作總結(jié)；；（主要收集部門：行政部）
6、公司的請(qǐng)示與上級(jí)批復(fù)文件（主要收集部門：行政部）
7、公司各職能部門在工作中形成的工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告；（主要收集部門：行政部）
8、公司的統(tǒng)計(jì)報(bào)表、統(tǒng)計(jì)分析材料（包括計(jì)算機(jī)電子盤片等）、財(cái)務(wù)報(bào)表、憑證、帳簿、審計(jì)等文件材料；（主要收集部門：財(cái)務(wù)部）
9、公司內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)在工作中形成的重要文件材料；
10、公司領(lǐng)導(dǎo)在公務(wù)活動(dòng)中形成的重要信件、電話記錄；以及公司對(duì)外交流的文件、協(xié)議、報(bào)告等；（主要收集部門：行政部）
11、公司基本建設(shè)工程施工竣工、購(gòu)置大中型設(shè)備的文件材料，公司直接管理的科研、建設(shè)項(xiàng)目的科技文件材料；（主要收集部門：財(cái)務(wù)部、行政部）
12、公司成立、合并、撤銷、更改名稱、啟用印信及其組織機(jī)構(gòu)、人員編制等文件材料；（主要收集部門：行政部）
13、公司的歷史變革、大事記、年鑒、反映公司重要活動(dòng)的剪報(bào)、聲像材料、榮譽(yù)獎(jiǎng)勵(lì)證書、有紀(jì)念意義和憑證性的實(shí)物和展覽照片、錄音、錄像等文件材料；（主要收集部門：行政部）
14、公司制定的章程、制度等文件材料；（主要收集部門：行政部）
15、公司干部任免（包括備案）、調(diào)配、培訓(xùn)、專業(yè)技術(shù)職務(wù)評(píng)定、聘任、員工名冊(cè)、報(bào)表以及職工的錄用轉(zhuǎn)正、定級(jí)、調(diào)資、解雇（職）等工作及干部獎(jiǎng)懲等文件材料；（主要收集部門：行政部）
16、公司員工檔案轉(zhuǎn)移的介紹信及存根；（主要收集部門：人力資源及行政部）
17、公司財(cái)產(chǎn)、物資、檔案等的交接憑證、清冊(cè)；（主要收集部門：財(cái)務(wù)部、行政部）
18、公司重大活動(dòng)中形成的請(qǐng)示、報(bào)告、計(jì)劃、考察總結(jié)、重要簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議紀(jì)要、記錄聲像材料、有參考價(jià)值的資料、互贈(zèng)禮品清單、工作來往文件等；（主要收集部門：行政部）
20、公司營(yíng)業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證等重要文件（主要收集部門：人力資源及行政部）
21、各項(xiàng)目完成后專業(yè)圖文的最終版本電子版，最終定稿版硫酸圖、總院圖審批復(fù)稿件。（主要收集部門：曬圖室）。
二、立卷歸檔
文件立卷應(yīng)根據(jù)其相互聯(lián)系、保存價(jià)值分類整理立卷，保證檔案的齊全、完整，能反映公司的主要情況，以便于保管和利用。
�。�1）各專業(yè)都要建立健全個(gè)專業(yè)的文件、圖書等材料，由各部專業(yè)集中統(tǒng)一保管。
（2）歸檔的文件材料必須按年度立卷，業(yè)務(wù)范圍及當(dāng)年工作任務(wù)，編制文件材料的編號(hào)類別。
（3）文件承辦人員應(yīng)及時(shí)將辦理完畢或經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人員批存的文件材料，收集齊全，加以整理后歸檔。
�。�4）卷內(nèi)文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起，即批復(fù)在前，請(qǐng)示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成規(guī)律或特點(diǎn)，應(yīng)保持文件之間的密切聯(lián)系并進(jìn)行系統(tǒng)的排列。
三、檔案保管
1、檔案必須入框上架，科學(xué)排列，便于查找，避免暴露或捆扎堆放。
2、膠片、照片、磁帶要專柜密封保管，膠片和照片、母片和拷貝要分別存放。
3、底圖入庫(kù)要認(rèn)真檢查，平放或卷放。
4、庫(kù)藏檔案要定期核對(duì)，做到帳物相符。發(fā)現(xiàn)破損變質(zhì)及時(shí)修補(bǔ)或復(fù)制。
四、檔案借閱
1、借閱檔案必須當(dāng)面查點(diǎn)清楚，并辦理借閱手續(xù)。借閱的案卷要注意愛護(hù)，不得丟失、損壞、涂改，要如期歸還。
2、借出的檔案要注意保密，不得將檔案帶入宿舍或公共場(chǎng)所，不得讓無關(guān)人員翻閱。
3、借閱時(shí)間最長(zhǎng)不得超過一個(gè)月，卻因工作需要到期不能歸還者，要說明情況，辦理續(xù)借手續(xù)。
4、歸還檔案時(shí)，由檔案管理人員當(dāng)面查點(diǎn)清楚，并在借閱登記簿上及時(shí)注銷。
5、凡需借閱、抄錄絕密級(jí)重要數(shù)據(jù)資料，必須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，否則一律不準(zhǔn)借閱、抄錄、復(fù)印。
6、底圖一般不予外借。
五、檔案銷毀
經(jīng)確定需銷毀的檔案，由檔案管理員編造銷毀清冊(cè)，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員會(huì)審批準(zhǔn)后銷毀。銷毀的檔案清單由檔案員永久保存。
六、檔案保密
1、檔案工作人員要嚴(yán)守機(jī)密，檔案存放要單獨(dú)設(shè)鎖，無關(guān)人員不準(zhǔn)接觸。
2、不得傳播、議論有關(guān)機(jī)密問題。
3、檔案資料不準(zhǔn)帶到公共場(chǎng)所。
公司文件管理制度10
一、總則：
為規(guī)范本公司技術(shù)文件的管理，確保文件編制的正確性特制訂本制度。
二、技術(shù)文件的編制、審核、批準(zhǔn)：
1、技術(shù)文件由工程部負(fù)責(zé)編制，工程部應(yīng)對(duì)技術(shù)文件的.正確性、合理性負(fù)責(zé)。
2、工程部部長(zhǎng)負(fù)責(zé)技術(shù)文件的審核。
3、總經(jīng)理負(fù)責(zé)技術(shù)文件的批準(zhǔn)。
4、技術(shù)文件包括：
a、圖紙；
b、工藝操作規(guī)程；
c、設(shè)備操作規(guī)程；
d、產(chǎn)品內(nèi)控標(biāo)準(zhǔn)；
e、產(chǎn)品檢驗(yàn)規(guī)范；
f、采購(gòu)技術(shù)要求等。
三、技術(shù)文件的更改：
1、技術(shù)文件更改的前提：
a、顧客要求更改；
b、由于開發(fā)試制的疏忽而必須更改；
c、技術(shù)要求過高，生產(chǎn)設(shè)備無法達(dá)到而必須進(jìn)行更改等。
2、各部門如確需對(duì)技術(shù)文件進(jìn)行更改，須由各部門負(fù)責(zé)人填寫技術(shù)文件更改申請(qǐng)單，報(bào)工程部審核，廠務(wù)經(jīng)理批準(zhǔn)；
3、技術(shù)文件更改申請(qǐng)單應(yīng)包括以下內(nèi)容：
a、更改原因；
b、更改前參數(shù)；
c、更改后參數(shù)。
4、技術(shù)文件更改申請(qǐng)單的審批：
a、廠務(wù)經(jīng)理負(fù)責(zé)對(duì)技術(shù)文件更改進(jìn)行審批；
b、必要時(shí)廠務(wù)經(jīng)理可組織有關(guān)人員對(duì)技術(shù)文件的更改進(jìn)行評(píng)審或會(huì)簽；
c、廠務(wù)經(jīng)理下達(dá)技術(shù)文件更改指令（書面文件）；
5、生產(chǎn)部根據(jù)指令實(shí)施更改。
a、更改不得降低規(guī)定的產(chǎn)品質(zhì)量水平和顧客適用性要求；
b、更改不得違反有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和法律、法規(guī)；
c、工程部負(fù)責(zé)更改，其他人員未經(jīng)受權(quán)無權(quán)更改，工程部做好技術(shù)文件更改記錄；
d、更改時(shí)所有部門及所有文件應(yīng)同步更改。
四、技術(shù)文件的管理：
1、技術(shù)文件發(fā)放：技術(shù)文件由工程部發(fā)放到相關(guān)責(zé)任部門，并在[文件發(fā)放記錄表]上登記，由領(lǐng)用人簽名。
2、文件使用和保管：
a、工程部根據(jù)工作需要合理發(fā)放給使用者；
b、使用者要妥善保管好文件，使用者未經(jīng)技術(shù)部許可，不得擅自復(fù)印、外借技術(shù)文件。有遺失及損壞情況應(yīng)及時(shí)報(bào)工程部辦理補(bǔ)發(fā)手續(xù)；
c、工程部應(yīng)建立[技術(shù)文件一覽表]及[外來文件一覽表]；
d、技術(shù)文件由工程部歸口保管，工程部對(duì)上述文件應(yīng)進(jìn)行分類并妥善保管；
e、借閱技術(shù)文件須由技術(shù)部或廠務(wù)經(jīng)理批準(zhǔn)，并在[文件及資料借閱登記表]上做好記錄，由借閱人簽名；
f、對(duì)無使用及保存價(jià)值的文件，由工程部負(fù)責(zé)審批后及時(shí)收回銷毀，并填寫[文件及資料回收登記表]；
g、對(duì)有保存參考價(jià)值的作廢文件，應(yīng)在該文件上進(jìn)行標(biāo)識(shí)，并用專柜保存，以防誤用。
公司文件管理制度11
1目的
規(guī)范分公司檔案資料的管理工作。
2適用范圍
適用于分公司所有檔案資料的管理工作。
3職責(zé)
3.1行政部負(fù)責(zé)分公司的文件、資料的打印、歸類、發(fā)放及登記工作,并保存分公司在管理服務(wù)活動(dòng)中形成的各類檔案。
3.2各部門負(fù)責(zé)管理本部門在管理服務(wù)活動(dòng)中形成的各類檔案。
3.3分公司總經(jīng)理負(fù)責(zé)上報(bào)分公司文件、對(duì)外公開文件的發(fā)放審批工作。
3.4分公司總經(jīng)理負(fù)責(zé)審批已過保存期檔案資料的銷毀工作。
4實(shí)施程序
4.1歸檔保存的文件
4.1.1分公司在管理服務(wù)或公務(wù)活動(dòng)中形成的`工作計(jì)劃、外來文件、報(bào)告、質(zhì)量記錄及與工作有關(guān)的圖表、統(tǒng)計(jì)資料等。
4.1.2在工作中形成的圖紙、操作說明書等技術(shù)檔案。
4.1.3在專門業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各種檔案,如:會(huì)議紀(jì)要、聲像檔案、工作記錄等專項(xiàng)檔案。
4.2文件、資料歸檔的要求。
4.2.1歸檔的文件資料必須字跡清楚工整,紙張及文件格式符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)。
4.2.2歸檔的文件材料要完整齊全。
4.2.3每類建設(shè)工程竣工必須有兼職資料檔案管理員參加,對(duì)其文件材料(含有關(guān)圖紙等)完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性進(jìn)行鑒定和驗(yàn)收。
4.2.4保持歸檔文件材料之間的歷史聯(lián)系,并進(jìn)行科學(xué)分類、立卷和編號(hào)。
4.2.5案卷題名應(yīng)確切反映卷內(nèi)文件內(nèi)容,并區(qū)分保管期限。
4.3檔案資料的保管。
4.3.1所有檔案資料均由資料管理員管理。
4.3.2存放檔案必須有專用柜架,在排列上架時(shí),應(yīng)按照類別和保管部門的次序,自左向右,自上而下地排列,以便于管理和查找。
4.3.3底圖除修改、送曬外,不得外借。修改后的底圖入庫(kù)時(shí),要認(rèn)真檢查其修改、補(bǔ)充情況,并在檔案資料盒內(nèi)的面層上注明修改情況。
4.3.4存入膠片、照片、錄像帶、軟盤、磁帶要用特制的密封盒和專門的卷盒,按編號(hào)順序排列在膠片柜或防火資料柜內(nèi)。必要時(shí)采取復(fù)制、拷貝。
4.3.5每年一季度,對(duì)上一年度的各種資料檔案進(jìn)行歸檔,并對(duì)庫(kù)藏檔案進(jìn)行清理核對(duì)和質(zhì)量檢查工作,做到完好、齊全。對(duì)破損或載體變質(zhì)檔案,要及時(shí)進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制,發(fā)現(xiàn)檔案發(fā)霉或蟲害要及時(shí)消殺。
4.3.6檔案資料柜需做好防盜等設(shè)施。
4.3.7質(zhì)量記錄保存期為二年。
4.4檔案資料借閱管理。
4.4.1分公司所有人員都有保護(hù)檔案、借閱檔案的權(quán)利和義務(wù)。
4.4.2分公司員工查閱檔案資料,必須辦理登記手續(xù)。
4.4.3在借閱檔案資料時(shí),應(yīng)做到以下幾點(diǎn):
4.4.3.1按規(guī)定辦理登記手續(xù),定期歸還;
4.4.3.2要愛護(hù)檔案資料,不得丟失;
4.4.3.3所借檔案不得隨意折疊和拆散,不得對(duì)檔案隨意更改、涂寫;
4.4.4借出和歸還檔案時(shí),應(yīng)辦理清點(diǎn)手續(xù),由資料檔案員和借閱者當(dāng)面核對(duì)清楚。
4.4.5檔案如有丟失、損壞或泄密,要立即追究當(dāng)事者責(zé)任。
4.4.6調(diào)離或辭職的人員,必須辦理文檔移交后方可辦理調(diào)離手續(xù)。
4.5檔案鑒定和銷毀
4.5.1檔案鑒定工作由檔案鑒定小組負(fù)責(zé)進(jìn)行,鑒定小組由分公司總經(jīng)理、各部門經(jīng)理、資料檔案員和有關(guān)業(yè)務(wù)管理人員組成,日常的鑒定工作由行政部資料檔案員負(fù)責(zé)。
4.5.2檔案鑒定小組的任務(wù):
4.5.2.1負(fù)責(zé)制訂檔案保管期限表;
4.5.2.2對(duì)到期檔案提出存、毀意見。
4.5.3確定保管期限原則
4.5.3.1對(duì)有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值(如技術(shù)圖紙、操作說明書等),并能反映分公司職能活動(dòng)和歷史面貌的檔案應(yīng)永久保存。
4.5.3.2凡是在一定時(shí)間有利用價(jià)值的檔案分別為長(zhǎng)期或短期保存。
4.5.4鑒定工作應(yīng)該每年進(jìn)行一次,由資料管理員在每年1月初提出。
4.5.5鑒定中發(fā)現(xiàn)檔案不準(zhǔn)確、不完整,應(yīng)及時(shí)責(zé)成有關(guān)人員負(fù)責(zé)修改和補(bǔ)充。
4.5.6銷毀檔案的程序包括:
4.5.6.1鑒定小組應(yīng)列出需銷毀檔案的清單和撰寫銷毀報(bào)告分公司總經(jīng)理審批,銷毀清單及報(bào)告要保存。
4.5.6.2檔案銷毀時(shí),由行政部經(jīng)理進(jìn)行監(jiān)銷并在銷毀清冊(cè)上簽名。
4.5.7銷毀檔案資料時(shí),要嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定,對(duì)在銷毀檔案過程中出現(xiàn)失密或?qū)Ψ止驹斐蓳p失的,將根據(jù)有關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。
5相關(guān)文件和質(zhì)量記錄表格
5.1《檔案管理制度》
5.2《保密規(guī)定》
5.3《文件發(fā)放登記表》
5.4《文件借閱登記表》
公司文件管理制度12
一、收文
1、建立《收文登記表》，由辦公室派專人進(jìn)行文件收文處理。
2、實(shí)行收文登記批辦制度，收文由秘書辦理登記，填《公司收文批辦單》，統(tǒng)一交辦公室負(fù)責(zé)人，辦公室負(fù)責(zé)人按文件內(nèi)容及各部門分工和職責(zé)，傳達(dá)部門負(fù)責(zé)人辦理。
3、辦理文件的有關(guān)人員均應(yīng)簽字，有關(guān)工作完成后，將文件退辦公室存檔保管。經(jīng)辦人員需要留存的文件，經(jīng)總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理同意后可留存復(fù)印件。
4、各部門收到的函件，應(yīng)交辦公室即時(shí)登記，交簽字后2、3條處理。
5、各有關(guān)人員注意保密，不得泄露本公司機(jī)密。
二、發(fā)文
1、公司發(fā)文由有關(guān)部門起草，建立《發(fā)文登記表》，由辦公室統(tǒng)一編號(hào)、發(fā)出。
2、每次發(fā)文須經(jīng)總經(jīng)理簽字同意，并留底存欄。
3、各部門對(duì)公司所發(fā)的`內(nèi)部文件必須認(rèn)真貫徹執(zhí)行。
4、向上級(jí)單位呈報(bào)的文件，由辦公室派專人，按公文傳進(jìn)程序進(jìn)行。
5、監(jiān)理項(xiàng)目中的一般業(yè)務(wù)文件，需要辦公室打印的，需辦公室主任簽字批準(zhǔn)。
三、文件查詢
1、凡查詢、復(fù)印、借閱文件，均需申請(qǐng)、登記。
2、凡涉及公司經(jīng)營(yíng)機(jī)密及項(xiàng)目當(dāng)事人有關(guān)機(jī)密的文檔需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)同意后才能查詢。不允許復(fù)印的文件，只能在公司辦公室查閱，允許復(fù)印的文件，不得帶出公司，只能在公司復(fù)印。
公司文件管理制度13
第一條 為減少發(fā)文數(shù)量，提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量，充分發(fā)揮文件在各項(xiàng)工作中的指導(dǎo)作用，根據(jù)區(qū)建設(shè)局關(guān)于文書處理的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合我單的實(shí)際情況，特制訂本制度。
第二條 文件管理內(nèi)容主要包括：上級(jí)函、電、來文，同級(jí)函、電、來文，本單位上報(bào)下發(fā)的各種文件、資料。
第三條 按照黨政分工的原則，本單位各類文件(黨支部和行政)統(tǒng)一由辦公室歸口管理。
(二)收文的管理
第四條 公文的簽收
1.單位所有文件(除領(lǐng)導(dǎo)訂啟的外)均由收發(fā)員(文書)登記簽收、拆封(由上級(jí)或郵電局機(jī)要通訊員直送的機(jī)要文件除外)。在簽收和拆封時(shí)，收發(fā)員(文書)需注意檢查封口,對(duì)開口和郵票撕毀函件應(yīng)查明原因。
2.對(duì)上級(jí)部門發(fā)來的文件，要進(jìn)行文件、文號(hào)、機(jī)要編號(hào)的核定，如果其中一項(xiàng)不對(duì)口，應(yīng)立即報(bào)告上級(jí)部門，并登記差錯(cuò)文件的文號(hào)。
第五條 公文的編號(hào)保管
1. 收發(fā)員(文書) 拆封和簽收后應(yīng)及時(shí)附上"文件處理傳閱單"，作分類登記編號(hào)、保管。
2.本單位外出人員開會(huì)帶回的文件及資料應(yīng)及時(shí)送交收發(fā)員(文書)進(jìn)行登記編號(hào)保管，不得個(gè)人保存，如職工工作需要借閱的可復(fù)印或借用。
第六條 公文的閱批與分轉(zhuǎn)
1.凡正式文件均需由辦公室主任(或副主任)根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽后，由收發(fā)員(文書)分送領(lǐng)導(dǎo)和承辦部門閱辦，重要文件或急作應(yīng)立刻呈送領(lǐng)導(dǎo)(或分管領(lǐng)導(dǎo))閱批后分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事，一般應(yīng)在當(dāng)天閱簽完。
2.一般性質(zhì)的函、電、單據(jù)等，可由辦公室直接分轉(zhuǎn)處理。如涉及幾個(gè)單位會(huì)辦的文件，應(yīng)同各單位聯(lián)系后再分轉(zhuǎn)處理。
3.為加速文件運(yùn)轉(zhuǎn)，收發(fā)員(文書)應(yīng)在當(dāng)天或第二天將文件送到領(lǐng)導(dǎo)和承辦部門，如關(guān)系到兩個(gè)以上部門，應(yīng)按批示次序依次傳閱，最遲不得超過兩天(特殊情況例外)。
第七條 文件的傳閱與催辦。
1.傳閱文件應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定，不得將有密級(jí)的文件帶回家、宿舍和公共場(chǎng)所，也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看。對(duì)尚未傳達(dá)的.文件不得向外泄露內(nèi)容。
2.閱讀文件應(yīng)抓緊時(shí)間，當(dāng)天閱完后應(yīng)在下班前將文件交收發(fā)員(文書)，閱批文件一般不得超過兩天，閱后應(yīng)簽名以示負(fù)責(zé)。如有領(lǐng)導(dǎo)"批示"、"擬辦意見"辦公室應(yīng)責(zé)成有關(guān)部門和人員按文件所提要求和領(lǐng)導(dǎo)批示辦理有關(guān)事宜。
3.閱文時(shí)不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內(nèi)任何文件及附件，如確系工作需要，要辦理借閱手續(xù)，以防止丟失泄密。
4.文件閱完后，應(yīng)交收發(fā)員(文書)，切忌橫傳。
5.辦公室對(duì)文件負(fù)有催辦檢查督促的責(zé)任，承辦部門接到文件、函電應(yīng)立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散，如需備查，應(yīng)按照有關(guān)保密規(guī)定，并征得辦公室同意后，予以復(fù)印或摘抄，原件應(yīng)及時(shí)歸檔周轉(zhuǎn)。
6.按照閱文范圍，離、退休干部，一般由有關(guān)部門定期組織學(xué)習(xí)有關(guān)文件，或由辦公室通知到單位閱文。
(三)發(fā)文的管理
第八條 發(fā)文的規(guī)定
1.單位上報(bào)下發(fā)正式文件的權(quán)力分別集中黨支部和行政辦公室，各群眾團(tuán)體和部門一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。
2.各群眾團(tuán)體、部門需要向上反映匯報(bào)重要情況或向下安排布置重要工作要求發(fā)文應(yīng)分別向黨支部、行政辦公室提出發(fā)文申請(qǐng)，并將文件底稿分別交黨支部、行政辦公室審核。黨支部、行政辦公室同意發(fā)文，方可按黨、政機(jī)構(gòu)設(shè)置與業(yè)務(wù)分工統(tǒng)一歸口以黨×字、政×字發(fā)文。群眾團(tuán)體文件由黨支部批轉(zhuǎn)。
3.對(duì)單位影響較大，涉及多個(gè)以上領(lǐng)導(dǎo)分管范圍的文件，須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)班子研究決定后批準(zhǔn)簽發(fā)。其余文件均由主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽發(fā)。
第九條 發(fā)文的范圍：
1.凡是以黨支部、行政辦公室名義發(fā)出的文件、通告、決定、決議、請(qǐng)示、報(bào)告、編寫的會(huì)議紀(jì)要和會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)，均屬發(fā)文范圍。
2.黨支部、、行政辦公室下發(fā)文件主要用于：
(1)公布單位規(guī)章制度；
(2)轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)文件或根據(jù)上級(jí)文件精神制訂的文件；
(3)公布單位體制機(jī)構(gòu)變動(dòng)或干部任免事項(xiàng)；
(4)公布單位重大生產(chǎn)、技術(shù)、管理、政治工作、生活福利等工作的決定；
(5)發(fā)布有關(guān)獎(jiǎng)懲決定和通報(bào)；
(6)其他有關(guān)重大事項(xiàng)；
3.黨支部、行政辦公室上行文、外發(fā)文主要用于：
(1)對(duì)上級(jí)機(jī)關(guān)呈報(bào)、請(qǐng)示報(bào)告、處理決定；
(2)同兄弟單位聯(lián)系有關(guān)重大生產(chǎn)、技術(shù)、人事勞資、物資供應(yīng)、科研、基建、管理、黨群工作等事宜。
4.日常生產(chǎn)、技術(shù)、管理、黨群工作中，有關(guān)圖紙、技術(shù)文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達(dá)上級(jí)指示等事項(xiàng)，應(yīng)按有關(guān)制度辦理，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由各科室書面或口頭自行通知執(zhí)行，一般不用發(fā)文。
5.各科室如會(huì)議所作的決定，一般都不應(yīng)發(fā)文，不備查考，可以科室名義用《工作簡(jiǎn)訊》發(fā)會(huì)議紀(jì)要。
(四)發(fā)文程序與要求
第十條 發(fā)文程序規(guī)定：
1.各科室需要發(fā)文，應(yīng)事先向黨支部、行政辦公室提出申請(qǐng)；
2.黨支部、行政辦公室同意發(fā)文后，主辦科室應(yīng)以黨的方針、政策和國(guó)家法令，上級(jí)指示或工作實(shí)際需要草擬文件初稿；
3.草擬文稿必須從本單位角度出發(fā)，做到情況確實(shí)、觀點(diǎn)鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡(jiǎn)煉、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)正確、書寫工整。嚴(yán)禁使用鉛筆、圓珠筆、紅墨水和彩筆書寫；
4.文稿擬就后，擬搞人應(yīng)填附發(fā)文稿紙首頁(yè)，詳細(xì)寫明文件標(biāo)題、發(fā)送范圍、印刷份數(shù)、擬稿單位與擬稿人，并簽名、蓋章、標(biāo)定日期和密級(jí)；
5.辦公室應(yīng)根據(jù)黨支部、行政的要求和上級(jí)有關(guān)指示精神，有關(guān)文件規(guī)定，對(duì)文稿進(jìn)行審查和修改。對(duì)涂改不清、文字錯(cuò)漏嚴(yán)重、內(nèi)容不妥、格式不符的文稿應(yīng)退回?cái)M稿單位重新擬稿；
6.經(jīng)辦公室審查修改后的文稿，送分管領(lǐng)導(dǎo)核稿(對(duì)文稿內(nèi)容、質(zhì)量負(fù)責(zé))；
7.對(duì)審核時(shí)修改較多，有礙打印和存檔的文稿，應(yīng)由擬搞部門重新整理寫清楚；
8.需經(jīng)會(huì)簽的文稿，應(yīng)在交付打印前送會(huì)簽部門會(huì)簽；
9.文稿審核會(huì)簽后，按批準(zhǔn)權(quán)限的規(guī)定分別呈送黨政領(lǐng)導(dǎo)審定批準(zhǔn)簽發(fā)；
10.經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽發(fā)后的文稿交辦公室收發(fā)員(文書)統(tǒng)一編號(hào)送打字室打��；
11.文件打印清樣，應(yīng)由擬稿人校對(duì)，校對(duì)人員應(yīng)在發(fā)文稿上簽名；
12.文件打字后，由辦公室派專人按數(shù)印刷，再由收發(fā)員(文書)分發(fā)并檢查落實(shí)情況。
(五)文件的借閱和清退
第十一條 各部門有關(guān)工作人員因工作需要借閱一般文件，需經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人簽寫便條，對(duì)有密級(jí)的文件須分管領(lǐng)導(dǎo)或辦公室主任同意后方可借閱。
第十二條 借閱文件應(yīng)嚴(yán)格履行借閱登記手續(xù)，就地閱看，按時(shí)歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在文件上勾劃等。
第十三條 辦公室收發(fā)員(文書)對(duì)承辦的公文應(yīng)抓緊催辦，應(yīng)定期對(duì)事情已經(jīng)辦妥的本單位文件和上級(jí)要求限期清退的文件，進(jìn)行收繳清退工作。(一般為月底一小清，季末一中清、年終一總清)。如發(fā)現(xiàn)文件丟失，必須及時(shí)查明原因和責(zé)任者，并如實(shí)向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。
(六)文件的立卷與歸檔
第十五條 文件的歸檔范圍：
1.凡下列文件統(tǒng)一分別由辦公室收發(fā)員(文書)負(fù)責(zé)歸檔：
(1)上級(jí)機(jī)關(guān)來文，包括上級(jí)對(duì)單位報(bào)告、申請(qǐng)的批復(fù)；
(2)黨支部、行政辦公室發(fā)出的報(bào)告、指示、決定、決議、通報(bào)、紀(jì)要、重要通知、、領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言和生產(chǎn)工作的各類計(jì)劃統(tǒng)計(jì)、季度、年度報(bào)表等；
(3)黨支部會(huì)、主任辦公會(huì)議、中層干部會(huì)議、職工委員會(huì)以及各種例會(huì)記錄；
(4)支部黨代會(huì)、職代工、工會(huì)會(huì)員代表大會(huì)、團(tuán)代會(huì)等組織召開的代表大會(huì)所形成的報(bào)告、總結(jié)、決議、發(fā)言、簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄等；
(5)有保存價(jià)值的人民來信來訪記錄及處理結(jié)果；
(6)參加上級(jí)召開的各種會(huì)議帶回的文件、資料及本單位在會(huì)上匯報(bào)表言材料等；
(7)上級(jí)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同志來單位檢查視察工作的報(bào)告、指示記錄，以及本單位向上級(jí)進(jìn)行匯報(bào)的提綱和材料；
(8)反映本單位生產(chǎn)活動(dòng)、先進(jìn)人物事跡及領(lǐng)導(dǎo)工作等的音、像攝制品；
(9)單位日志和大事記；
(10)單位向上級(jí)請(qǐng)示批復(fù)的文件及上報(bào)的有關(guān)材料。
2.業(yè)務(wù)科室，各群眾團(tuán)體日常工作中形成的活動(dòng)資料，由各業(yè)務(wù)科室、群眾團(tuán)體負(fù)責(zé)立卷歸檔。
第十六條 立卷要求
1.文件立卷應(yīng)按照內(nèi)容、名稱、時(shí)間順序，分門別類地進(jìn)行整理歸檔。
2.立卷時(shí)，要求把文件的批復(fù)、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。
3.要堅(jiān)持平時(shí)立卷與年終立卷歸檔相結(jié)合的原則。重要工作、重要會(huì)議形成的文件材料，要及時(shí)立卷歸檔。
4.上年度形成的文件材料，要求在下年度7月份以前整理完。
(七)文件的銷毀
第十七條 對(duì)于多余、重復(fù)、過時(shí)和無保存價(jià)值的文件，辦公室應(yīng)定期清理造冊(cè)，并按上級(jí)有關(guān)規(guī)定，辦理申請(qǐng)銷毀手續(xù)。
第十八條 經(jīng)審核同意銷毀的文件，應(yīng)在辦公室收發(fā)員(文書)和正副主任以及分管領(lǐng)導(dǎo)的共同監(jiān)督下銷毀。
公司文件管理制度14
一、目的
加強(qiáng)文件檔案管理，規(guī)范公司文件檔案的收集、歸檔程序和方法，確保公司檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。提供符合公司需求和保證管理體系有效運(yùn)行的證據(jù)。
二、適用范圍
適用于公司及各部門檔案的收集、整理、分類、利用及歸檔。
三、術(shù)語和定義
1、檔案：指公司過去和現(xiàn)在各級(jí)部門及員工從事業(yè)務(wù)、經(jīng)營(yíng)、企業(yè)管理、宣傳等活
動(dòng)中所直接形成的對(duì)企業(yè)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、賬冊(cè)、憑證、報(bào)表、電腦
盤片、聲像、膠卷、榮譽(yù)實(shí)物、證件等不同形式的歷史記錄。
2、檔案管理：就是指檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、提供利用等活動(dòng)。
四、職責(zé)
1、行政人事部：
1）負(fù)責(zé)公司檔案的`集中管理和制度執(zhí)行及檢查工作，并負(fù)責(zé)督促指導(dǎo)部門檔案管理；
2）建立健全公司檔案管理制度，指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查執(zhí)行情況；
3）收集、整理、分類、鑒定、統(tǒng)計(jì)、保管公司的檔案和其他資料；
4）負(fù)責(zé)公司檔案的利用和銷毀管理，監(jiān)控檔案利用和銷毀的全過程，確保公司檔案的安全；
5）提高檔案信息的利用效率，促進(jìn)信息傳遞和溝通；
6）負(fù)責(zé)組織學(xué)習(xí)和培訓(xùn)檔案管理辦法、使用知識(shí)。
2、其他各部門相關(guān)人員：
1）負(fù)責(zé)在工作變動(dòng)時(shí)，做好或協(xié)助移交工作，并及時(shí)通知行政人事部；
2）向行政人事部移交合同或文件資料原件或復(fù)印件；
3）負(fù)責(zé)本部門文件資料或合同復(fù)印件的日常收集、標(biāo)識(shí)、貯存、保管、利用、歸檔；
4）財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)按規(guī)定獨(dú)立建檔保管財(cái)務(wù)檔案資料；
3、各部門檔案主管人員
公司文件管理制度15
（一）總則
第一條爲(wèi)減少發(fā)文數(shù)量，提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量，充分發(fā)揮文件在各項(xiàng)工作中的指導(dǎo)作用，根據(jù)中央關(guān)於文書處理的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合我廠的實(shí)際情況，特制訂本制度。
第二條文件管理內(nèi)容主要包括：上級(jí)函、電、來文，同級(jí)函、電、來文，本廠上報(bào)下發(fā)的各種文件、資料。
第三條按照黨政分工的原則，全廠各類文件分別由黨委辦公室和廠部辦（以下簡(jiǎn)稱兩辦）歸口管理。
（二）收文的管理
第四條公文的簽收
1、凡來廠公啓文件（除廠領(lǐng)導(dǎo)訂啓的外）均由廠收發(fā)員登記簽收（由上級(jí)或郵電局機(jī)要通訊員直送機(jī)要室的機(jī)要文件除外）後分別交兩辦機(jī)要秘書拆封。在簽收和拆封時(shí)，收發(fā)員和機(jī)要秘書均需注意檢查封口和郵戳。對(duì)開口和郵票撕毀函件應(yīng)查明原因，對(duì)密件開口和國(guó)外信函郵票被撕應(yīng)拒絕簽收。
2、對(duì)上級(jí)機(jī)要部門發(fā)來的文件，要進(jìn)行信封、文件、文號(hào)、機(jī)要編號(hào)的四對(duì)口核定，如果其中一項(xiàng)不對(duì)口，應(yīng)立即報(bào)告上級(jí)機(jī)要部門，并登記差錯(cuò)文件的文號(hào)。
第五條公文的編號(hào)保管
1、兩辦機(jī)要秘書對(duì)上級(jí)來文拆封後應(yīng)及時(shí)附上文件處理傳閱單，并分類登記編號(hào)、保管。須由工廠承辦或歸檔的廠領(lǐng)導(dǎo)親啓文件，廠領(lǐng)導(dǎo)啓封後，也應(yīng)分別交兩辦辦理正常手續(xù)。
2、本廠外出人員開會(huì)帶回的文件及資料應(yīng)及時(shí)分別送交兩辦機(jī)要秘書進(jìn)行登記編號(hào)保管，不得個(gè)人保存。
第六條公文的閱批與分轉(zhuǎn)
1、凡正式文件均需分別由兩辦主任（或副主任）根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽後，由機(jī)要秘書分送承辦部門閱辦，重要文件應(yīng)呈送廠領(lǐng)導(dǎo)（或分管領(lǐng)導(dǎo)）親自閱批後分送承辦部門閱辦避免文件積壓誤事，一般應(yīng)在當(dāng)天閱簽完，緊急文件要即閱即辦。
2、一般函、電、單據(jù)等，分別由兩辦機(jī)要秘書直接分轉(zhuǎn)處理。如涉及幾個(gè)單位會(huì)辦的文件，應(yīng)同主辦單位聯(lián)系後再分轉(zhuǎn)處理。
3、爲(wèi)加速文件運(yùn)轉(zhuǎn)，機(jī)要秘書應(yīng)在當(dāng)天或第二天將文件送到廠領(lǐng)導(dǎo)和承辦部門，如關(guān)系到兩個(gè)以上業(yè)務(wù)部門，應(yīng)按批示次序依次傳閱，最遲不得超過兩天（特殊情況例外）。
第七條文件的傳閱與催辦。
1、傳閱文件應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定，不得將有密級(jí)的文件帶回家、宿舍和公共場(chǎng)所，也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看。對(duì)尚未傳達(dá)的文件不得向外泄露內(nèi)容。
2、閱讀文件應(yīng)抓緊時(shí)間，當(dāng)天閱完後應(yīng)在下班前將文件交機(jī)要室，閱批文件一般不得超過兩天，閱後應(yīng)簽名以示負(fù)責(zé)。如有領(lǐng)導(dǎo)批示、擬辦意見兩辦應(yīng)責(zé)成有關(guān)部門和人員按文件所提要求和領(lǐng)導(dǎo)批示辦理有關(guān)事宜。
3、閱文時(shí)不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內(nèi)任何文件及附件，如確系工作需要，要辦理借閱手續(xù)，以防止丟失泄密。
4、文件閱完後，應(yīng)送交兩辦機(jī)要秘書，切忌橫傳。
5、兩辦機(jī)要秘書對(duì)文件負(fù)有催辦檢查督促的責(zé)任，承辦部門接到文件、函電應(yīng)立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散，如需備查，應(yīng)按照有關(guān)保密規(guī)定，并征得兩辦同意後，予以復(fù)印或摘抄，原件應(yīng)及時(shí)歸檔周轉(zhuǎn)。
6、按照閱文范圍，離、退休干部，一般由有關(guān)部門定期組織學(xué)習(xí)有關(guān)文件，或由兩辦機(jī)要室通知到機(jī)要室閱文。
（三）發(fā)文的管理
第八條發(fā)文的規(guī)定
1、全廠上報(bào)下發(fā)正式文件的權(quán)力分別集中黨委和廠部，各群衆(zhòng)團(tuán)體和部門一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。
2、各群衆(zhòng)團(tuán)體、部門需要向上反映匯報(bào)重要情況或向下安排布置重要工作要求發(fā)文應(yīng)分別向黨委、廠部提出發(fā)文申請(qǐng)，并將文件底稿分別交兩辦審核。黨委、廠部同意發(fā)文，則兩辦分別按黨、政機(jī)構(gòu)設(shè)置與業(yè)務(wù)分工統(tǒng)一歸口以黨×字、廠×字發(fā)文。群衆(zhòng)團(tuán)體文件由黨委批轉(zhuǎn)。
3、對(duì)全廠影響較大，涉及兩個(gè)以上廠領(lǐng)導(dǎo)分管范圍的文件，須由黨委書記或廠長(zhǎng)批準(zhǔn)簽發(fā)。其馀文件均由分管廠領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽發(fā)。
第九條發(fā)文的范圍：
1、凡是以黨委、廠部名義發(fā)出的文件、通告、決定、決議、請(qǐng)示、報(bào)告、編寫的會(huì)議紀(jì)要和會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)，均屬發(fā)文范圍。
2、黨委、廠部下發(fā)文件主要用於：
�。�1）公布全廠規(guī)章制度；
�。�2）轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)文件或根據(jù)上級(jí)文件精神制訂的工廠文件；
�。�3）公布工廠體制機(jī)構(gòu)變動(dòng)或干部任免事項(xiàng)；
�。�4）公布全廠性的重大生産、技術(shù)、經(jīng)營(yíng)管理、政治工作、生活福利等工作的決定；
�。�5）發(fā)布有關(guān)獎(jiǎng)懲決定和通報(bào)；
（6）其他有關(guān)全廠的重大事項(xiàng)；
3、黨委、廠部上行文、外發(fā)文主要用於：
�。�1）對(duì)上級(jí)機(jī)關(guān)呈報(bào)工作計(jì)劃、請(qǐng)示報(bào)告、處理決定；
�。�2）同兄弟單位聯(lián)系有關(guān)工廠重大生産、技術(shù)、人事勞資、物資供應(yīng)、科研、基建、經(jīng)營(yíng)管理、黨群工作等事宜。
4、在工廠日常生産、技術(shù)、經(jīng)營(yíng)管理、黨群工作中，有關(guān)圖紙、技術(shù)文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達(dá)上級(jí)指示等事項(xiàng)，應(yīng)按有關(guān)制度辦理，經(jīng)分管廠領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)後，由主管業(yè)務(wù)科室書面或口頭通知執(zhí)行，一般不用廠部文件發(fā)布。
5、凡各業(yè)務(wù)科室如開專題會(huì)議所作的決定，一般都不應(yīng)發(fā)文，不備查考，可以科室名義用《工作簡(jiǎn)訊》發(fā)會(huì)議紀(jì)要。
6、各業(yè)務(wù)科室與外單位發(fā)生的'一般業(yè)務(wù)聯(lián)系，可用各科室的名義對(duì)外發(fā)函（應(yīng)各自編號(hào)備查）不用廠部名義發(fā)文。
（四）發(fā)文程式與要求
第十條發(fā)文程式規(guī)定：
1、各單位元需要發(fā)文，應(yīng)事先分別向黨委、廠部提出申請(qǐng)；
2、黨委、廠部同意發(fā)文時(shí)，主辦單位應(yīng)以黨的方針、政策和國(guó)家法令，上級(jí)指示或工作實(shí)際需要草擬文件初稿；
3、草擬文稿必須從全廠角度出發(fā)，做到情況確實(shí)、觀點(diǎn)鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡(jiǎn)煉、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)正確、書寫工整。嚴(yán)禁使用鉛筆、圓珠筆、紅墨水和彩筆書寫；
4、文稿擬就後，擬搞人應(yīng)填附發(fā)文稿紙首頁(yè)，詳細(xì)寫明文件標(biāo)題、發(fā)送范圍、印刷份數(shù)、擬稿單位與擬稿人，并簽名、蓋章、標(biāo)定日期和密級(jí)；
5、兩辦應(yīng)根據(jù)黨委、廠部的要求和上級(jí)有關(guān)指示精神，有關(guān)文件規(guī)定，對(duì)文稿進(jìn)行審查和修改。對(duì)涂改不清、文字錯(cuò)漏嚴(yán)重、內(nèi)容不妥、格式不符的文稿應(yīng)退回?cái)M稿單位重新擬稿；
6、經(jīng)兩辦審查修改後的文稿，送部門主管領(lǐng)導(dǎo)核稿（對(duì)文稿內(nèi)容、質(zhì)量負(fù)責(zé)）；
7、對(duì)審核時(shí)修改較多，有礙列印和存檔的文稿，應(yīng)由擬搞部門重新謄寫清楚；
8、需經(jīng)會(huì)簽的文稿，應(yīng)在交付列印前送會(huì)簽部門會(huì)簽；
9、文稿審核會(huì)簽後，按批準(zhǔn)許可權(quán)的規(guī)定分別呈送黨委、廠部領(lǐng)導(dǎo)審定批準(zhǔn)簽發(fā)；
10、經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽發(fā)後的文稿交兩辦機(jī)要秘書統(tǒng)一編號(hào)送打字室列��；
11、文件列印清樣，應(yīng)由擬稿人校對(duì)，校對(duì)人員應(yīng)在發(fā)文稿上簽名；
12、文件打字後，由兩辦派專人按數(shù)印刷，再由兩辦機(jī)要秘書分發(fā)并檢查落實(shí)情況，對(duì)印刷質(zhì)量不好的文件，機(jī)要秘書應(yīng)拒絕蓋印分發(fā)。
（五）文件的借閱和清退
第十一條各部門有關(guān)工作人員因工作需要借閱一般文件，需經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人簽寫便條，對(duì)有密級(jí)的文件須兩辦主任同意後方可借閱。
第十二條借閱文件應(yīng)嚴(yán)格履行借閱登記手續(xù)，就地閱看，按時(shí)歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在文件上勾劃等。
第十三條兩辦機(jī)要秘書對(duì)承辦的公文應(yīng)抓緊催辦，應(yīng)定期對(duì)事情已經(jīng)辦妥的本廠文件和上級(jí)要求限期清退的文件，進(jìn)行收繳清退工作。（一般爲(wèi)月底一小清，季末一中清、年終一總清）。如發(fā)現(xiàn)文件丟失，必須及時(shí)查明原因和責(zé)任者，并如實(shí)向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。
第十四條各部門應(yīng)指定一位責(zé)任心強(qiáng)的同志負(fù)責(zé)文件收交、保管、保密、催辦檢查工作。
（六）文件的。立卷與歸檔
第十五條文件的歸檔范圍：
1、凡下列文件統(tǒng)一分別由兩辦負(fù)責(zé)歸檔：
�。�1）上級(jí)機(jī)關(guān)來文，包括上級(jí)對(duì)工廠報(bào)告、申請(qǐng)的批復(fù)；
�。�2）黨委、廠部發(fā)出的報(bào)告、指示、決定、決議、通報(bào)、紀(jì)要、重要通知、工作總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言和生産經(jīng)營(yíng)工作的各類計(jì)劃統(tǒng)計(jì)、季度、年度報(bào)表等；
（3）廠黨委會(huì)、廠長(zhǎng)辦公室、廠務(wù)會(huì)、工廠管理委員會(huì)、中層干部會(huì)以及各種專業(yè)例會(huì)記錄；
（4）廠黨代會(huì)、職代工、工會(huì)會(huì)員代表大會(huì)、團(tuán)代會(huì)等廠一級(jí)的黨群組織召開的代表大會(huì)所形成的報(bào)告、總結(jié)、決議、發(fā)言、簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄等；
（5）有保存價(jià)值的人民來信來訪記錄及處理結(jié)果；
（6）叁加上級(jí)召開的各種會(huì)議帶回的文件、資料及本廠在會(huì)上匯報(bào)表言材料等；
�。�7）上級(jí)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同志來廠檢查視察工作的報(bào)告、指示記錄，以及本廠向上級(jí)進(jìn)行匯報(bào)的提綱和材料；
�。�8）反映本廠生産、經(jīng)營(yíng)活動(dòng)、先進(jìn)人物事跡及廠領(lǐng)導(dǎo)工作等的音、像攝制品；
（9）工廠日志和大事記；
�。�10）工廠向上級(jí)請(qǐng)示批復(fù)的文件及上報(bào)的有關(guān)材料。
2、業(yè)務(wù)科室，各群衆(zhòng)團(tuán)體日常工作中形成的活動(dòng)資料，由各業(yè)務(wù)科室、群衆(zhòng)團(tuán)體負(fù)責(zé)立卷歸檔。
第十六條立卷要求
1、文件立卷應(yīng)按照內(nèi)容、名稱、作者、時(shí)間順序，分門別類地進(jìn)行整理歸檔。
2、立卷時(shí)，要求把文件的批復(fù)、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。
3、要堅(jiān)持平時(shí)立卷與年終立卷歸檔相結(jié)合的原則。重要工作、重要會(huì)議形成的文件材料，要及時(shí)立卷歸檔。
4、上年度形成的文件材料，要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向檔案館（室）移交，清單一式兩份。（接交單位各留存一份備查）。
（七）文件的銷毀
第十七條對(duì)於多馀、重復(fù)、過時(shí)和無保存價(jià)值的文件，兩辦機(jī)要室應(yīng)定期清理造冊(cè)，并按上級(jí)有關(guān)規(guī)定，辦理申請(qǐng)銷毀手續(xù)。
第十八條經(jīng)審核同意銷毀的文件，應(yīng)派專車分別由兩辦機(jī)要秘書和正副主任護(hù)送到上級(jí)機(jī)關(guān)指定的紙廠監(jiān)視銷毀。
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